2.3 Назначение и особенности функционирования систем управления документами

В современных системах автоматизации документооборота широко применяются интенсивно развивающиеся технологии, представленные системами обработки изображений документов, системами оптического распознавания символов, системами автоматизации управления документооборотом, системами автоматизации деловых процессов, программным обеспечением для рабочих групп.

Системы обработки изображений документов предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов. Их целесообразно применять в организациях с большим объемом документооборота. Системы обработки изображений позволяют сканировать документы для записи на сервер, классифицируют их по различным критериям, передают изображение на рабочую станцию для просмотра, модификации или печати. Подобные системы предусматривают также определение маршрута передачи изображений по сети, их рассылку по факсу или электронной почте, поиск изображений по отдельным элементам. Для экономии памяти на запоминающем устройстве большинство систем сжимают изображения и создают специальный индекс изображений, где содержатся соответствующие значения атрибутов документов (наименование, автор, тема и т.п.).

Техническое обеспечение систем включает высокоскоростные сканеры, документные контроллеры (выполняют быструю и высокоэффективную компрессию/декомпрессию документов и обеспечивают скоростную работу со сканерами и принтерами), библиотеки-автоматы на базе оптических накопителей с автоматической подачей дисков. Компьютерные образы документов находятся на сервере изображений и просматриваются на рабочих станциях-клиентах.

Многие системы обработки изображений включают программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR).

Системы OCR переводят бумажные документы в электронную форму в виде текстового файла и позволяют получать электронную копию документа с печатного листа, или копию документа, пришедшего по факсу. Сканирующее устройство считывает изображение документа и в результате распознавания текста изображение документа отображается в файл, отформатированный как текстовый. Это позволяет автоматически преобразовать бумажный документ в электронную форму, исключая ручной ввод. Существуют экспериментальные системы, обрабатывающие подобным образом и рукописные материалы.

Выделяют два класса систем OCR - обучаемые и интеллектуальные. Принцип действия систем первого класса основан на поточечном сравнении оцифрованного символа с образцом из справочника. При совпадении образца и символа последний считается распознанным и добавляется в результирующий файл. При таком способе распознавания размеры образца и шрифта документа должны совпадать, т. е. в системе необходимо иметь маски для каждого размера каждого типа шрифта, поэтому подобная система более эффективна в случае однотипного и качественного текста. Во втором случае «маска» символа заменяется на его «образ», который может быть использован для любых размеров шрифтов.

В настоящее время наиболее известны достаточно качественные программные продукты по распознаванию текста, в том числе две системы отечественных фирм, ориентированные, прежде всего на распознавание русскоязычных текстов (FineReader, CuneiForm, ABBY Systems).

Системы автоматизации управления документооборотом (системы класса «DocFlow») ориентированы на использование форм электронных документов и предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разнообразных форматов. Они фактически выполняют роль СУБД для неструктурированной информации. Как говорилось выше, при разработке форм электронных документов планируются маршруты их прохождения через специалистов определенных отделов, таким образом, обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляются согласно прописанному для него маршруту. Системы автоматизации управления документооборотом осуществляют: индексирование документов, полнотекстовый поиск по ключевым словам, организацию доступа к документу независимо от места его хранения, поиск и управление документами с помощью ключевых компонентов (по оглавлению или названию раздела), многоуровневую защиту данных (разрешают доступ к документам только определенным пользователям или устанавливают виды доступа, например, «только для чтения»), рассылку документов и др.

Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки. Развитие сети Интернет позволяет размещать документы на Web-узле, поддерживать обмен документами как между сотрудниками фирмы по корпоративной сети, так и с клиентами и партнерами фирмы по Интернет. Такие системы базируются на архитектуре клиент-сервер.

Программное обеспечение для рабочих групп (group-ware) предназначено для организаций, сотрудникам которых требуется постоянный обмен документами. В группу систем «group-ware» входят многие почтовые системы, такие как MS Exchange или Group Wise. Главное их назначение в обеспечении коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы класса «group-ware» позволяют автоматизировать деятельность, которая не вписывается в стандартные схемы реляционных баз данных, например, взаимодействие большого числа людей, выполняющих различные работы в физически удаленных друг от друга местах. Часто эти системы построены на базе Lotus Notes в среде «клиент-сервер».

Такие приложения позволяют обрабатывать как структурированную, так и неструктурированную информацию. ПО для рабочих групп обеспечивает электронную почту, поддержку видеоконференций или совещаний, управление изображениями документов, совместное использование документов, маршрутизацию документов, календарное планирование.

Системы автоматизации деловых процессов - это класс систем документооборота «work-flow», предназначенный для жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации.

Современная организация представляет собой сложный комплекс, объединяющий материальные, информационные, человеческие и другие ресурсы, которыми необходимо управлять в реальном времени, выбирая оптимальную тактику и стратегию развития. В крупных и средних организациях существует проблема координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины. Руководство таких предприятий испытывает трудности со своевременным получением достоверных данных о ходе трудового процесса, на основе которых должны вырабатываться соответствующие управленческие решения и осуществляться планирование. Эффективность большинства деловых процессов заметно снижается и возникает необходимость внедрения средств автоматизации, которые позволили бы разрешить все вышеперечисленные проблемы. Для этих целей используется специальное программное обеспечение - системы автоматизации управления деловыми процессами (САДП) или так называемые «work-flow»-системы.

«Work-flow»-технология включает в себя автоматизацию деловых процессов выполняемых на предприятии работ. Это и описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут делового процесса): кто, что, чем и когда должен сделать в рамках конкретного процесса, и реальное управление выполнением заданий: уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроль, мониторинг, и т. п. Документальные потоки на предприятии привязываются к существующим бизнес-процессам и регламенту их взаимодействия. При жесткой маршрутизации документа заранее прописывается его движение по всем рабочим местам, определяются права пользователей на документ в каждой точке маршрута. При свободной маршрутизации исполнитель может самостоятельно определить дальнейший путь движения документа, обычно на один уровень. Это позволяет поднять на качественно новый уровень производительность труда сотрудников предприятия. Поэтому «work-flow»-системы рассматриваются, как совокупность средств описания правил выполнения заданий, и средств осуществления оперативного управления пользователями и работами при выполнении этих заданий.

Программное обеспечение типа «work-flow» ориентировано на деловой процесс, и для него лучше всего подходят архитектура «клиент-сервер» и высокопроизводительные серверы. Примерами областей, в которых применяются данные системы, могут быть банки, государственные службы, службы кредитных карточек покупателей или страховые компании. В настоящее время получают большое распространение интегрированные системы управления документооборотом, объединяющие выполнение всех функций и работающие с удаленными пользователями через средства Интернета.

Основные свойства, которыми должны обладать создаваемые в настоящее время электронные системы управления документооборотом формулируются в соответствии с основными требованиями корпоративных экономических информационных систем (КИС) и заключаются в следующем [23].

Масштабируемость. Способность системы электронного документооборота поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей и способность системы наращивать свою мощность определяется только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах.

Модульность. Система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой. Это актуально если заказчику не требуется внедрение всех компонентов системы документооборота сразу, или количество решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота.

Открытость. Система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами. Она не должна существовать в отрыве от других систем, в случае если необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, например с бухгалтерской программой.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию добиться интеграции профессиональной и информационной деятельности специалистов; интеграции всех информационных потоков и создания единого информационного ресурса, используемого для принятия управленческих решений; коллективного использования информационного ресурса, ведущего к упрощению процесса обмена информацией; оптимизации работ сотрудников и сокращения затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.

Основной частью информационного обеспечения ЭСУД должна быть база данных электронных документов, которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий, в том числе и бумажные оригиналы, и электронные копии оригиналов бумажных документов).