Описание реквизитов документа

«Номенклатура - ценник готовой продукции»

Таблица 6.2.

Подготовка систем классификации и кодирования осуществляется следующим образом.

Сначала необходимо определить объекты предметной области, подлежащие классификации и кодированию. Для каждого вида объектов должен быть выбран метод классификации и кодирования. В процессе классификации устанавливаются признаки, по которым классифицируются и идентифицируются объекты.

Классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимости внутри признаков. Существуют иерархические и фасетные системы классификации.

После составления систем классификации выполняется кодирование - процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатур.

Код - условно-сокращенное обозначение номенклатур.

После присвоения кодов создается классификатор - систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Классификаторы бывают общегосударственные, отраслевые, региональные и локальные.

Классификаторы имеют двойное применение. Первое - для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке. Во втором случае применения предусматривается хранение всех классификаторов в памяти машины на машинных носителях в банке данных в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации. Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках.

В процессе разработки систем кодирования должны быть выбраны и описаны способы формирования кодовых обозначений объектов, структура кодов. Далее необходимо присвоить значение кодов объектам. К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта; отличаться стабильностью: иметь резерв свободных номеров (но не изменений); длина кодового обозначения должна проектироваться минимальной. Значность кодов данной номенклатуры является одинаковой для всех позиций. Должен быть предусмотрен контроль правильности кодов, обеспечена информационная совместимость с системами кодирования других информационных систем.

Назначение кодов заключается в обеспечении группировки информации в машине, подведении итогов по всем группировочным признаками и их печати в сводных таблицах. Они находят широкое применение при выполнении таких процедур обработки, как поиск, хранение, выборка информации, значительно сокращают время передачи данных по каналам связи.

Кодирование информации производится по определенной системе - совокупности правил, определяющих построение кодов. В настоящее время наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированные системы кодирования. Выбор систем зависит от количества выделяемых признаков в номенклатуре, числа позиции в каждом признаке, степени устойчивости номенклатуры и т.д.

При построении порядкового кода всем позициям присваиваются порядковые номера без пропуска номеров. В серийной системе каждой группе старших признаков номенклатур присваивается серия номеров с резервом. Серийная система выполняется в следующей последовательности:

• определяется число группировочных признаков;

• устанавливается число позиций в каждом группировочном признаке;

• дается серия номеров старшим признакам с учетом резерва,

• производится порядковое кодирование младших признаков в пределах серии номеров старших признаков с учетом резерва.

По позиционной системе кодирование выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМ всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Комбинированная система, как и позиционная, предусматривает выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак кодируется по любой системе кодирования: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система кодирования более гибкая и широко применяется при решении экономических задач.

Последовательность разработки позиционных и комбинированных систем кодирования следующая:

• определяется число группировочных признаков и их соподчиненность:

• устанавливается число позиций в каждом группировочном признаке;

• производится кодирование порядковыми номерами сначала старшего признака, затем следующих признаков внутри старших, каждый раз начиная с 1, 01, 001, и т.д. в зависимости от значности младшего признака в пределах его старшего признака;

• составляется классификатор.

Кроме названных систем кодирования используется код повторения и шахматная система, имеющая ограниченное применение.

На рис. 6.2. приведены примеры структуры кодов на базе классификационных систем.

При разработке инструктивных и методических материалов ИО предметной области необходимо регламентировать порядок поступления документов на обработку и их регистрации. Должны быть созданы инструкции по подготовке документов для ввода данных как при первоначальной загрузке во внутримашинную сферу, так и при последующих корректировок нормативно-справочной информации.

Материалы

ХХ ХХ

размерная характеристика

марка

Оборудование

ХХ Х Х Х

модель (марка)

основная техническая характеристика

подгруппа

группа (способ обработки)

Рис. 6.2. Примеры структур кодирования.

В инструкциях по внесению изменений определяются формы извещений на изменение, порядок их подготовки, периодичность поступления на обработку для поддержания информационной базы в актуальном состоянии. Аналогичный регламентирующий материал должен быть отражен в инструкциях по подготовке и вводу оперативной информации. В инструкциях определяются методы контроля корректности данных, которые позволяют избежать случайных ошибок при вводе данных и повышают достоверность информации во внутримашинной сфере. При этом устанавливаются формы протоколов по результатам ввода для последующего анализа и возможных корректировок.

В необходимых случаях разрабатываются технологические схемы обработки содержащейся в документах информации при вводе её в компьютер и формировании первичных массивов (рис 6.3.).

заполнение

доку- ПД

мента

под-

готовка

к вводу

данные

для

коррект.

Рис. 6.3. Типовая технологическая схема формирования массивов информации на машинном носителе.