Бухгалтерская документация

Все бухгалтерские документы унифицированы. Они создаются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами. Большинство форм бухгалтерских документов относятся к бланкам строгой отчетности.

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами но и, чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте. При их написании следует помнить, что количественные числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных.

Денежно-финансовые документы имеют особенности и в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер.

Таким образом, все законодательно-нормативные акты о ведении документации бухгалтерской отчетности касаются вопросов их подписания.

Подписи на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой печати. К ним относятся: гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения; заявления; и т.д. Гербовая печать в небольшой организации чаще всего находится у секретаря, и он должен иметь перечень документов, на которые эта печать ставится.

Оформление первичных учетных документов отличается особенностями:

• документы должны быть составлены в момент совершения финансово-хозяйственной операции или непосредственно после ее завершения;

• формы документов содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

• они должны быть составлены по определенным формам;

Альбомы унифицированных форм должны быть в каждой организации. При автоматизированной системе бухгалтерского учета формы находятся в памяти машины и при необходимости выводятся на бумажную основу.

Обработка бухгалтерской документации и их учет проводятся отдельно от других документов организации и имеют свои особенности.

Секретарь должен всегда помнить, что задержка в передаче и обработке бухгалтерских документов может привести к финансовым затруднениям. В отличие от организационно-распорядительных документов, которые принимаются к исполнению такими, какими они получены, все бухгалтерские документы, как поступившие, так и составленные в организации подлежат обязательной проверке, как по форме, так и по содержанию.

Порядок записей и формы накопительных учетных документов представлены в инструкциях по бухгалтерскому учету.

Конкретные сроки хранения бухгалтерских документов устанавливаются с помощью перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Часть бухгалтерских документов имеет постоянный срок хранения.

К бухгалтерским документам постоянного срока хранения относятся:

• сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы;

• сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

• протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

• сводные годовые отчеты о финансовых результатах и их использовании;

• аудиторские заключения;

• документы по оценке и переоценке основных фондов и по оценке стоимости имущества;

• аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;

• передаточные, разделительные, ликвидационные балансы;

• налоговые декларации.