Обработка и использование данных слияния документов

Достаточно часто возникает необходимость создания большого количества од­нотипных документов, отличающихся, например, фамилией клиента, его адресом, да­той и другими данными. В этих случаях используется слияние документов.

Для этого можно использовать команды группы из вкладкиРассылки.

Проще всего использовать Пошаговый мастер слияния, который дает возможность:

• создать шаблон письма и заполнить его данными для отправки по раз­ным адресам;

• отформатировать документ как письмо электронной почты;

• отформатировать документ как конверт;

• отформатировать документ как лист с наклейками для посылок и бандеро­лей;

• создать список, каталог или другой перечень.

Например, нам надо создать и разослать приглашения на выставку сотням спе­циалистов отрасли «Судостроение»:

Слияние подразумевает наличие, по крайней мере, двух основных компонентов слияния: основного документа слияния (это текст письма, приведенный выше) и ис­точника данных (данные выделены курсивом). Источник данных – список приглаша­емых. Можно этот источник данных создавать в процессе слияния, а можно восполь­зоваться уже готовыми списками, созданными в Excelили Access, и адресной книгой Outlook.

При создании основного документа в нем оставляются пустые места – поля слияния, в них впоследствии автоматически должны быть занесены данные из соот­ветствующих полей данных документа – источника. Для этого используется Мастер слияния.

Работа с Мастером слияния

Для вызова мастера слияния необходимо выбрать значоки в появившемся меню команду Мастер слияния. На окне справа появится панель Слияние (рис. 63).

Рисунок 64. Панель Слияние

Теперь необходимо выполнить 6 этапов:

1этап: Выбор типа создаваемого документа в панели слияния. Например, для нашего случая Письма. Для продолжения нажмите 2этап: Выбор способа создания основного документа. В этом случае можно со­здать новый документ непосредственно – Текущий документ или Шаблон, который впоследствии можно использовать много раз, или выбрать созданный ранее документ- Существующий документ.

Для продолжения нажмите .

3 этап: Создание списка получателей. Как указывалось выше, можно этот ис­точник данных создавать в процессе слияния – Создание списка, а можно воспользо­ваться уже готовыми списками, созданными в Excel или Access – Использование списка, или адресной книгой Outlook – Контакты Outlook. В нашем случае выбираем Создание списка. Для создания списка нажимаем гиперссылку.

В появившемся окне (рис. 64), вводим записи, содержащие необходимые данные (Фамилия, Имя, Отчество, Название организации и т. д.), используя кнопку Создать запись.

Рисунок 65. Окно создания списка адресов

Для вве­дения дополнительных данных адреса, которых нет в списке (Должность, Отчество) использовать кнопку Настройка столбцов. В диалоговых окнах (рис. 65) ввести дополнительные поля, используя кнопку Добавить и ОК.

Рисунок 66. Вставка дополнительных полей

Для продолжения нажмите кнопку OK и сохраните полученный список адресов. В появившемся окне Получатели слияния (рис. 66)

Рисунок 67. Окно Получатели слияния

проверьте данные и нажмите кнопку ОК.

Для продолжения нажмите.

Последовательно выделяя элементы письма (выделенные курсивом), которые должны быть автоматически заполнены из созданной базы, нажимаем команду и выбираем в окнеДобавление поля слияния(рис. 67) необходи­мые данные, например, Обращение, Имя, Фамилия Организация, нажимаем кнопки Вставить и За­крыть.

Рисунок 68. Окно выбора вставляемых элементов письма

В результате получим заполненную форму писем для всех адресатов, например.

Для продолжения нажмите .

В появившемся окне, используя команду можно вывести на печать все полученные письма.

С помощью команды можно объединить все записи или часть из них в единый файл (рис. 68).

Рисунок 69. Окно объединения файлов

Задание 32.Создайте приведенное выше письмо для пяти адресатов.