5.3. Технология обработки табличной информации.

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно – аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например, при составлении баланса, справок для налоговых органов, финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме, используют электронные таблицы. Электронные таблицы – это двумерные массивы (которые обычно называют рабочими листами), состоящие из столбцов и строк. Программные средства для проектирования электронных таблиц называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.

Табличный процессор – это пакет программ, предназначенный для следующих целей:

- проведения математических, экономических, финансовых, статистических и других расчетов,

- обработки таблиц, сводок, реестров и прочих документов различной структуры,

- проведения анализа данных с использованием механизма поиска и сортировки данных и различных функций, встроенных в электронные таблицы,

- получения сводных таблиц,

- создания БД,

- построения диаграмм и графиков по данным таблиц,

- печати созданных таблиц и отчетов,

- решения оптимизационных задач и т.д.

Табличные процессоры различаются набором выполняемых функций и удобством интерфейса. Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры:

- Excel (фирма Microsoft),

- Lotus 1-2-3 (фирма Lotus Developnet),

- Quattro Pro (фирма WordPerfekt – Novell Application Group).

Если после появления в 1982 г. пакет Lotus 1-2-3 был практически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции, а ее место занял пакет Excel.

Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами – разработчиками определены по – разному.

Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel. В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает большую гибкость при работе с таблицами.

Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы: использование Team Consolidate предоставит возможность группе пользователей редактировать копии электронных таблиц, а затем их объединить. Lotus 1-2-3 имеет простоту создания и редактирования графиков, а также наиболее логическую структуру трехмерных таблиц.

Пакет Quattro Pro обладает возможностями сортировки данных, а также удобством эксплуатации. В то же время отмечались сложности при освоении графических возможностей Quattro Pro, недостаточный объем справочной информации.

В настоящее время 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На 2ом месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, а затем Quattro Pro.

Рис. 5.2. Структура окна Excel.

Структура окна Excel (рис. 5.2.) во многом походит на структуру окна текстового редактора Word. Здесь также есть строка главного меню, панели инструментов, окно активной рабочей книги (документа), кнопки меню Excel, кнопки управления размерами окна, строка состояния, горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки.

Окно Excel состоит из двух вложенных друг в друга окон. Внешнее окно – это программное окно Excel. Внутреннее окно – это рабочая страница. Рабочая страница представлена в виде таблицы, разграфленной на столбцы и строки. Столбцы обозначены буквами, строки – цифрами. Клетки, из которых состоят электронные таблицы, называются ячейками, в них помещают текст, или математические уравнения, называемыми формулами.

Под панелями инструментов в программном окне располагается строка формул, где находится информация, которая вводится или была введена в рабочую ячейку в виде текста, числа или формулы.

Слева на строке формул показан адрес рабочей (текущей) ячейки. Ниже рабочего листа располагается строка, называемая ярлыком рабочего листа. Здесь показаны названия всех рабочих листов данной рабочей книги.

В зависимости от того, на каких элементах окна Excel или окна рабочей книги расположен указатель мыши, он приобретает разный внешний вид. Внешний вид указателя мыши определяет возможные операции, которые доступны пользователю при щелчке левой кнопкой мыши или удерживании ее в нажатом состоянии (табл. 5.1.).

ВНЕШНИЙ ВИД И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ УКАЗАТЕЛЯ МЫШИ.

Таблица 5.1.

Любая электронная таблица состоит из следующих элементов:

- заголовка таблицы,

- заголовка столбцов (шапки таблицы),

- информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в соответствующих ячейках).

В общем виде процесс проектирования электронной таблицы (ЭТ) включает следующие шаги:

- ввод заголовка ЭТ,

- ввод названий граф документа,

- ввод исходных данных,

- ввод расчетных формул,

- форматирование ЭТ с целью придания ей профессионального вида,

- подготовку ЭТ к печати.

Электронные таблицы предназначены для обработки данных. Основные операции, которые пользователь производит при работе с табличным процессором, заключаются во вводе данных в таблицу, редактировании, перемещении, копировании и удалении данных.

К процедурам редактирования относятся: редактирование содержимого ячейки, удаление данных из ячейки, добавление в таблицу столбцов, строк или групп столбцов или строк.

MS Excel позволяет редактировать содержимое ячеек таблицы двумя способами: набором новой информации поверх ошибочной или активизацией строк ввода и внесением необходимых изменений. Для активизации строки ввода и перехода в режим редактирования используется клавиша «F2».

Для удаления данных необходимо:

- выделить нужный диапазон,

- нажать клавишу «DELETE» или выполнить команду Правка / Очистить.

Для добавления в таблицу столбца, строки или группы столбцов (строк) необходимо:

- выделить количество строк или столбцов, которое нужно добавить в таблицу,

- выполнить команду Вставка / Столбцы или Строки.

Новые столбцы будут помещены слева от выделенных, а новые строки сверху. Названия столбцов и номера строк после операции добавления автоматически пересчитываются.

Под форматированием таблицы обычно понимают формирование ее внешнего вида и структуры. Внешний вид таблицы определяется видом шрифта и его размером, цветом текста и фона, шириной столбцов и высотой строк, способом изображения цифровых данных и т.п. Все действия по форматированию можно выполнить, пользуясь командами меню Формат. Кроме того, часто использующиеся операции форматирования вынесены в качестве кнопок стандартной панели инструментов и панели инструментов форматирования.

Чтобы начать работать в Excel, необходимо создать новую таблицу или рабочую книгу. Excel автоматически присваивает ей имя Book с очередным порядковым номером (например Book 1) и расширением имени, которое начинается с букв XL. Каждая рабочая книга состоит из 16 рабочих листов, которые могут быть заполнены (или не заполнены).

Кроме простых расчетов с использованием арифметических действий Excel позволяет обрабатывать данные с помощью более сотни функций. Функции можно вводить прямо в строку формул, т.е. непосредственно в ячейку или через окно диалога, называемое Мастером функции. Признаком того, что в ячейку введена формула, а не текст или простое числовое значение является знак равенства.

Наиболее часто используемой функцией является функция автосуммирования, поэтому она вынесена на стандартную панель инструментов.

Одной из важных функций, заложенных в Excel, является создание внутри электронной таблицы баз данных. Электронная база данных – это хранилище информации, определенным образом рассортированной и разложенной по особым категориям и признакам. С помощью функции Excel, обслуживающей базы данных, можно сохранить данные в специальной форме, выбрать из них требуемые сведения, обработать, распечатать и т.п.

Для работы с базами данных используется пункт меню Данные. Информацию БД можно сортировать в алфавитном порядке, по возрастанию или убыванию числовых значений с помощью пункта Сортировка, группировать и извлекать с помощью пункта Консолидация, находить и отбирать с помощью пункта Фильтр, уничтожать и распечатывать необходимую информацию.

Важным инструментом при работе с БД является использование критериев отбора. В состав критериев могут входить числа, метки, формулы, логические операторы и др. Работая с БД, удобно использовать опцию формы данных Формат. В Excel на экране появится окно диалога, позволяющее легко просматривать, редактировать и осуществлять поиск по заданному критерию.

Возможность Excel интерпретировать данные в графическом виде делает работу с таблицами более наглядной и эффективной. В Excel на экране может одновременно присутствовать как таблица, так и диаграмма. После вывода диаграммы на экран пользователь имеет возможность оперативно вносить изменения в таблицу, что мгновенно автоматически отражается на диаграмме.

Создается внедренная диаграмма с помощью Мастера диаграмм, который представлен на стандартной панели инструментов значком . Перед созданием диаграммы нужно отметить участок таблицы, информация с которого должна быть создана на диаграмме. Затем нужно щелкнуть мышью на кнопкеМастера диаграмм, в результате чего курсор приобретает форму маленького черного креста. Поместив крест на выбранном для диаграммы месте, перемещением мыши надо растянуть прямоугольник, после чего программа приступает к пошаговому приглашению пользователя по построению диаграмм. Обычно построение диаграмм осуществляется за пять шагов, после выполнения которых получается ожидаемый результат.

Excel облегчает работу с электронными таблицами, обеспечивая просмотр данных в следующих режимах:

- параллельный просмотр областей одной таблицы;

- параллельный просмотр нескольких файлов одновременно;

- просмотр с изменением масштаба;

- просмотр таблицы с прокруткой и фиксацией отдельных строк и столбцов.

Для решений экономических, финансовых и деловых задач в Excel 7.0 имеется множество шаблонов. Кроме того, в каждой ячейке таблицы можно вставить комментарий.

В Excel реализованы механизмы автозамены, автоввода, автовычислений, автофильтра.

Автозамена позволяет запомнить некоторый текст под каким – либо именем. Затем, введя установленное имя, Excel подставит вместо него нужный текст.

Установив режим автоввода, Excel по первым буквам, введенным в ячейку, предложит автоматически закончить ввод всего слова.

Функция автовычисления (автокалькулятор) позволяет увидеть результат промежуточного суммирования в строке состояния, просто выделив определенные ячейки таблицы и указав, какого типа результат желательно получить - сумму, среднее арифметическое или значение счетчика, отражающего количество отмеченных элементов.

Имеется режим автоматической фильтрации, позволяющей быстро производить выборки из записей таблицы, указывая нужный механизм фильтрации – наибольшее или наименьшее значение или долю в процентах от общего числа.