3. Поиск, замена символов, фрагментов текста и параметров форматирования.

Поиск фрагментов текста. При работе с текстом может возникнуть необходимость найти группу символов, какое-нибудь слово, фрагмент текста, определенные параметры форматирования и т.д. Чтобы автоматизировать поиск и не просматривать весь документ, выполните следующие действия:

- установите курсор на то место, с которого начнете поиск;

- выберите в меню Правка (Edit) команду Найти (Find). Появится окно диалога Найти и заменить (Find and Replace);

- откройте вкладку Найти (Find);

- в текстовое поле Найти (Find what) введите образец, по которому будет производиться поиск, длиной до 255 символов;

- нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Найденная группа символов будет выделена. Если окно диалога закрывает нужный текст, передвиньте окно, установив указатель на заголовке окна;

- для продолжения поиска повторно нажмите кнопку Найти далее.

Переход из окна диалога Найти (Find) в окно документа и обратно выполняется щелчком мыши соответствующего окна или нажатием клавиш Alt+F6.

Для расширения возможностей окна диалога Найти нажмите кнопку Больше (More).

 Установка флажка Учитывать регистр (Match case) позволяет не только найти заданную последовательность символов, но и контролировать совпадение строчных и прописных букв.

 Установка флажка Только слово целиком (Find whole words only) позволяет вести поиск слов, все буквы которых, включая окончание, совпадают с заданным. После установки флажка Word не будет останавливаться в тех местах документа, где заданная последовательность составляет часть слова.

 Поле Направление (Search) используется для задания направления поиска: Вперед - от места расположения курсора до конца документа. Назад - от текущего положения курсора до начала документа. Везде - по всему документу.

Поиск, замена и удаление параметров форматирования. Word позволяет найти и заменить не только текст, но и параметры форматирования. Нажав кнопку Формат (Format) в окне диалога Найти и заменить (Find and Replace), вы откроете список, в котором можно выбрать нужный элемент для поиска: Шрифт, Абзац, Табуляция, Язык, Рамка, Стиль, Выделение цветом. После выбора нужного элемента появится соответствующее окно диалога, в котором выберите параметры форматирования. Например, выберем элемент Шрифт, появится окно Найти шрифт. Укажем, что в документе ищется шрифт Times New Roman обычный размер 12. Вдоль нижней границы поля Найти появится надпись:

Параметры: Подстановочные знаки.

Формат: Шрифт: Times New Roman обычный 12 пт, не полужирный

Нажмем кнопку ОК. В результате выполнения данной команды в тексте документа будет найден фрагмент, напечатанный шрифтом Times New Roman, размером 12.

Замена фрагмента текста. Для автоматизации поиска и замены одного или нескольких символов, слова или фрагмента текста установите указатель на то место, откуда начнете поиск или замену, выберите в меню Правка (Edit) команду Найти (Find) и откройте вкладку Заменить (Replace) ().

- В текстовом поле Найти (Find what) введите фрагмент текста или символы, которые должны быть найдены и заменены.

- В поле ввода Заменить на (Replace with) введите текст или сочетание символов, которые заменят сочетание, указанное в поле Найти. Для удаления из документа текста, указанного в поле Найти, поле Заменить на оставьте незаполненным.

- Для начала поиска искомой строки символов нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Найденная строка будет выделена. Если замену не следует производить, нажмите эту кнопку еще раз.

- Для замены данных нажмите кнопку Заменить (Replace with). После того как замена будет произведена, в окне программы Word будет выделен следующий фрагмент.

- Если выделенную группу символов заменять не следует, то для продолжения поиска используйте кнопка Найти далее (Find Next).

- Кнопку Заменить все (Replace All) используйте для автоматической замены всех вхождений искомых символов в документе, если нет необходимости подтверждать каждую замену щелчком кнопки Заменить. После выполнения операции появится окно с сообщением о количестве произведенных замен.

- Кнопка Больше (More) позволяет дополнить окно диалога элементами, рассмотренными на вкладке Поиск (Find). Используя эти элементы, можно произвести замену формата, не меняя текст, или изменить и текст и формат. Например, вы можете заменить курсив на полужирный шрифт.

Если в документе выделить фрагмент текста, то поиск и замена символов будет производиться только в этом фрагменте. Окно диалога Найти и заменить можно закрыть, нажав кнопку Отмена или клавишу Esc.

Форматирование текста.

Форматирование текста заключается в изменении его внешнего вида, за счет изменения выравнивания, использования различных шрифтов и их начертаний. Часть документа, для которой применяют одинаковые параметры форматирования, называется разделом. При форматировании текста используют команды из меню Формат (Format) или кнопки панели инструментов Форматирование (Formatting). Различают форматирование символов и абзацев.

Форматирование символов.

При форматировании символов можно задать следующие параметры: гарнитуру, начертание, размер, толщину, цвет, анимацию, интервал, эффекты - верхний и нижний индекс, подчеркивание, зачеркивание.

Чтобы изменить формат символов в каком-нибудь фрагменте или во всем документе, необходимо выделить форматируемую часть и воспользоваться панелью инструментов Форматирование или окном команды Шрифт (Font) в меню Формат (Format) Для изменения формата одного слова достаточно расположить в нем курсор и не выделять слово.

Команда Шрифт (Font) также содержится в контекстном меню, которое появляется после щелчка правой кнопкой мыши текста документа. Окно команды содержит три вкладки Шрифт (Font), Интервал (Character Spacing) и Анимация (Animation). Когда вы вводите текст, параметры символов видны на панели инструментов Форматирование.

Выбор шрифта и его размера. Шрифт можно выбрать на вкладке Шрифт () или на панели инструментов Форматирование (). Перечень всех установленных на компьютере шрифтов приводится в списке Шрифт (Font). Чтобы просмотреть список, воспользуйтесь вертикальной полосой прокрутки. Выбрав шрифт, нажмите кнопку мыши. Размер шрифта в пунктах от 8 до 72 выбирается в списке Размер (Size).

Начертание и цвет шрифта. Начертание (стиль) шрифта задается выделением требуемого элемента в списке Начертание (Font style):

- Обычный (Normal) - обеспечивает прямое начертание символов.

- Полужирный (Bold ) - увеличивает толщину и яркость линий символов.

- Курсив (Italic) - создает наклон и округлые формы символов.

- Полужирный наклонный (Bold Italic) - увеличивает толщину и яркость линий символов, создает наклон и округлые формы символов. Следует учитывать, что 4 вида начертаний предусмотрено не для всех шрифтов.

- В раскрывающемся списке Цвет (Color) задается цвет символов: черный, синий, белый, серый 50% и так далее.

Чтобы отказаться от полужирного, курсивного или другого начертания символов и установить форматирование символов, установленное по умолчанию, расположите курсор внутри слова и нажмите клавиши Ctrl+Пробел.

Параметры подчеркивания текста. Параметры подчеркивания текста выбираются в раскрывающемся списке Подчеркивание (Underlined). Ниже приведено назначение некоторых элементов списка:

- нет - подчеркивание отсутствует;

- одинарное - текст подчеркивается одной линией;

- только слова - подчеркиваются слова, интервалы между ними не подчеркиваются;

- двойное - текст подчеркивается двойной линией;

- пунктирное - текст подчеркивается пунктирной линией.

Создание эффектов. В рамке Эффекты (Effects) () предусмотрена возможность установки флажка зачеркнутый (Strikethrough), обеспечивающего появление сплошной линии, перечеркивающей текст. Можно установить флажки двойное зачеркивание (Double strikethrough), с тенью (Shadow), контур (Outline) и т.д. Эффект от установки этих флажков показан ниже:

Выбранный шрифт с заданными параметрами отображается в поле Образец (Preview).

Форматирование абзаца.

Абзацем является часть текста, которая заканчивается символом абзаца . Символ конца абзаца появляется после нажатия клавиши Enter. Абзац является одним из главных элементов оформления документа. Абзац может содержать только один символ абзаца (пустой абзац) или состоять из нескольких строк текста. Как правило, после нажатия клавиши Enter создается абзац, атрибуты которого повторяют предыдущий. Если удалить символ абзаца, то все атрибуты последующего абзаца приобретают атрибуты предыдущего.

При редактировании текста желательно отображать на экране символы конца абзаца (.).

Для форматирования нескольких абзацев или всего документа выделите их и задайте параметры форматирования: отступы, выравнивание, интервалы, положение на странице.

При форматировании абзаца можно использовать окно диалога Абзац, кнопки панели инструментов Форматирование, горизонтальную и вертикальную линейки. Для отображения на экране окна диалога Абзац выберите команду Абзац (Paragraph) в меню Формат (Format) или в контекстном меню, появляющемся после щелчка абзаца правой кнопкой мыши.

При форматировании абзаца используются также команды Табуляция, Границы и заливка и Список из меню Формат.

Отступы, выступы и интервалы. Отступом называется расстояние между текстом и левым или правым полем страницы. При создании выступа происходит смещение элемента, например, маркера, номера или слова, влево от первоначальной линии текста.

Откроем вкладку Отступы и интервалы (Indents and Spacing) окна диалога Абзац (). В рамке Отступ (Indentation) установим величины отступов от края страницы: слева (Left) и справа (Right). Если задать отрицательное значение отступа, то текст будет вынесен на левое или правое поле.

При вводе текста после нажатия клавиши Enter указатель автоматически перейдет к следующему абзацу с учетом отступа или выступа заданного в поле на (By), если в раскрывающемся списке первая строка (Special) установлен элемент Отступ (First line). Если в этом списке установлен элемент Выступ (Hanging), то заданный отступ будет распространяться на весь абзац, кроме первой строки. Выступы первой строки абзаца применяются в маркированных и нумерованных списках, в библиотечных указателях. При установке элемента нет (none) ни одна строка не имеет отступа или выступа.

Размер интервала в пунктах между абзацами задается в рамке Интервал (Spacing) в списках перед (Before) и после (After). Размеры интервалов до и после абзаца часто задают для заголовков.

Междустрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста. В большинстве случаев он берется равным 120% от размера шрифта. Раскрывающийся список междустрочный (Line Spacing) содержит следующие элементы:

- Одинарный (Single) - устанавливает междустрочный интервал для каждой строки в зависимости от размера максимального символа строки.

- Минимум (At Least) - устанавливает минимальный междустрочный интервал с учетом различных факторов, например, верхнего или нижнего индекса.

- Точно (Exactly) - задает фиксированный междустрочный интервал между всеми строками.

- Множитель (Multiple) - позволяет задать в поле значение (At) кратность междустрочного интервала одинарному.

Для установки отступа абзаца с клавиатуры нажмите клавиши Ctrl+ь (Ctrl+М), для удаления отступа Ctrl+Shift+ь (Ctrl+Shift+М).

Выравнивание строк. В редакторе предусмотрено четыре варианта выравнивания строк по левому и правому полю абзацев: По левому краю (Left), По центру (Center), По правому краю (Right) и По ширине (Justified), которые задаются в раскрывающемся списке Выравнивание (Alignment) на вкладке Отступы и интервалы (Indents and Spacing) (рис. 2.16). Выбранное выравнивание распространяется на весь выделенный абзац.

При выравнивании текста по левому полю все строки абзаца начинаются вплотную к левому полю, как при печати на пишущей машинке, при выравнивании по правому краю все строки абзаца заканчиваются вплотную к правому полю (левый край получается неровным). Чтобы расположить абзац вплотную к правому полю, не задавайте отступы абзацев.

При выравнивании по центру все строки центрируются между левым и правым полем. При этом лучше задать нулевые отступы и не давать красной строки. При выравнивании по ширине все строки выравниваются сразу по обоим краям текста за счет увеличения расстояния между словами.

Выравнивание по правому краю применяется в колонтитулах, при печати чисел или текста в две колонки. Центрировать удобно заголовки. Выравнивание по ширине используется в книгах.

Для форматирования абзаца можно воспользоваться кнопками на панели форматирования или нажать указанное сочетание клавиш:

По левому краю - Ctrl+д (Ctrl+L), По центру - Ctrl+у (Ctrl+E)

По правому краю - Ctrl+к (Ctrl+R), По ширине - Ctrl+о (Ctrl+J).

Клавишу табуляции можно использовать для выравнивания текста, создания фиксированного отступа в начале каждой строки или для размещения текста в таблице, не имеющей обрамления. Использовать пробел для этих целей не рекомендуется.

Разбивка текста на страницы.

Условия разбивки текста на страницы для печати задается на вкладке Положение на странице (Line and Page Breaks) в окне диалога команды Абзац (Paragraph) из меню Формат (Format) ().

В группе Разбивка на страницы (Pagination) предусмотрена установка следующих флажков:

- Запрет висячих строк (Widow/Orphan control) - предотвращает вывод на печать одиночной последней строки абзаца или одиночной первой строки абзаца внизу страницы.

- Не разрывать абзац (Keep lines together) - запрещает переносить на следующую страницу часть абзаца.

- Не отрывать от следующего (Keep with next) - обеспечивает печать выделенного абзаца и следующего на одной странице.

- С новой страницы (Page break before) - вставляет разрыв страницы перед выбранным абзацем, чтобы печатать этот абзац с новой страницы.

- Запретить нумерацию строк (Suppress line numbers) - подавляет процесс нумерации строк в выделенном абзаце, если в этом разделе строки нумеруются.

- Запретить автоматический перенос слов (Don’t hyphenate) - запрещает автоматическую расстановку переносов слов в выделенном абзаце.

Панель инструментов “Форматирование”.

На панели инструментов Форматирование (Format Bar) находятся кнопки, обеспечивающие форматирование символов и абзаца. По активной кнопке можно определить, какое выравнивание задано для текущего абзаца ().

Для отображения панели инструментов Форматирование на экране надо выбрать в меню Вид (View) команду Панели инструментов/Форматирование (Toolbars/Formatting). По умолчанию панель инструментов Форматирование располагается в окне Microsoft Word ниже панели Стандартная.

Назначение полей и кнопок панели инструментов Форматирование:

1. Стиль - раскрывающийся список, позволяющий выбрать стиль для выделенных абзацев. Для открытия списка используется сочетание клавиш Ctrl+Shift+ы (Ctrl+Shift+S).

2. Шрифт - раскрывающийся список, позволяющий выбрать шрифт для выделенного абзаца или слова, в котором находится курсор. Для открытия списка используется сочетание клавиш Ctrl+Shift+а (Ctrl+Shift+F).

3. Размер шрифта - раскрывающийся список, позволяющий выбрать размер шрифта для выделенного абзаца или слова, в котором находится курсор. Набор доступных размеров зависит от выбранного шрифта и текущего принтера. Для открытия списка используется сочетание клавиш Ctrl+Shift+з (Ctrl+Shift+Р).

4. Полужирный - оформление выделенного текста или слова, в котором находится курсор, полужирным шрифтом. Если выделенный текст уже отформатирован полужирным, нажатие кнопки снимает это форматирование.

5. Курсив - оформление выделенного текста или слова, в котором находится курсор, курсивом. Если выделенный текст уже отформати­рован курсивом, нажатие кнопки снимает это форматирование.

6. Подчеркнутый - подчеркивание выделенного текста или слова, в котором находится курсор. Если текст уже подчеркнут, нажатие кнопки снимает подчеркивание.

7. По левому краю - выравнивание выделенного текста, чисел, встроенных объектов или абзаца, в котором находится курсор, по левому краю с неровным правым.

8. По центру - центрирование выделенного текста, чисел, встроенных объектов или абзаца, в котором находится курсор.

9. По правому краю - выравнивание выделенного текста, чисел, встроенных объектов или абзаца, в котором находится курсор, по правому краю с неровным левым.

10. По ширине - выравнивание текста сразу по обоим краям текста.

11. Нумерация- добавление или удаление нумерации заданных абзацев.

12. Маркеры - добавление или удаление маркировки заданных абзацев.

13. Уменьшить отступ - сдвигает выделенный абзац к предыдущей позиции табуляции.

14. Увеличить отступ - сдвигает выбранный абзац к следующей позиции табуляции.

15. Внешние границы - добавляет или удаляет границы вокруг выделенного текста, абзацев, ячеек, рисунков или других объектов.

16. Выделение цветом - форматирование фрагмента текста так, чтобы он выделялся на фоне окружающего текста. Вначале следует нажать на кнопку, а затем выделить объект, который будет закрашен. Повторное выделение объекта при нажатой кнопке снимет закраску. Чтобы изменить цвет выделения, следует нажать стрелку рядом с кнопкой и выбрать необходимый цвет.

17. Цвет шрифта - форматирование выделенного текста заданным цветом.

Маркированный или нумерованный список.

Под списком понимают последовательность строк, в которых содержатся данные одного типа. Списки облегчают чтение и понимание текста. Word позволяет придать абзацам форму списка, где каждый абзац будет помечен определенным маркером или номером. В маркированных списках перечисляются пункты, связанные с одной темой. В нумерованных списках перечисляются пункты, следующие друг за другом в определенном порядке. Каждый пункт списка является отдельным абзацем и имеет свой маркер или номер.

Создание маркированного или нумерованного списка выполняют следующим образом:

- курсор устанавливают на то место, откуда будет начинаться список;

- выбирают команду Список (Bullets and Numbering) в меню Формат (Format) или в контекстном меню, появляющемся после нажатия правой кнопки мыши;

- в окне команды открывают вкладку Маркированный (Bulleted) или Нумерованный (Numbered) и выбирают тип маркера () или формат номера ();

- вводят список. После ввода каждого элемента списка нажимают клавишу Enter - на следующей строке появляется новый маркер.

В нумерованном списке перед каждым абзацем стоит цифра. Если вы добавите/удалите пункт в списке, то нумерация всех последующих пунктов изменится автоматически.

Для быстрого создания маркированного списка можно использо­вать кнопки Нумерация (Numbering) и Маркеры (Bullets) на панели инструментов Форматирование. Эти же кнопки используются, чтобы закончить ввод текста в виде списка.

Чтобы закончить нумерованный или маркированный список и вернуться к обычному формату абзацев, дважды нажмите клавишу Enter или выберите команду Список (Bullets and Numbering) в меню Формат (Format) или в контекстном меню и установите элемент Нет (None).

Печать документа.

При подготовке документа к печати обычно используют команды Предварительный просмотр (Print Preview), Параметры страницы (Page Setup), Печать (Print) из меню Файл (File).

Параметры страницы.

Команда Параметры страницы (Page Setup) из меню Файл (File) позволяет задать размер листа, на котором будет напечатан документ, размеры полей, расположение текста на листе и т.д.

Заданные размеры могут относиться ко всему документу, к выделенному фрагменту, к оставшейся после курсора части документа или к разделу. Размеры полей при печати задаются с учетом используемого принтера.

Поля страницы. Поля определяют общую ширину основного текста и соответственно расстояние между текстом и краем страницы. Чтобы задать размер нижнего поля, введите на вкладке Поля (Margins) в поле Нижнее (Bottom) расстояние между нижним краем страницы и нижним краем последней строки на странице (рис. 2.20). Размер введите с клавиатуры или установите с помощью кнопок со стрелками в правой стороне поля. Аналогично введите раз­меры в поля: Верхнее (Top), Левое (Left), Правое (Right) в пределах от 1 до 3,5 см.

Рис. Окно диалога Параметры страницы с открытой вкладкой Поля, которая позволяет задать размещение текста на странице

Поля документа могут быть пустыми или содержать колонтитулы, примечания, текст, графику. В полях группы От края до колонтитула (From edge) задайте расстояние между верхним краем страницы и верхним краем верхнего колонтитула или расстояние между нижним краем нижнего колонтитула и нижним краем страницы.

- Флажок Зеркальные поля (Mirror Margins) устанавливают при печати на двух сторонах листа. Все внутренние поля становятся одной ширины, все внешние поля также будут равны друг другу (рис.2.21).

- В поле Переплет (Gutter) задайте дополнительное расстояние, добавляемое к левому полю страницы, если флажок Зеркальные поля (Mirror margins) снят или к внутреннему полю страницы, если флажок установлен. Обычно для переплета предусматривают не более 1,5 см.

Рис. Поля переплета (1) и зеркальные поля (2)

Размер и ориентация бумаги. На вкладке Размер бумаги (Paper Size) в раскрывающемся списке Размер бумаги (Paper Size) выберите размер, соответствующий используемой странице (). Например, в соответст­вии со стандартом DIN страница A4 имеет в ширину 21 см и в длину 29,7 см. В полях Ширина (Width), Высота (Height) можно задать размеры нестандартного листа. Формат бумаги и поля страницы определяют размер полосы набора - пространства, на котором будет печататься документ.

Расположение документа на листе при печати задайте в рамке Ориентация (Orientation) - книжная (Portrait) или альбомная (Landscape). Альбомная ориентация удобна при печати широких таблиц на узком принтере. В рамке Образец (Preview) отобразится внешний вид документа после применения к нему заданных параметров.

Макет страницы. На вкладке Макет (Layout) вы можете выбрать тип вертикального выравнивания, задать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц ().

Тип вертикального выравнивания текста на странице выберите в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание (Vertical alignment).

- При выборе элемента По верхнему краю верхняя строка текста выравнивается по верхнему краю страницы.

- При выборе элемента По высоте первая строка верхнего абзаца выравнивается по верхнему краю страницы, а последняя строка нижнего абзаца выравнивается по нижнему краю страницы. Параметр По высоте применим только к полным страницам; неполные страницы выравниваются по верхнему краю.

В группе Различать колонтитулы (Header and Footer) задайте, будут ли отличаться колонтитулы для разных страниц.

- Если следует задать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, установите флажок четных и нечетных страниц (Different odd and even).

- Установите флажок первой страницы (Different first page), если первая страница раздела или документа будет иметь свой колонтитул.

Просмотр документа перед печатью.

Прежде чем начать печатать документ, желательно увидеть, как он будет выглядеть в напечатанном виде. Вид страницы зависит от доступных шрифтов, цветовой палитры и разрешения принтера. В первую очередь следует обратить внимание на расположение рисунков. Рисунок, вставленный в документ, при печати переносится на следующую страницу, если он целиком не помещается на предыдущей. Чтобы избежать образования большого пустого поля внизу страницы, можно уменьшить размер рисунка или изменить место расположения рисунка в тексте.

Чтобы просмотреть на экране, как будет выглядеть документ после печати, выберите команду Предварительный просмотр (Print Preview) в меню Файл (File) или нажмите кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная (Standard).

Для предварительного просмотра документа перед печатью можно также использовать режим разметки. Окно предварительного просмотра документа ( )

более точно отображает расположение материала на напечатанной странице. Оно позволяет увидеть расположение и величину рисунков, полей, верхних и нижних колонтитулов, сносок, номера страниц, проверить разбивку документа на страницы. В окне можно отобразить одну страницу, пару последовательных или разворотных страниц. Страницы можно “перелистывать” с помощью клавиш Page Up, Page Down или кнопок, расположенных на вертикальной полосе прокрутки.

В верхней части окна диалога Предварительный просмотр расположена панель инструментов. С помощью кнопок панели инструментов можно вывести на печать одну копию документа, изменить масштаб изображения, предотвра­тить перенос небольшого фрагмента текста на другую страницу и т.д.

Кнопки, расположенные на панели инструментов, имеют следующее назначение:

1. Печать (Print) - позволяет вывести на печать одну копию активного документа с использованием текущих установок параметров печати.

2. Увеличение (Magnifier) - позволяет изменить масштаб изображения. На кнопке изображена лупа. После нажатия кнопки указатель принимает форму лупы, внутри которой виден знак “+”. Если подвести указатель к какому-нибудь участку документа и щелкнуть мышью, то масштаб изображения увеличится. Внутри лупы знак “+” заменится на “-”. Повторный щелчок вернет прежний масштаб изображения. Для перемещения по странице используют клавиши управления курсором, клавиши Page Up и Page Down.

3. Одна страница (One Page) - отображает на экране одну страницу документа.

4. Несколько страниц (Multiple Page) - позволяет просмотреть от одной до пяти страниц в один ряд. Количество отображаемых страниц и их расположение задают, перемещаясь по ячейкам при нажатой кнопке мыши ().

Рис.2.25. Выбор количества страниц отображаемых на экране

5. Масштаб (Zoom) - содержит список, позволяющий изменить масштаб отображения документа. Для открытия списка используется кнопка со стрелкой, расположенная справа от поля. Чтобы задать свой масштаб, следует выделить текущий масштаб, ввести с клавиатуры новое значение и нажать клавишу Enter.

Элемент списка По ширине страницы (Page Width) изменяет масштаб так, чтобы строка документа занимала всю ширину окна. Выбрав соответствую­щий элемент списка, можно отобразить в окне полностью одну или две страницы документа и увидеть расположение объектов на странице.

6. Линейка (Ruler) - обеспечивает отображение или сокрытие горизон­тальной и вертикальной линеек. Кнопка и команда работают как переключатели. Линейки позволяют увидеть границы расположения текста в документе. В режиме предварительного просмотра так же, как и в режиме разметки, при перемещении над маркером, определя­ющим границу документа, указатель принимает вид двунаправленной стрелки. Удерживая нажатой кнопку мыши, можно перетащить границу расположения документа на листе. Маркеры на линейке упрощают изменение отступов абзацев, полей страницы, позиций табуляции.

7. Подгонка страниц (Shrink To Fit) - позволяет предотвратить перенос маленького фрагмента документа на следующую страницу за счет уменьшения размера шрифта в тексте документа и тем самым обеспечивает уменьшение на одну количество страниц в документе.

8. Во весь экран - обеспечивает сокрытие панелей инструментов и других элементов экрана с тем, чтобы максимально увеличить размеры области, предназначенной для отображения документа. Повторное нажатие на кнопку возвращает к предыдущему режиму.

9. Закрыть (Close) - закрывает окно и возвращает в обычный режим. Аналогичный результат получается после нажатия клавиши Esc.

10. Контекстная Справка - позволяет получить справочную информацию по различным элементам окна предварительного просмотра.

Печать документа.

Документ можно напечатать несколькими способами:

а) выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File) и задайте установки для печати в окне диалога Печать (Print) (рис. 2.26), то есть задайте, на каком принтере будет печататься документ, количество копий и т.д.;

б) нажмите кнопку Печать на панели инструментов Стандартная. Будет распечатана одна копия всего документа в соответствии с установками, сделанными по умолчанию, без отображения на экране окна диалога;

в) в окне диалога Предварительный просмотр нажмите кнопку Печать или выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File).

Печать документов выполняется в фоновом режиме, который позволяет продолжить работу практически сразу после отправки документа на печать.

Настройка печати. После активизации команды Печать (Print) в меню Файл (File) появляется окно (), которое позволяет сделать установки, приведенные ниже.

В рамке Принтер (Printer):

- В раскрывающемся списке имя (Name) выбирается модель принтера, на котором будет производиться печать документа. Если установлено несколько принтеров, можно задать любой из них в качестве стандартного (по умолчанию). На нем будет выполнена печать, если не будут сделаны специальные установки.

- Установка флажка печать в файл (Print to file) обеспечивает запись документа в специальный файл печати, что позволяет с помощью дискеты перенести файл на другой компьютер и напечатать на другом принтере. Файл имеет расширение .prn и обычно используется, если на рабочем месте пользователя нет принтера, обеспечивающего нужное качество печати. На устройстве для печати документа необходимо установить тот драйвер принтера, для которого записывался файл.

В группе Копии (Copies):

- В поле число копий (Number of copies) вводят с клавиатуры число, указывающее, какое количество копий должно быть напечатано. Число копий можно задать с помощью мыши, щелкнув требуемое количество раз одну из стрелок с правой стороны поля. Все копии одной страницы печатаются друг за другом.

- Установка флажка разобрать по копиям (Collate) обеспечивает печать сначала всех страниц первой копии документа, затем второй и т.д., что позволяет избежать путаницы при разборке документа.

После того, как вы нажмете кнопку ОК, в строке состояния окна документа отобразится значок принтера и количество подготовленных для печати страниц. После завершения печати документа значок исчезает.