Обработка и использование данных слияния документов
Достаточно часто возникает необходимость создания большого количества однотипных документов, отличающихся, например, фамилией клиента, его адресом, датой и другими данными. В этих случаях используется слияние документов.
Для этого можно использовать команды группы из вкладкиРассылки.
Проще всего использовать Пошаговый мастер слияния, который дает возможность:
создать шаблон письма и заполнить его данными для отправки по разным адресам;
отформатировать документ как письмо электронной почты;
отформатировать документ как конверт;
отформатировать документ как лист с наклейками для посылок и бандеролей;
создать список, каталог или другой перечень.
Например, нам надо создать и разослать приглашения на выставку сотням специалистов отрасли «Судостроение»:
ИНСТИТУТ МОРЯ 191123 Санкт-Петербург Невский проспект 123, Телефон 456-12-33 | Адрес Название организации Должность Фамилия И.О. |
Обращение Имя Отчество Приглашаем Вас принять участие в 6 Международной выставке«СУДОСТРОЕНИЕ»по специализации Название Специализации.
Директор В. Иванов |
Слияние подразумевает наличие, по крайней мере, двух основных компонентов слияния: основного документа слияния (это текст письма, приведенный выше) и источника данных (данные выделены курсивом). Источник данных – список приглашаемых. Можно этот источник данных создавать в процессе слияния, а можно воспользоваться уже готовыми списками, созданными в Excelили Access, и адресной книгой Outlook.
При создании основного документа в нем оставляются пустые места – поля слияния, в них впоследствии автоматически должны быть занесены данные из соответствующих полей данных документа – источника. Для этого используется Мастер слияния.
Работа с Мастером слияния
Для вызова мастера слияния необходимо выбрать значоки в появившемся меню команду Мастер слияния. На окне справа появится панель Слияние (рис. 63).
Рисунок 64. Панель Слияние
Теперь необходимо выполнить 6 этапов:
1этап: Выбор типа создаваемого документа в панели слияния. Например, для нашего случая Письма. Для продолжения нажмите 2этап: Выбор способа создания основного документа. В этом случае можно создать новый документ непосредственно – Текущий документ или Шаблон, который впоследствии можно использовать много раз, или выбрать созданный ранее документ- Существующий документ.
Для продолжения нажмите .
3 этап: Создание списка получателей. Как указывалось выше, можно этот источник данных создавать в процессе слияния – Создание списка, а можно воспользоваться уже готовыми списками, созданными в Excel или Access – Использование списка, или адресной книгой Outlook – Контакты Outlook. В нашем случае выбираем Создание списка. Для создания списка нажимаем гиперссылку.
В появившемся окне (рис. 64), вводим записи, содержащие необходимые данные (Фамилия, Имя, Отчество, Название организации и т. д.), используя кнопку Создать запись.
Рисунок 65. Окно создания списка адресов
Для введения дополнительных данных адреса, которых нет в списке (Должность, Отчество) использовать кнопку Настройка столбцов. В диалоговых окнах (рис. 65) ввести дополнительные поля, используя кнопку Добавить и ОК.
Рисунок 66. Вставка дополнительных полей
Для продолжения нажмите кнопку OK и сохраните полученный список адресов. В появившемся окне Получатели слияния (рис. 66)
Рисунок 67. Окно Получатели слияния
проверьте данные и нажмите кнопку ОК.
Для продолжения нажмите.
Последовательно выделяя элементы письма (выделенные курсивом), которые должны быть автоматически заполнены из созданной базы, нажимаем команду и выбираем в окнеДобавление поля слияния(рис. 67) необходимые данные, например, Обращение, Имя, Фамилия Организация, нажимаем кнопки Вставить и Закрыть.
Рисунок 68. Окно выбора вставляемых элементов письма
В результате получим заполненную форму писем для всех адресатов, например.
ИНСТИТУТ МОРЯ 191123Санкт-Петербург Невский проспект 123, Телефон 456-12-33 | г. С. Петербург НИИТМ Гл. инженеру Иванову И.И. |
Уважаемый Иван Иванович Приглашаем Вас принять участие в 6 Международной выставке «СУДОСТРОЕНИЕ» по специализации Двигатели.
Директор В. Иванов |
Для продолжения нажмите .
В появившемся окне, используя команду можно вывести на печать все полученные письма.
С помощью команды можно объединить все записи или часть из них в единый файл (рис. 68).
Рисунок 69. Окно объединения файлов
Задание 32.Создайте приведенное выше письмо для пяти адресатов.
- 1Запуск и завершение работы с программой Word 6
- Запуск и завершение работы с программой Word
- Основные элементы окна Word
- Панель быстрого доступа
- Создание текстовых документов
- Установка параметров страницы
- Ввод текста
- Проверка правописания и исправление ошибок в тексте
- Расстановка переносов в тексте
- Сохранение и открытие документов в Word
- Сохранение документа
- Открытие документа
- Сохранение документа под другим именем в другом месте
- Редактирование документов
- Выделение фрагментов текста
- Перемещение/копирование фрагментов текста
- Удаление фрагмента текста
- Вставка часто встречающегося материала
- Исправление ошибок при вводе
- Поиск и замена текста
- Форматирование документов
- Форматирование символов
- Форматирование с помощью значков ленты
- Форматирование шрифта с помощью диалогового окна Шрифт
- Форматирование шрифта с помощью контекстного меню
- Эффект разрядки и уплотнения текст. Смещение символов вверх, вниз
- Форматирование абзацев
- Выравнивание абзацев
- Форматирование отступов и интервалов
- Линейка форматирования
- Форматирование абзацев с помощью диалогового окна
- Установка отступа первой (красной или висячей) строки:
- Установка абзацных отступов
- Установка интервалов между строками и абзацами
- Форматирования страниц с помощью диалогового окна
- Создание списков
- Создание списков с помощью ленты
- Формирование списка из созданного ранее текста
- 123 12 23
- 456 23 56
- 785 23 45
- Создание многоуровневого списка
- Замена маркеров нумерацией
- Программа создания фигурного текста WordArt
- Лабораторная по Word
- Таблицы
- Создание таблиц
- Создание таблиц с помощью шаблона
- Создание таблиц с помощью команды Вставить таблицу
- Рисование таблицы с помощью карандаша
- Редактирование таблиц
- Выделение фрагментов таблиц
- Значки на вкладке Работа с таблицами Макет:
- Автоматическое оформление строк заголовка
- Сортировка данных в ячейках таблиц
- Перемещение таблицы по полю документа и изменение размера таблицы
- Вычисления в таблицах
- Вставка номеров страниц и колонтитулов
- Многоколоночная верстка документов
- 2013 Г.
- Рисование и вставка в текст иллюстраций
- Вставка в документ математических формул
- Обработка больших документов
- Вставка титульной страницы
- Автоматическая нумерация рисунков, таблиц, формул
- Предметные указатели (индексы)
- Создание списка иллюстраций
- Автоматическое форматирование списков литературы
- Создание оглавления
- Создание форм для заполнения
- Создание типовых документов
- Создание шаблонов и типовых документов по шаблонам
- Создание надписей на конвертах и почтовых наклеек
- Предварительный просмотр и печать документов
- Обработка и использование данных слияния документов
- Защита документов в Word
- Автоматизация работы с помощью макросов
- Литература