9.4. Офисная информационная технология.

На современный офис (так называют службу управления предприятием) обрушивается колоссальный поток информации. Причем с каждым годом его объем заметно возрастает. Значительная часть этого потока поступает в виде разного рода сообщений – электронных писем, факсов, голосовых сообщений, видеофрагментов, пересылаемых с помощью электронных средств связи.

Коммерческий успех предприятия в значительной степени зависит от того, насколько его сотрудникам удается, во-первых, осмысливать и упорядочить входящую информацию; во-вторых, оперативно отвечать на поступающие запросы.

К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятий и между предприятиями.

Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

- обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

- сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными категориями выбора);

- хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнение следующих условий: должна быть скоординирована работа между исполнителями, движение документов должно быть, по возможности, оптимизировано; должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Электронным офисом называется программно – аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят такие аппаратные средства, как одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть, печатающие устройства, средства копирования документов, модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматизированного ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стриммеры, предназначенные для создания архивов на мини – кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются:

- текстовый редактор;

- электронная таблица;

- системы управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

- программа анализа и составления расписаний;

- программа презентации;

- графический редактор;

- программа обслуживания факс – модема;

- сетевое программное обеспечение;

- программа перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

На российском рынке для автоматизации управления документооборотом предлагается программа «1С: электронный документооборот». Программа позволяет разрабатывать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, имеющих древовидную структуру.

Контроль за документами, находящимися в работе, осуществляется автоматически. Документы можно распечатывать. Программа «1С: Электронная почта» принимает и отправляет обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных.

Справочник организаций позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать информационную связь начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов и др.

Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминирует три комплекта:

- Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office);

- Smart Svite фирмы Lotus Development (подразделение IBM);

- Microsoft Office фирмы Microsoft.

С точки зрения конечного пользователя приобретение системы управления документами – непростая задача. В большинстве случаев законченное решение отсутствует и приходится покупать продукты различных производителей, прибегая к помощи интеграторов или поставщиков услуг. Поэтому аналитики предсказывают, что скоро появятся приложения для управления документами, объединяющие такие технологии, как обработка изображений, оптическое распознавание символов, просмотр документов, обслуживание электронных библиотек и поиск текстов.

РЕЗЮМЕ.

• Автоматизированное рабочее место специалиста – это инструмент рационализации и интенсификации управленческой деятельности. АРМ имеет проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область и представляет собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами.

• В среде АРМ от специалиста не требуется специальных знаний по прикладному и системному программированию. От него требуется умение ориентироваться в предметной области изучаемого объекта.

• Функциональные АРМ классифицируются по сетевому признаку, пользовательской принадлежности, в соответствии с рыночной структурой, по функциональному признаку.

• АРМ включает следующие виды обеспечений: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, методическое, эргономическое и правовое.

• Технология АРМ – технология человеко – машинной системы, при котором сложные и непредсказуемые ситуации автоматизируемого трудового процесса могут быть сравнительно просто решены с творческим участием пользователя. АРМ могут функционировать на различных уровнях управления.

• Профессиональная ориентация АРМ определяется функциональной частью программного обеспечения. Здесь осуществляется ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей.

• К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятий и между предприятиями. Электронным офисом называется программно – аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. Офисные программные продукты используются как самостоятельно (например, «1С: Электронный документооборот»), так и в составе интегрированных пакетов.

Вопросы для самоконтроля и задания.

1. Дайте определение автоматизированного рабочего места (АРМ).

2. Какова роль и место АРМ в АИС?

3. Назовите основные требования и принципы создания АРМ.

4. Перечислите признаки классификации АРМ.

5. Дайте характеристику обеспечениям АРМ.

5. Какие операции выполняет специалист в среде АРМ?

6. Какие задачи относятся к офисным?

7. Какое программное обеспечение используется в электронном офисе?

8. Какие функции выполняет программа «1С: Электронный документ».

9. Назовите доминирующие на рынке офисные продукты.

10. Постройте технологическую схему обработки запроса в АРМ специалиста.

11. Спроектировать постановку задачи в АРМ бухгалтера. Выходной документ: оборотная ведомость движения товаров и тары. Входные документы: счет – фактуры, приходные накладные, расходные накладные. Описать реквизитный состав входной и выходной информации. Определить нормативно – справочную информацию. Алгоритм решения задачи представить в виде блок – схемы.

12. Построить классификатор работающих в АРМ – кадры вуза, если имеются следующие данные: в учреждении насчитывается 20 подразделений и кафедр, максимальное число работающих в каждом из них 15 человек. Для получения отчетов по кадрам используются следующие признаки: пол, образование, учеба в настоящее время, ученая степень, ученое звание, специальность по образованию, виды трудовой дисциплины, возраст.

Тесты для самоконтроля знаний.

1. Какой подход к определению АРМ является наиболее распространенным?

1. технический

2. ситуационный

3. системный

4. функциональный

5. ответ отсутствует.

2. Определите требование к созданию АРМ.

1. системность

2. минимальные затраты

3. терпимость по отношению к пользователю

4. информационная совместимость

5. все ответы правильные

3. В основу создания АРМ заложен принцип:

1. целостность

2. модульность

3. структурированность

4. системный подход

5. все ответы верны

4. Среди перечня задач определите задачу, решаемую в среде АРМ – бухгалтера.

1. учет эффективности рекламы

2. контроль выполнения договоров с поставщиками

3. учет товарных операций

4. контроль выполнения плана товарооборота

5. аудит товарных запасов

4. Какое обеспечение АРМ должно создаваться по модульному принципу?

1. программное

2. эргономическое

3. информационное

4. методическое

5. правовое

4. Какой признак классификации лежит при делении АРМ на АРМ – биржа?

1. сетевой

2. пользовательская принадлежность

3. функциональный

4. рыночная структура

5. ответа нет

4. Какие задачи относятся к офисным?

1. задачи планирования производства готовой продукции

2. учет наличности в кассе

3. создание отчетов

4. задачи стратегического менеджмента

5. все ответы правильные

4. Электронный офис – это

1. автоматизированная система, позволяющая компьютеризовать обработку информации на предприятии (в офисе)

2. программно – аппаратный комплекс, предназначенный для автоматизации работы пользователей и обработки документов

3. программное обеспечение всех АРМ на предприятии

4. аппаратные средства, средства копирования документов, модем, сканеры

5. информационно – поисковая система, необходимая для управления документооборотом.

4. Определите операции, выполняемые специалистам в АРМ

1. ввод данных с документов, с магнитных носителей других АРМ

2. редактирование и манипулирование данными

3. накопление и хранение данных

4. поиск, обновление и защита данных

5. все ответы правильные

4. Автоматизированное рабочее место это:

1. персональная ЭВМ, установленная на рабочем месте пользователя

2. совокупность организованных определенным образом данных, находящихся в памяти ЭВМ или на машинных носителях

3. совокупность программных, аппаратных, информационных и других средств, обеспечивающих обработку данных и автоматизацию управленческих функций

4. функциональная часть программного обеспечения

5. совокупность средств сбора, хранения, обработки, передачи и выдачи данных, обеспечивающая решение задач в конкретной предметной области.

Карта ответов на тесты самоконтроля по теме 9.