2.4. Диаграммы и графики.

Процедура построения графиков и диаграмм в MS Excel отличается как широкими возможностями, так и необычайной легкостью. Любые данные в таблице всегда можно представить в графическом виде. Для этого используется Мастер диаграмм, который вызывается нажатием на кнопку с таким же названием, расположенную на стандартной панели управления.

После нажатия кнопки “Мастер диаграмм” нужно выделить на рабочем листе место для размещения диаграммы. Установите курсор мыши на любой из углов создаваемой области, нажмите кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, выделите прямоугольную область. После того как вы отпустите кнопку мыши, вам будет предложена процедура построения диаграммы, состоящая из пяти шагов. На любом шаге вы можете нажать кнопку “Готово”, в результате чего построение диаграммы завершится. С помощью кнопок “Далее” и “Назад”, вы можете управлять процессом построения диаграммы.

Кроме того, для построения диаграммы можно воспользоваться командой Вставка | Диаграмма.

Если выделена область данных, самый быстрый способ построить диаграмму – нажать клавишу F11.

Построив диаграмму, вы можете добавлять и удалять ряды данных. Для удаления данных нужно выделить их на диаграмме и нажать клавишу Del или выполнить команду Правка | Очистить | Ряды. Команда Вставка | Новые данные позволяет добавить на диаграмму новые данные.

В процессе построения диаграммы вам предстоит определить место, где будет расположена диаграмма, и ее тип. Вы должны также определить, где и какие надписи должны присутствовать на диаграмме. В результате вы получаете хорошую заготовку для дальнейшей работы.

Термин «диаграмма активна» означает, что в углах и на серединах сторон поля диаграммы расположены маркеры, которые имеют вид маленьких черных квадратиков. Диаграмма становится активной, если вы нажмете кнопку мыши в любом месте диаграммы (предполагается, что вы находитесь вне диаграммы, то есть курсор установлен в ячейке активного листа книги). Когда диаграмма активна, вы можете изменять размеры поля и перемещать ее по рабочему листу.

По умолчанию диаграмма строится по всей выделенной области, то есть считается, что строки и столбцы под метки не выделены. Однако когда в верхней строке и в левом столбце выделенной области находится текст, MS Excel автоматически выделяет их под метки. Метки столбцов являются текстом легенды. Термин “Легенда” обозначает прямоугольник, в котором указывается, каким цветом или типом линий отображаются на графике или диаграмме данные из той или иной строки. Если 1-й столбец не содержит меток, MS Excel вводит собственные метки: “ряд1”, “ряд2” и т.д.

После построения графика нужно его отредактировать, в частности, изменить цвет и стиль линий, которыми изображены серии чисел, расположен­ные в строках тестовой таблицы. Первое, что нужно сделать, это перейти в режим редактирования диаграммы. Для этого нужно дважды нажать кнопку мыши на диаграмме. Изменится обрамление диаграммы, появится бордюр. Это свидетельствует о том, что вы находитесь в режиме редактирования диаграммы. В качестве альтернативного способа перехода в режим редакти­ро­ва­ния диаграммы нажмите правую кнопку мыши, когда ее указатель находится на диаграмме, и в появившемся списке команд выберите команду «Редактировать объект».

Одним из способов изменения стиля линий является изменение стиля обозначений в легенде. Чтобы войти в режим редактирования линий легенды и внести необходимые изменения, выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку мыши на изображении легенды. В углах и на серединах сторон легенды появятся маленькие черные квадратики. Вы вошли в режим редактирования легенды.

2. Нажмите кнопку мыши на изображении линии. Черные квадратики появятся вокруг линии.

3. Нажмите правую кнопку мыши. Появится меню из двух команд «Очистить» и «Формат обозначения легенды».

4. Выберите команду «Формат обозначения легенды». Появляется окно диалога “Форматирование условного обозначения” и вы можете установить в нем цвет линий, их стиль, толщину.

5. Нажатие кнопки ОК приводит к выходу из режима редактирования легенды в режим редактирования диаграммы.

Вы можете изменять размеры графика, перемещать текст, редактировать любые объекты диаграммы. Признаком режима редактирования являются черные квадратики внутри диаграммы. Для выхода из режима редактирования диаграммы достаточно нажать мышью вне диаграммы.

Перемещение объектов диаграммы. Перемещение объектов диаграммы выполняется в режиме редактирования диаграммы. Перейдите в него. Для перемещения объекта диаграммы выполните следующие действия:

1. Нажмите мышью на объекте, который вы хотите переместить. При этом вокруг объекта появляется окаймление из черных квадратиков.

2. Подведите курсор к границе объекта и нажмите кнопку мыши. Появится прерывистая рамка.

3. Переместите объект в нужное место (перемещение осуществляется курсором мыши), удерживая нажатой кнопку мыши, после чего отпустите кнопку мыши. Объект переместился.

Для изменения размеров поля, на котором находится какой-либо из объектов диаграммы, выполняются следующие действия:

1. Нажмите мышью на объекте, размеры которого вы хотите изменить. При этом вокруг объекта появляется окаймление из черных квадратиков.

2. Переместите указатель мыши в черный квадратик на той стороне объекта, которую вы собираетесь изменять, или в угол объекта. При этом белая стрелка переходит в двунаправленную черную стрелку.

3. Нажмите кнопку мыши и удерживайте ее нажатой. Появится прерывистая рамка.

4. Переместите границу объекта (перемещение осуществляется курсором мыши), удерживая нажатой кнопку мыши, в нужное место и отпустите кнопку мыши. Размеры объекта изменились. Если размеры объекта вас опять не устраивают, повторите операцию.

Размеры и положение диаграммы изменяются аналогично.

Операция форматирования для любых объектов выполняется по следующей схеме:

1. Нажмите правую кнопку мыши на объекте, который нужно форматиро­вать. Появляется список команд, который зависит от выбранного объекта.

2. Выберите команду для форматирования:

- форматировать название диаграммы;

- форматировать легенду;

- форматировать ось;

- форматировать область построения.

После выбора любой из этих команд появляется окно диалога для форматирования объекта, в котором, используя стандартную технику MS Excel, вы можете выбирать шрифты, размеры, стили, форматы, заполнения и цвета.

Для изменения заполнения области построения диаграммы нажмите на ней правую кнопку мыши и в появившемся списке выберите опцию «Формат» области построения. В открывшемся окне диалога выберите подходящее заполнение.

При работе с графикой MS Excel вы можете заменить один ряд данных другим в построенной диаграмме и, изменяя данные на диаграмме, соответственно корректировать исходные данные в таблице.

В окне диалога “Форматирование ряда данных” вы можете не только изменять значения данных, но и корректировать метки оси ОХ. Для этого нужно выбрать вкладку “Значение X” и внести соответствующие изменения. Во вкладке “Вид” можно изменить стиль, цвет и толщину линий, которыми изображаются на графике ряды данных. Вы можете ввести величину погрешности значений во вкладке “Y-погрешность”. Кроме того, вы можете также отформатировать метки данных в соответствующей вкладке.

Изменение данных посредством изменения графика. В MS Excel вы можете подобрать внешний вид диаграммы и соответствующим образом откорректированную таблицу исходных данных.

Данные в таблице и линии графика связаны между собой. Если вы изменяете данные в таблице, то соответственно изменяются и линии графики. Это совершенно естественно. Но, оказывается, можно поступать и наоборот: вы изменяете линии на графике и соответственно изменяются данные в таблице. Можно увеличивать и уменьшать значения данных ряда без всяких ограничений. MS Excel автоматически растягивает ось OY так, чтобы новое значение ряда не выходило за пределы графика.

Для восстановления информации в режиме редактирования воспользуй­тесь Ctrl+Z, но это возможно только тогда, когда вы не успели выполнить еще какие-либо действия.

Для удаления диаграммы выполните следующие операции:

1. Выберите диаграмму для удаления

2. Нажмите правую кнопку мыши. Появится меню со списком команд.

3. Выберите из списка команду «Очистить», в результате диаграмма будет удалена с рабочего листа.

Для изменения типа диаграммы после ее построения выполните следующие действия:

1. Перейдите в режим редактирования диаграммы. Для этого дважды нажмите на ней кнопку мыши.

2. Нажмите правую кнопку мыши, когда ее указатель находится на диаграмме.Появится меню со списком команд.

3. Выберите команду «Тип диаграммы». Появится окно с образцами доступных типов диаграмм.

4. Выберите тип диаграммы. Для этого нажмите кнопку мыши на соответствующем образце, а затем либо нажмите клавишу Enter, либо дважды нажмите кнопку мыши.

Еще один способ изменения типа осуществляется командой «Автоформат». Эта команда находится в списке, который появляется после нажатия правой кнопки мыши на активной диаграмме. Команда «Автоформат» меняет не только тип диаграммы, но и устанавливает параметры диаграммы, принятые по умолчанию. При нажатии левой кнопки мыши на строке с командой «Автоформат» появляется окно диалога со списком всех типов форматов. Перемещая курсор по списку типов, выбираем нужный вид диаграммы. Дважды нажав кнопку на нужном образце диаграммы, получаем соответствующую диаграмму, в которой все параметры установлены по умолчанию. В частности, изменяются стиль, цвет, толщина линий, расположение заголовка, размеры рабочего поля диаграммы.

В MS Excel можно строить объемные и плоские диаграммы. Всего насчитывается 102 вида различных диаграмм и графиков. Существуют следующие типы плоских диаграмм: линейчатая, гистограмма, с областями. график, круговая, кольцевая, лепестковая, xy-точечная и смешанная. Объемные диаграммы можно строить следующих типов: линейчатая, гистограмма, с областями, график, круговая и поверхность. У каждого типа диаграммы, как у плоской, так и у объемной, существуют подтипы.

Требуемый тип выбирается на шагах 2 и 3 процесса построения. В режиме редактирования диаграмм нужный тип можно выбрать при помощи команды «Автоформат».

Линейчатые диаграммы и гистограммы похожи по внешнему виду и спосо­бам представления данных, отличаясь друг от друга в основном ориентацией: в линейчатых диаграммах ось ОХ, или ось меток, располагается вертикально, ось ОY – горизонтально; в гистограммах расположение осей обратное. Поэтому из этих двух типов диаграмм более подробно рассмотрим только линейчатые.

Два важных подтипа линейчатой диаграммы заслуживают особого внимания (рис. 2.3).

На левом варианте диаграммы четыре горизонтальных линейки соответствуют четырем столбцам исходных данных. Строкам исходных данных соответствуют цвета закраски отрезков линеек. Диаграмма данного типа строится так, что все линейки имеют одинаковую длину, поэтому диаграмма в целом показывает процентное распределение суммы столбца по строкам. На правом варианте диаграммы линейки также соответствуют столбцам, но все данные изображены в одном масштабе и поэтому длина линеек показывает сумму данных столбца.

Линейчатая диаграмма имеет 10 подтипов, из которых вы практически всегда можете выбрать наиболее подходящий вид для графического отображения ваших данных.

Характерной особенностью диаграмм с областями является то, что области, ограниченные значениями в рядах данных, заполняются штриховкой. Величины следующего ряда данных не изменяются по величине, но откладываются от значений предыдущего ряда. Это иллюстрирует левый график на рис. 2.4. На правом графике рис. 2.4 показано долевое (в процентах) распределение по каждому столбцу с заполнением.

Рис. 2.4. Диаграммы с областями

Для определения, какой ряд данных оказывает самое сильное влияние на суммарный итог, нужно поставить поочередно на нижнее место все ряды данных. Для этой цели в окне диалога “Форматирование диаграмм с областями” перейдите на вкладку “Порядок рядов” и выберите кнопку Поместить вниз.

Кольцевые диаграммы отличаются от круговых только тем, чем отличается кольцо от круга – наличием в середине пустого пространства. Выбор нужного типа определяется соображениями целесообразности, наглядности и т.д. С точки зрения техники построения отличия отсутствуют. При помощи круговой диаграммы вы можете показать только один ряд данных. Каждому элементу ряда данных соответствует сектор круга.

Подтипы круговых диаграмм.На круговых диаграммах вы можете изменять величину отдельного сектора, также как изменяли ранее размеры столбца на гистограмме и расположение линии на графике.

Трехмерная графика. В MS Excel трехмерная графика представлена шестью типами трехмерных диаграмм: гистограмма, линейчатый, с областями, графика, круговая и поверхность. Для получения трехмерной диаграммы нужно на втором шаге построения диаграммы выбрать пространственный образец. После пятого шага мы получили трехмерную диаграмму, которая изображена на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Трехмерная гистограмма

К трехмерной диаграмме можно перейти и в режиме редактирования диаграммы. Для этого нужно установить флажок «Объемная» в тех режимах, где изменяется тип диаграммы.

Изменение вида стандартной диаграммы. При нажатии правой кнопки мыши в режиме редактирования диаграммы, в списке команд к существовав­шим ранее добавляется еще одна – Объемный вид. При выполнении команды «Объемный вид» появляется окно диалога “Форматирование объемного вида”, в котором все пространственные перемещения имеют количественное выражение: поворот, возвышение и перспектива. Эти операции вы можете также выполнить с помощью соответствующих кнопок. Изменить пространст­венную ориентацию диаграммы можно и не прибегая к команде “Объемный вид”.

При нажатии левой кнопки мыши на конце любой координатной оси появляются черные квадратики в вершинах параллелепипеда, содержащего диаграмму. Стоит вам поместить указатель мыши в один из этих квадратиков и нажать кнопку мыши, как диаграмма исчезнет, а останется только параллелепипед, в котором она была расположена. Удерживая кнопку мыши нажатой, вы можете изменять расположение параллелепипеда, вытягивая, сжимая и перемещая его ребра. Отпустив кнопку мыши, вы получаете новое пространственное расположение диаграммы.

В MS Excel можно строить комбинированные типы диаграмм, состоящие из различных типов графиков. Кроме того, вы можете построить диаграмму для одного ряда данных или для типовой группы рядов вдоль другой, вспомогательной оси значений.

На рис. 2.6 приведен пример смешанной диаграммы с использованием вспомогательной оси. На одном графике показано количество проданного товара и его цена.

Рис. 2.6. Количество товара и его цена

Можно комбинировать различные типы только плоских диаграмм. При использовании объемных диаграмм комбинирование невозможно.

Пользовательские форматы диаграмм. Мастер диаграмм форматирует элементы диаграммы всегда стандартным образом для каждого типа и подтипа диаграмм. И хотя в MS Excel встроено 102 подтипа диаграмм, иногда возникает потребность иметь свой, пользовательский формат диаграмм.

По умолчанию при построении диаграммы используется тип «Гистограмма». Термин по умолчанию означают следующее. После того как на первом шаге построения диаграммы вы указали таблицу данных, нажимаете кнопку «Готово». В этом случае на экране появляется диаграмма по умолчанию.

После того как вы определитесь, какие диаграммы вам нужно строить, имеет смысл изменить установки диаграммы по умолчанию. Существуют два варианта изменения установки по умолчанию: установить текущий вариант гистограммы или заранее записанный пользовательский формат.