Создание форм для заполнения
В делопроизводстве постоянно используются формы различных типов. Раньше приходилось иметь большие запасы бумажных бланков форм. Создание форм в Wordпозволяет хранить только электронные шаблоны форм и распечатывать их по мере необходимости или же вообще использовать электронные формы, которые дают возможность пересылки их по необходимым адресам и автоматической обработки данных из большого количества форм.
Форма - это документ со специальными областями - полями формы, в которые вводятся данные (например, рис. 53).
С помощью Word можно создать два типа форм: печатную и электронную. С помощью специальных полей в документе формы можно разместить диалоговые окна ввода, флажки и раскрывающиеся списки, что значительно упрощает и ускоряет процессе заполнения.
Различают три вида полей:
поля ввода данных (текст, число, дата, текущая дата, текущее время и вычисление);
флажки;
поля со списком для выбора значений.
Рисунок 54. Пример формы
Электронная форма содержит:
Текст или графические элементы, которые задаются разработчиком и не могут быть изменены пользователем;
Поля формы, заполняемые пользователем.
Электронные формы позволяют выполнять автоматическую проверку вводимых данных, обновление зависимых полей (например, поле города и области при введении почтового индекса), различные вычисления (например, автоматический расчет итоговой суммы). Для упрощения заполнения полей, к ним можно добавить подсказки.
Разработка формы начинается с построения структуры формы, т.е. с задания взаимного расположения всех неизменяемых элементов формы. Затем производится вставка полей формы в соответствующие места, где предусмотрен ввод данных. Для предотвращения случайного или преднамеренного изменения неизменяемых элементов их можно защитить, в частности с использованием пароля.
Таким образом, разработка формы стоит из трех этапов:
разработка структуры формы - задание взаимного расположения всех неизменяемых элементов формы;
вставка полей формы в соответствующие места, где предусмотрен ввод данных;
защита и сохранение формы.
Примечание: Различают форму – документ и форму – шаблон.
Разработка структуры формы
Набросайте её внешний вид на бумаге (особенно для сложных форм). Как правило, форма создается с использованием одной или нескольких таблиц. В случае необходимости обрамление таблиц можно убрать.
Введите неизменяемую текстовую часть.
Отформатируйте таблицу (граница, цвет, заливка и т.п.).
Добавьте поля формы.
Для добавления в форму полей, которые пользователь будет просматривать, и заполнять в Microsoft Word или в напечатанном виде, используйте вкладку Разработчик группу значокЭлементы из предыдущих версий. При этом откроется окно инструментовФормы предыдущих версий (рис. 54).
Рисунок 55. Панель инструментов Формы
Добавление текстового поля
Нажмите кнопку Текстовое поле .Сделайте двойной щелчок по появившемуся текстовому полю и в окне (рис. 55) выберите необходимый тип данных и другие параметры. Для данного поля может быть заданТекст по умолчанию, так что пользователям не придется вводить наиболее вероятный ответ, кроме случая, когда их ответ будет отличаться от стандартного.
Рисунок 56. Окно выбора параметров
Добавление флажка рядом с независимым параметром
Нажмите кнопку Флажок и введите подпись к нему
Добавление поля со списком возможных ответов
Нажмите кнопку Список .
Сделайте двойной щелчок в поле списка и, в появившемся окне (рис. 56), введите элементы списка в окно Элемент списка: с последующим перемещением в окно Список: с помощью кнопки Добавить.
Чтобы удалить элемент, выделите его в поле Список, а затем нажмите кнопку Удалить.
Чтобы переместить элемент, выделите его в поле Список:, а затем нажмите кнопку со стрелкой в группе Порядок.
Рисунок 57. Окно Параметры поля со списком
Изменение формата содержимого поля формы
Выделите поле формы, которое необходимо форматировать.
На вкладке Формат выберите группу Шрифт.
Выберите необходимые параметры форматирования.
Отображение или удаление тени
На панели инструментов Формы (рис. 54) нажмите кнопку Затенение полей формы .
Примечания: Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.
Можно восстановить исходные значения поля форм вручную, нажав кнопку Очистить поля формы на панели инструментов Формы.
Защита формы от изменения пользователями
Перед использованием электронной формы, разработанной для просмотра и заполнения в Microsoft Word, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.
Примечание: При защите документа нижеследующим методом, все данные в формы восстановят исходные значения.
На вкладке Разработчик выбрать группу Защита и значок .
В группе 2 Ограничения на редактирование окна Ограничить форматирование (рис. 57)установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа. В выпадающем меню на вкладке выбрать Ввод данных в поля форм.
Рисунок 58. Защита формы
Нажмите кнопку Да, включить защиту в группе 3.
Введите пароль для защиты формы в поле Пароль (необязателен) и подтвердите его. Только знающие пароль пользователи смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, по-прежнему смогут вводить данные в поля формы.
Чтобы защитить всю форму, нажмите кнопку ОК.
Задание 29. Создайте форму, приведенную в начале раздела.
- 1Запуск и завершение работы с программой Word 6
- Запуск и завершение работы с программой Word
- Основные элементы окна Word
- Панель быстрого доступа
- Создание текстовых документов
- Установка параметров страницы
- Ввод текста
- Проверка правописания и исправление ошибок в тексте
- Расстановка переносов в тексте
- Сохранение и открытие документов в Word
- Сохранение документа
- Открытие документа
- Сохранение документа под другим именем в другом месте
- Редактирование документов
- Выделение фрагментов текста
- Перемещение/копирование фрагментов текста
- Удаление фрагмента текста
- Вставка часто встречающегося материала
- Исправление ошибок при вводе
- Поиск и замена текста
- Форматирование документов
- Форматирование символов
- Форматирование с помощью значков ленты
- Форматирование шрифта с помощью диалогового окна Шрифт
- Форматирование шрифта с помощью контекстного меню
- Эффект разрядки и уплотнения текст. Смещение символов вверх, вниз
- Форматирование абзацев
- Выравнивание абзацев
- Форматирование отступов и интервалов
- Линейка форматирования
- Форматирование абзацев с помощью диалогового окна
- Установка отступа первой (красной или висячей) строки:
- Установка абзацных отступов
- Установка интервалов между строками и абзацами
- Форматирования страниц с помощью диалогового окна
- Создание списков
- Создание списков с помощью ленты
- Формирование списка из созданного ранее текста
- 123 12 23
- 456 23 56
- 785 23 45
- Создание многоуровневого списка
- Замена маркеров нумерацией
- Программа создания фигурного текста WordArt
- Лабораторная по Word
- Таблицы
- Создание таблиц
- Создание таблиц с помощью шаблона
- Создание таблиц с помощью команды Вставить таблицу
- Рисование таблицы с помощью карандаша
- Редактирование таблиц
- Выделение фрагментов таблиц
- Значки на вкладке Работа с таблицами Макет:
- Автоматическое оформление строк заголовка
- Сортировка данных в ячейках таблиц
- Перемещение таблицы по полю документа и изменение размера таблицы
- Вычисления в таблицах
- Вставка номеров страниц и колонтитулов
- Многоколоночная верстка документов
- 2013 Г.
- Рисование и вставка в текст иллюстраций
- Вставка в документ математических формул
- Обработка больших документов
- Вставка титульной страницы
- Автоматическая нумерация рисунков, таблиц, формул
- Предметные указатели (индексы)
- Создание списка иллюстраций
- Автоматическое форматирование списков литературы
- Создание оглавления
- Создание форм для заполнения
- Создание типовых документов
- Создание шаблонов и типовых документов по шаблонам
- Создание надписей на конвертах и почтовых наклеек
- Предварительный просмотр и печать документов
- Обработка и использование данных слияния документов
- Защита документов в Word
- Автоматизация работы с помощью макросов
- Литература