6.3. Технология создания внутримашинного информационного обеспечения.

Резюме.

Вопросы для самоконтроля и задания.

Тесты для самоконтроля знаний.

Литература: 1,11,23,25,32,34,35.

1. Информационная модель объекта.

При разработке в некоторой предметной области практического приложения пользователя на компьютерах важнейшую роль играет информационное обеспечение. Особенности экономической информации обусловливают высокие требования к актуальности информации, достоверности, простоте доступа и скорости обработки информации. Основной функцией информационного обеспечения ИС является предоставление и хранение всей информации, необходимой и достаточной для эффективной работы пользователей.

Для успешной информатизации объекта необходимо построить информационную модель объекта и выполнить её анализ.

Информационная модель содержит описание следующих сущностей:

• реальных объектов системы управления,

• информационных связей между объектами и с внешней средой,

• передаваемых в соответствии с информационными связями документов или массивов,

- объёмов передаваемых информации и частоты сеансов обмена.

Формой представления информационной модели обычно служит граф, вершинами которого являются блоки информации, соответствующие объектам системы и рассматриваемые как черные ящики, т.е. без описания процессов обработки информации.

Вершины графа связаны между собой направленными дугами, соответствующими порядку обмена информацией. На дугах графа или в прилагаемой спецификации указываются наименования передаваемых документов и массивов. Кроме того, должны быть приложены формы документов или описание содержащейся в них информации, а также состав массивов.

Создавая информационную модель объекта следует прежде всего обратить внимание на объекты системы и их отношения, направления и характер потоков информации, которой обмениваются эти объекты (а также на вид и характер носителей этой информации - бумажные документы, телефонные и электронные сообщения и пр.) и на операции, которые производятся над информационными потоками, порождая, поглощая и видоизменяя их.

Информационная модель проходит несколько стадий разработки. На первой стадии важно конкретизировать объекты системы и объемы информации, которая должна циркулировать между ними, а также с внешней средой. Это позволит приступить к выбору технических средств и сетей передачи данных. На последующих стадиях повышается степень детализации информационной модели: описываются формы документов с учетом правил унификации и кодирования (внешнее представление данных), разрабатывается структура информационных баз (внутреннее представление данных), определяются типичные запросы к информационным базам.

Информационная модель отражает информационное обеспечение объекта.

Информационное обеспечение - важнейший элемент информационных систем. В теории автоматизированных систем обработки экономической информации информационное обеспечение принято делить на внемашинное и внутреннее информационное обеспечение.

Системы показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учёта, финансово-кредитной информации, анализа и др.), системы классификации и кодирования, документация, потоки информации (- варианты организации документооборота) образуют внемашинное информационное обеспечение.

Различные массивы данных (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие разную степень организации составляют внутримашинное информационное обеспечение ИС.

В ходе проектирования информационного обеспечения, выполняемого совместно с пользователями - экономистами, осуществляются следующие работы:

• определяются состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;

• разрабатываются различные классификаторы и коды, изучается возможность использования общегосударственных классификаторов;

• выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки;

• ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных и его организации; проектируются формы вывода результатов обработки.

Следует отметить, что к проектированию информационного обеспечения (ИО) компьютерных информационных систем можно приступить лишь после выработки подходов к построению автоматизированных рабочих мест (АРМ) и определения функций пользователей. Наиболее сложным ИО становится в случае организации многоуровневых локальных вычислительных сетей ПЭВМ и распределенных АРМ, подключенных к центральной ЭВМ, в режимах работы сервера и рабочих станций. Создание информационного обеспечения в данном случае должно осуществляться для каждого уровня обработки. Необходимо установить круг экономических задач, решаемых на каждом рабочем месте, формы обмена информацией между ними, схемы документооборота, а также решить вопросы организации распределенного банка данных. Организация ИО ведется параллельно с программным обеспечением и информационной технологией, ориентированной на конечного пользователя.

2. Технология подготовки внемашинного информационного обеспечения.

Внемашинная информационная база служит источником формирования внутримашинной информационной базы. Наиболее важными вопросами подготовки внемашинного информационного обеспечения предметной области являются:

• определение состава документов, содержащих необходимую информацию для решения задач пользователя;

• определение форм документов и структуры информации (выявление структурных единиц информации и их взаимосвязей);

• классификация и кодирование информации, обрабатываемой в задачах пользователя, разработка инструктивных и методических материалов по ведению документов и подготовка информации для обработки.

В процессе подготовки документов необходимо составить описание форм документов и их реквизитов, значения которых должны вводиться с документов в компьютер. Документы являются основным носителем информации во внемашинной сфере. Документы в соответствии с функциями управления подразделяются на нормативно-справочные, плановые и другие документы условно-постоянной информации, мало изменяемой во времени, и документы оперативной, учетной, первичной информации, фиксирующей протекание тех или иных процессов. На рис. 6.1. указаны некоторые виды документов той или другой группы.

Рис. 6.1. Некоторые виды документов.

Все документы характеризуются наименованием, отражающим содержание документа, и формой, определяющей структуру документа.

По характеру возникновения документы делятся на первичные, содержащие исходные данные, и производные, содержащие результаты обработки информации других документов. По роли в общей технологии обработки данных документы разделяются на:

• документы, используемые для первоначальной загрузки внутримашинной информационной базы (вся нормативно-справочная и другая условно-постоянная информация);

• документы для ввода оперативной (учетной) информации.

• извещения об изменении, периодически поступающие для корректировки ранее введенной информации и поддержания внутримашинной информационной базы в актуальном состоянии;

• запросные документы, содержащие условия поиска данных, и документы, инициирующие выполнение задач.

Документы оформляются и заполняются в установленном порядке. Каждый документ имеет постоянную часть, которая определяется формой (макетом). Форма документа отображает структуру информации, содержащейся в документе, и определяет состав, название и размещение реквизитов, входящих в документ. Для выявления структуры информации важны две части: заголовочная (шапка) и содержательная. В шапке обычно содержится код формы, указаны название (вид) и номер документа, дата заполнения, общие данные для всего документа. Содержательная часть может быть простой, когда реквизиты имеют единственное значение, табличной в виде многострочной таблицы с наименованием реквизитов в заголовке колонок и множеством значений реквизита в столбце. Часто документ имеет комбинированную форму.

Примерами документов с табличной частью являются всевозможные справочники, номенклатура - ценник, плановые документы, приходно-расходные документы.

Описание реквизитов документов в процессе подготовки внемашинного ИО удобно представить в табличном виде. Для каждого реквизита может быть определено сокращенное обозначение - имя реквизита, которое будет использоваться при формализации, а также установлено множество допустимых значений: для числовых - это диапазон значений, для символьных - перечисление возможных значений. Например: