2. Обобщение данных: сортировка, фильтрация, подведение итогов, консолидация

Команда Данные – Сортировка открывает окно, в котором задаются ключи сортировки (столбцы или строки) и порядок сортировки. В MS Excel используется следующий порядок сортировки:

1. числа (от до );

2. текст и формулы;

3. значение ЛОЖЬ;

4. значение ИСТИНА;

5. значения ошибок;

6. пустые значения.

При использовании Сортировки следует помнить следующие замечания.

· Порядок сортировки данных в MS Excel зависит от национальных настроек MS Office Windows.

· Если необходимо упорядочить числовые величины в алфавитном порядке, следует перед числовыми величинами ставить апостроф либо отформатировать числа как текст, либо ввести число как формулу (например, =”345”).

· При сортировке списков, содержащих формулы, следует помнить, что относительные ссылки в формулах при перемещении записей могут привести к неправильным результатам, поэтому в списках лучше использовать формулы с абсолютными ссылками.

· Для возврата к первоначальному списку следует ввести перед базой дополнительное индексное поле, содержащее возрастающее с любым шагом числовую последовательность (например, 1, 2, 3,…). Т.о. выделив ячейку в столбце индексов и нажав кнопку По возрастанию, вернемся к первоначальному списку.

· Сортировка в особом порядке позволит отсортировать данные в каком-либо заданном порядке (например, дни недели, месяцы и т.д.). Для этого используется команда Данные – Сортировка – кнопка Параметры – поле Порядок сортировки по 1-му ключу (выбирается вариант порядка сортировки). Часто для этого нужно создавать собственный пользовательский список. Возвращение к обычному порядку – выбрать в поле Порядок сортировки по 1-му ключу элемент Не производится.

Для поиска и фильтрации данных в MS Excel существуют 3 средства:

· форма данных;

· автофильтр;

· расширенный фильтр.

MS Excel предоставляет широкие возможности для проведения анализа данных, которые находятся в списке MS Excel. К средствам анализа относятся:

· обработка списка с помощью различных формул и функций;

· построение диаграмм и использование карт MS Excel;

· проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие ошибок;

· автоматическое подведение итогов (включая Мастер Частичных сумм);

· консолидация данных;

· сводные таблицы;

· структуризация рабочих листов;

· специальные средства анализа выборочных записей и данных – Подбор параметра, Поиск решения, Сценарии, Пакет анализа.

Консолидация данных. Консолидация предназначается для обобщения однородных данных. Консолидацию данных можно провести следующим образом (методика проведения консолидации).

1. Указать местоположение будущих консолидированных данных.

2. Выбрать команду Данные – Консолидация.

3. В открывшемся окне указать диапазоны данных, подлежащие консолидации.

4. Указать способ консолидации: согласно расположению в диапазоне (сняты все флажки группы Использовать в качестве имен) или согласно заголовкам строк и столбцов (включить флажки Подписи верхней строки и Значения левого столбца).

5. Выбрать тип консолидации.

6. При необходимости указать добавление структуры – установить опцию Создавать связи с исходными данными.