2 Информационные технологии документационного обеспечения экономической и управленческой деятельности

Документация на сегодняшний день является важным носителем информации для выработки на ее основе управленческих решений, а также служит фактическим подтверждением распоряжений и указаний руководителей различных уровней управления. Документирование информации является обязательным условием для включения информации в информационные ресурсы и осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти. Документ, после его подписания должностным лицом в соответствующем порядке, приобретает юридическую силу. Задокументированная информация, полученная на законных основаниях, может быть использована для создания производной информации, при условии ссылки на первоначальный источник.

На большинстве предприятий, ведущих активную работу с различными документами, неизбежно возникает проблема ввода, обработки, систематизации и безопасного хранения больших объемов информации. Для облегчения поиска информации, предоставления возможности коллективной работы с документами, их согласования и обеспечения конфиденциальности необходимо средство автоматизации, позволяющее организовать высокую эффективность работы с документами. Эту задачу решают с использованием специального программного обеспечения - систем управления электронным документооборотом. Они автоматизируют работу с документами практически на всех этапах (от создания до удаления из архива).