5.5. Системы автоматизации документооборота.

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия решения приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Так, по сведениями компании Delphi, 15% бумажных документов теряются безвозвратно, для их поиска сотрудники тратят 30% своего рабочего времени. При переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности сотрудников увеличивается на 25-50%, сокращается время обработки одного документа более чем на 75%, на 80% уменьшаются расходы на оплату площади для хранения документов.

Разработчики программного обеспечения под электронными документами понимают бизнес - формы, полученные по факсу или посредством электронной почты: отчет, созданный с использованием текстового редактора или посредством электронной почты; сообщение электронной почты, звуковой файл или видеоклип и т.д.

Технологии, применяемые в современных системах автоматизации документооборота:

- средства подготовки электронных документов,

- технологии обработки изображений документов,

- системы оптического распознавания символов,

- полнотекстовые базы данных,

- системы автоматизации деловых процедур.

Ведущую роль в организации документооборота играют средства подготовки электронных документов. Главной целью этих средств является создание документов, которые можно просматривать, аннотировать и распространять с помощью компакт – дисков, сетей или служб оперативного доступа к информации. В зависимости от используемой ими технологии эти продукты можно разделить на четыре категории.

1. Средства подготовки документов на базе гипертекстового языка Hyper Text Markup Language (HTML). Именно эта технология лежит в основе системы доступа к информации World Wide Web. Благодаря ему можно форматировать документы и осуществлять связь текста и изображений с документом, находящимся на другом сервере WWW. HTML позволяет создавать документы путем вставки управляющих кодов в текст для обозначений заголовков, названий, графических изображений и гипертекстовых связей, а также для форматирования текста.

2. Программные продукты на базе промышленного стандарта Standard Generalized Markup Language (SGML). Он представляет собой набор правил для описания структуры любого электронного документа. Система подготовки документов в стандарте SGML включает в себя модули для создания, редактирования и распространения документов. Документ в стандарте SGML состоит из 3 частей: описания, определения типа и содержания. Описание – это заголовок файла, содержащий информацию о системе, в которой будет использоваться документ. Определение типа задает структуру документа. Третья часть документа – его текстовое содержание.

3. Программные продукты, которые преобразуют документы из любого приложения в переносимый формат. К данной группе относятся системы создания электронных документов как Acrobat компании Adobe и Common Cround фирмы No Hands Software. Эти пакеты предназначены для пользователей, совместно применяющих документы, созданные различными приложениями. Все они выполняют сходные функции: создание документа посредством какого – нибудь приложения и просмотр документа его автором с помощью программы просмотра, которая позволяет выводить документы на печать и копировать текст и графику в буфер, предоставляя, возможность другому пользователю импортировать документ в свое приложение.

4. Системы, позволяющие собрать из различных файлов информацию, записанную в свободной форме, и объединить ее в единую структуру, предоставляя в то же время возможность организовать связи между соответствующими материалами и легко просматривать документы. Они предназначены для просмотра многочисленных и / или больших документов в поисках нужной информации, позволяя быстро переходить от одной части документа к другой и от документа к документу.

Это достигается за счет гиперсвязей, т.е. структуры, объединяющей информацию, записанную в свободной форме в различных файлах. Можно создавать, поддерживать и обновлять любое количество гиперсвязей, объединяющих определения, графику и текст в любых распространенных форматах. В отличие от описанных выше средств создания электронных документов, эти системы не только позволяют просматривать документы, но и обладают развитыми средствами поиска информации по ключевым словам и отношениям, по полному и неполному совпадению и предоставляют возможность упорядочивать, отображать и создавать двунаправленные связи.

Основное преимущество гипертекстовых систем перед средствами создания переносимых документов состоит в том, что с их помощью легче строить составные документы из информации, записанной в различных файлах.

Популярными гипертекстовыми системами являются Smar Text компании Lotus и Hyper Writer for Windows компании Ntergait.

Технология электронных документов широко применяется в бизнесе, особенно в страховых компаниях, а также в издательском и рекламном деле. Она привела к значительному сокращению расходов на инвентаризацию форм и почтовые услуги, существенному увеличению скорости обслуживания клиентов и снижению стоимости услуг. Электронные документы являются наиболее удобным и надежным средством обмена информацией (документооборота).

Среди интегрированных ППП документооборота можно отметить:

- программный продукт Group Wise компании Novell предназначен для информационного обмена предприятия. Он объединяет электронную почту, персональные календари, групповое планирование, межсетевую передачу сообщений и факсов и тесно интегрирован с сетевой средой NetWare. Group Wise предоставляет пользователю универсальный почтовый ящик для всех входящих сообщений независимо от их формы (текстовые, речевые, факсимильные, электронные и т.п.);

- продукт Soft Solution компании Soft Integro представляет собой систему управления документами. Главное достоинство системы – быстрый поиск документов в сетях масштаба предприятия. При размещении в этой системе документа ему присваивается уникальный номер, и пользователь заполняет специальную карточку, содержащую наименование, сведения об авторе, типе документа, приложении, в котором он был создан, круге лиц, которым доступен документ, и комментарий. В дальнейшем документ может быть быстро найден как по этой карточке, так и по рабочему списку, содержанию или номеру;

- программно – аппаратный комплекс обработки электронных образов бумажных документов компании Paper Wise основан на автоматическом сканировании всех входящих в организацию документов и накопленного фонда данных, после чего на рабочие места поступают не сами документы, а их электронные копии (образы). Любой служащий со своего рабочего места может сделать запрос и выбрать из папки по списку один или несколько документов, которые в тот же час будут доставлены на его рабочую станцию. Теперь их можно читать, печатать отправлять по электронной почте или факсу.

Перспективным направлением развития электронных систем управления документами является объединение офисных систем с Internet на базе Web – технологий. Эти системы позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. В качестве клиентской части таких систем используется стандартный Web – броузер, такой как Netscape Navigator или Microsoft Internet Explorer. Системы управления документами на базе Web не требуют расходов на клиентское программное обеспечение, позволяя сэкономить значительные средства.

РЕЗЮМЕ.

• Прикладное программное обеспечение информационных технологий предназначено для разработки и выполнения задач пользователя. В состав прикладного обеспечения ИТ входят: пакеты прикладных программ и рабочие программы пользователя и ИС в целом. Различают следующие виды ППП: общего назначения (универсальные), методо – ориентированные, проблемно – ориентированные, глобальных сетей, организации администрирования вычислительного процесса.

• Для обработки текстовой информации широко используются текстовые редакторы (процессоры). Это программные продукты, обеспечивающие пользователя персонального компьютера средствами создания, обработки, хранения документов различной природы и сложности. В зависимости от типа обрабатываемого объекта различают: редакторы текстов, редакторы документов, издательские системы, редакторы научных текстов. В настоящее время наиболее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word.

• Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно – аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме, используют электронные таблицы. Средства для проектирования электронных таблиц называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Лидирующее место в современных условиях занял пакет Excel.

• Комплексное использование взаимодействующих через общий интерфейс пользователя программных продуктов привело к созданию интегрированных пакетов для офисов.

• Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации. Технологии, применяемые в современных системах автоматизации документооборота: средства подготовки электронных документов, технологии обработки изображений документов, системы оптического распознавания символов, полнотекстовые базы данных, системы автоматизации деловых процедур.

• К средствам подготовки электронных документов относятся: средства подготовки документов на базе гипертекстного языка HTML; программные продукты на базе промышленного стандарта SGML; программные продукты, которые преобразуют документы из любого приложения в переносимый формат; системы, позволяющие объединить разноформатную информацию в единую структуру.

Вопросы для самоконтроля и задания.

1. Понятие прикладного программного обеспечения ИТ. Укажите назначение прикладного программного обеспечения.

2. Дайте классификацию пакетов прикладных программ.

3. Какие ППП относятся к классу универсальных?

4. Каковы возможности текстовых процессоров?

5. В чем состоят особенности и каковы функциональные возможности табличных процессоров?

6. Перечислите основные действия с файлами документов и рабочих книг.

7. Укажите режимы просмотра и редактирования документов Word.

8. Какие возможности предоставляет Excel при работе с диаграммами?

9. Перечислите функциональные возможности Excel для анализа экономической информации.

10. Что представляют собой интегрированные пакеты для офисов?

11. Для чего применяются языки HTML и SGML?

12. Назовите технологии автоматизации документооборота.

13. Что такое безбумажная технология и каковы перспективы ее развития?

14. Составить на одном листе две таблицы так, чтобы значения ячеек одной таблицы использовались в качестве исходных данных для вычисления ячеек другой таблицы.

15. Выполнить копирование ячеек со значениями, вычисленными по формулам.

16. Выполнить вставку диапазона пустых ячеек в таблицу: а) с замещением, б) со сдвигом вниз.

17. Выполнить фильтрацию списка, содержащего в определенном поле: а) заданную фамилию, б) заданное число, в) числа, превышающие заданную величину.

18. Задать графические отображения связей влияющих и зависимых ячеек таблицы.

Тесты для самоконтроля знаний.

1. К какому виду ППП относятся пакеты «1С – бухгалтерия» и «Алтын»

a) проблемно – ориентированные

b)методо – ориентированные

1. универсальные

2. глобальных сетей

3. никакому, это просто бухгалтерские программы

2. Какой из пакетов имеет общий интерфейс?

a) текстовые процессоры

2. табличные процессоры

c) интегрированные пакеты

d) экспертные системы

e) CASE – технологии

3. Какая операция в Word относится к операции форматирования?

1. удаление

b) выравнивание текста

c) перемещение

d) копирование

e) все перечисленные выше операции

4. Назовите элемент форматирования, который завершается нажатием клавиши ENTER

   1. страница

   2. раздел

c) абзац

d) символ

e) его нет в перечне

5. Год появления пакета Lotus 1-2-3

   1. 1975

b) 1982

c) 1985

d) 1992

e) 1997

6. В какой программе Microsoft Office имеется автоматическое ведение журнала?

   1. Office Art

   2. Office Assistent

   3. Office Binder

   4. Schedule +

e) Outlook

7. В какой технологии автоматизации документооборота используется язык SGML?

a) средства подготовки электронных документов

b) технологии обработки изображений документов

c) системы оптического распознавания символов

d) полнотекстовые базы данных

e) системы автоматизации деловых процедур

8. Среди интегрированных ППП документооборота определите пакет, основанный на автоматическом сканировании:

   1. Group Wise

   2. Softsolution

   3. такого пакета нет

d) Paper Wise

e) Во всех пакетах имеется метод сканирования

9. ППП работает под управлением

a) операционной системы

b) программных модулей

c) системы программирования

d) специальных программ

e) особых знаний специалистов

10. Что обеспечивает гибкость ППП?

    1. входящие в него программы

b) его модульная структура

c) операционная система

d) трансляторы

e) языки программирования

Карта ответов на тесты самоконтроля по теме 5.