logo search

Создание форм для заполнения

В делопроизводстве постоянно используются формы различных типов. Раньше приходилось иметь большие запасы бумажных бланков форм. Создание форм в Wordпозволяет хранить только электронные шаблоны форм и распечатывать их по мере необходимости или же вообще использовать электронные формы, которые дают воз­можность пересылки их по необходимым адресам и автоматической обработки данных из большого количества форм.

Форма - это документ со специальными областями - полями формы, в которые вводятся данные (например, рис. 53).

С помощью Word можно создать два типа форм: печатную и электронную. С помощью специальных полей в документе формы можно разместить диалоговые окна ввода, флажки и раскрывающиеся списки, что значительно упрощает и ускоряет про­цессе заполнения.

Различают три вида полей:

Рисунок 54. Пример формы

Электронная форма содержит:

Электронные формы позволяют выполнять автоматическую проверку вводимых данных, обновление зависимых полей (например, поле города и области при введении почтового индекса), различные вычисления (например, автоматический расчет итого­вой суммы). Для упрощения заполнения полей, к ним можно добавить подсказки.

Разработка формы начинается с построения структуры формы, т.е. с задания взаимного расположения всех неизменяемых элементов формы. Затем производится вставка полей формы в соответствующие места, где предусмотрен ввод данных. Для предотвращения случайного или преднамеренного изменения неизменяемых элемен­тов их можно защитить, в частности с использованием пароля.

Таким образом, разработка формы стоит из трех этапов:

  1. разработка структуры формы - задание взаимного расположения всех неиз­меняемых элементов формы;

  2. вставка полей формы в соответствующие места, где предусмотрен ввод данных;

  3. защита и сохранение формы.

Примечание: Различают форму – документ и форму – шаблон.

Разработка структуры формы

  1. Набросайте её внешний вид на бумаге (особенно для сложных форм). Как правило, форма создается с использованием одной или нескольких таблиц. В случае необходимости обрамление таблиц можно убрать.

  2. Введите неизменяемую текстовую часть.

  3. Отформатируйте таблицу (граница, цвет, заливка и т.п.).

  4. Добавьте поля формы.

  5. Для добавления в форму полей, которые пользователь будет просматривать, и заполнять в Microsoft Word или в напечатанном виде, используйте вкладку Разработчик группу значокЭлементы из предыдущих версий. При этом откроется окно инструментовФормы предыдущих версий (рис. 54).

Рисунок 55. Панель инструментов Формы

Добавление текстового поля

Нажмите кнопку Текстовое поле .Сделайте двойной щелчок по появившемуся текстовому полю и в окне (рис. 55) выберите необходимый тип данных и другие параметры. Для данного поля может быть заданТекст по умолчанию, так что пользователям не придется вводить наиболее вероятный ответ, кроме случая, когда их ответ будет отличаться от стандартного.

Рисунок 56. Окно выбора параметров

Добавление флажка рядом с независимым параметром

Нажмите кнопку Флажок и введите подпись к нему

Добавление поля со списком возможных ответов

Нажмите кнопку Список  .

Сделайте двойной щелчок в поле списка и, в появившемся окне (рис. 56), введите элементы списка в окно Элемент списка: с последующим перемещением в окно Список: с помощью кнопки Добавить.

Чтобы удалить элемент, выделите его в поле Список, а затем нажмите кнопку Удалить.

Чтобы переместить элемент, выделите его в поле Список:, а затем нажмите кнопку со стрелкой в группе Порядок.

Рисунок 57. Окно Параметры поля со списком

Изменение формата содержимого поля формы

    1. Выделите поле формы, которое необходимо форматировать.

    2. На вкладке Формат выберите группу Шрифт.

    3. Выберите необходимые параметры форматирования.

Отображение или удаление тени

На панели инструментов Формы (рис. 54) нажмите кнопку Затенение полей формы .

Примечания: Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.

Можно восстановить исходные значения поля форм вручную, нажав кнопку Очистить поля формы на панели инструментов Формы.

Защита формы от изменения пользователями

Перед использованием электронной формы, разработанной для просмотра и заполнения в Microsoft Word, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

Примечание: При защите документа нижеследующим методом, все данные в формы восстановят исходные значения.

  1. На вкладке Разработчик выбрать группу Защита и значок .

  2. В группе 2 Ограничения на редактирование окна Ограничить форматирование (рис. 57)установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа. В выпадающем меню на вкладке выбрать Ввод данных в поля форм.

    Рисунок 58. Защита формы

  3. Нажмите кнопку Да, включить защиту в группе 3.

  4. Введите пароль  для защиты формы в поле Пароль (необязателен) и подтвердите его. Только знающие пароль пользователи смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, по-прежнему смогут вводить данные в поля формы.

  5. Чтобы защитить всю форму, нажмите кнопку ОК.

Задание 29. Создайте форму, приведенную в начале раздела.