Создание юридических документов на основе шаблона.

Шаблон документа – это средство для создания однотипных документов. Параметры, хранимые в шаблонах, определяют свойства нового документа, созданного на основе данного шаблона. Использование шаблонов документов автоматизирует создание и форматирование текстов, имеющих сходную структуру. Шаблон является основой для других документов, а сам остаётся неизменным. Для разработки шаблонов документов применяется команда Файл/ Создать с указанием типа документа – Шаблон. При этом создается новый документ со стандартным именем Шаблон1, для которого можно выполнить все необходимые оформления, разметки, подготовить стили, макрокоманды и т.д., а затем сохранить документ со стандартным расширением .dot в каталоге, содержащем шаблоны. При создании шаблона задаётся неизменяемый (постоянный) текст в виде обычной символьной строки и модифицируемая (переменная) часть документа в виде полей. К постоянной части шаблона относится неизменяемый при вводе текст, таблицы фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графики, линии разметки, элементы оформления - заполнение, обрамление. Переменная часть документа включает текст, списки, флажки и используется для ввода информации при заполнении шаблона. Для размещения в документе переменных данных служат поля, настройка которых выполняется путём вызова Опций поля.

Поля бывают двух основных типов:

1) Собственно поле. Это объект Microsoft Word, представляющий собой вычисляемую и изменяемую величину (например, дата, время, количество страниц и т.д.) или команду по управлению документом (переформатировать, обновить оглавление и т.п.). Такое поле можно использовать и в шаблоне, и в обычном документе, создаваемом не на основе шаблона. Для добавления поля к шаблону используют команду Вставка/Поле. В появившемся окне выбирают нужную категорию поля и само поле (например, для вставки поля типа Date необходимо указать категорию поля Дата и время, затем выбрать само поле Date). При этом внизу появляется его описание, а вид поля можно задать с помощью кнопки Параметры. Наиболее часто встречаются поля Page, которое вставляется при добавлении номера страницы и Date, которое вставляется при выборе команды Дата и время.

2) Поле формы. Особенно эффективно при создании документа на основе шаблона. Для добавления поля формы следует вызвать панель инструментов Формы с помощью команды Вид / Панели Инструментов. В шаблонах используются поля трех типов: текстовые поля, флажки, поля со списками. Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры. Чтобы открыть данное окно его следует выбрать поле и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы на панели инструментов Формы или сделать двойной щелчок мышью по вставленному в документ полю. Щелкаете мышью на кнопке Файл.Из раскрывшегося подменю щелкаете на команде Создать. В области задач Создание документа щелкаете мышью на команде На моем компьютере либо, если ранее уже работали с этим шаблоном, выбираете его из списка Последние использовавшиеся шаблоны. В открывшемся диалоговом окне либо выбираете необходимый вам шаблон, либо переходите на одну из вкладок окна, содержащую ваш шаблон и выбираете его уже из этой вкладке. Щелкаете на кнопке ОК.