6.3. Технология компьютерной обработки учетных задач на малом предприятии

В связи с развитием элегаронно-вычислительиой техники и появ­лением персональных компьютеров появилась возможность карди­нального изменения подхода к постановке бухгалтерского учета на малом предприятии. Это связано с ростом количества ПЭВМ, по­вышением их технических характеристик, снижением цен на них.

Решая вопрос компьютеризации на малом предприятии, необ­ходимо учитывать ряд факторов, связанных со спецификой финан­сово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, его экономическими возможностями, а также уровнем подготовки персонала. Подбор оптимальной конфигурации технических средств и программного обеспечения является серьезной пробле­мой, с которой сталкивается малое предприятие. Это связано с тем, что среди сотрудников малого предприятия редко встречаются специалисты, разбирающиеся в вопросах компьютеризации бухгалтерского учета. Для составления индивидуального проекта не у всякого малого предприятия хватит средств, поэтому важное зна­чение здесь имеет правильный выбор типового проекта и адаптация его к конкретным условиям своего предприятия. Как правило, следует выбирать фирму, обеспечивающую конкретную помощь Во внедрении типового проекта и издающую хорошую документацию по его освоению. При выборе типового проекта малому предпри­ятию необходимо ориентироваться на хорошо зарекомендовавшие себя фирмы, ознакомиться с результатами конкурсов программ ав­томатизации бухгалтерского учета, которые регулярно публикуются в журнале «Бухгалтерский учет», «финансовой газете».

Компьютеризация бухгалтерского учета на малых предприятиях ведется на основе большого количества программных средств, от­носящихся к классам «Мини-бухгалтерия» и «Интегрированная бухгалтерская система».

Пакеты мини-бухгалтерии имеют много общего и действуют по аналогичной схеме обработки информации. Рассмотрим принцип работы этих пакетов на примере «1С:Бухгалтерия» (версия 6.0).

Программа ориентирована на привычную ручную работу бух­галтера и журнально-ордерную систему. Меню программы состав­лено в удобной форме, имеется возможность пересчета остатков и оборотов после ввода и изменений операций, получение итогов за любой расчетный период и интервал времени. В программе имеет­ся возможность формирования и печати всех необходимых пер­вичных документов: приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, платежных документов. Программа обеспечи­вает ведение учета в валюте, хранит курсы валют и позволяет авто­матически выполнять переоценку валют.

Результатом обработки является набор форм отчетности для анализа финансового состояния предприятия на основе показате­лей, принятых в международной практике. В руководстве дано описание макроязыка, используемого для самостоятельного со­ставления документов и отчетов произвольной формы.

В исходном состоянии программа меню содержит следующие блоки: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». Но при работе в большинстве режимов программы в меню появля­ется еще одна группа функций — «Действия», которая перечисляет действия, доступные в текущем режиме работы. Ниже строки ме­ню располагается линейка пиктограмм. С ее помощью можно бы­стро вставить наиболее часто встречающиеся действия, например, печать, поиск строки, вставка, копирование, удаление и т.д. В нижней части окна располагается информационная строка — в ней выводятся сообщения о выполняемых программой действиях, под­сказки и т.д. Остальная часть окна «1С: Бухгалтерии» является ра­бочим пространством — в нем выводятся списки, бланки запросов, редактируемые документы и т.д.

Каждому блоку меню соответствует группа подчиненных ему функций (рис. 6.1).

Операции Отчетность Ссряк Окна Помощь

Журнал операций Расчет итогов

Счета Сводная проводка

Виды субконго Шахматка

Валюты Оборотно-сальдовая Общие парамет-

-ведомость ры

Константы Оборотно-сальдовая Параметры

Корр. проводки ведомость по счету отчето

Типовые операции

Документы и расчеты Обороты счета (глав- Параметры печа-

ная книга) ти отчетов

Интервал операций Журнал-ордер и ве- Параметры жур-

домость по счету нала операций

Перенос операций Анализ счета Принтер

Удаление операций Карточка счета

Замена номера жур- Анализ счета по суб- Сохранение дан-

нала конто ных

Выход Анализ счета по да- Архив данных

там

Анализ субконго Установить па­роль

Карточка субконго Калькулятор

Обороты между суб- Табло

конто

Отчеты по журналу Табло счетов

операций

Произвольные отчеты Рис. 6.1. Главное меню программы *1С Бухгалтерия» — версия 6.0

Рассмотрим схему технологии обработки бухгалтерской инфор­мации при помощи пакета «1С:Бухгалтерия».

Технологический процесс включает подготовительный, началь­ный и основной этапы.

Подготовительный этап выполняется при внедрении проекта. При этом осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере (осуществляется режимом «конс­танты»).

Выполняется корректировка и заполнение базы данных. Ведется просмотр плана счетов (режим «счета»), добавление счетов, выделение субсчетов по некоторым счетам для ведения аналитического учета. Просматриваются типовые проводки (режим «типовые проводки») и самостоятельно формируются дополнительные проводки. «Типовые проводки» предназначены для упрощения ввода стандартных и часто используемых опера­ций. При вводе типовой проводки создается одна или несколь­ко проводок, причем суммы этих проводок вычисляются авто­матически. Корректировка плана счетов может выполняться пе­риодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются те счета, по ко­торым будет вестись аналитический учет, например «материалы», «основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблице составляется список субконто с указани­ем цены по каждой позиции (табл. 6.1):

Таблица 6.1. Ошеис субканяю «ovhowhs <feScmu»

Код Субкоито Цена

1 Здание 250 000 000

2 Спаюк 5 000 000

3 Компьютер 6000000

Далее осуществляем ввод начальных остатков по каждому сче­ту. Для этого необходимо войти в режим «Сервис» (функция «Параметры») и установить рабочий период и дату, предшествующие текущим, а затем войти в режим «Операции» (функция «Интервал операций»). Предварительно в верхней части экрана проверяется правильность рабочего периода и даты. Про­водки состоят из номера счета, его корреспонденции «ОО» и суммы. При этом, если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите «ОО» и наоборот. Проверка правильности ввода остат­ков осуществляется функциями «Расчет итогов» и «Оборотно -сальдовая ведомость». Если остатки введены верно, то остатки по «ОО» счету должны быть нулевыми, а суммы дебетовых и кредито­вых оборотов равны. После ввода и проверки ввода остатков необ­ходимо выполнить режим «Закрытие периода». При этом машина автоматически установит новый расчетный период, что необходи­мо проверить режимами «Установка параметров» и «Интервалы операций».

Начальный этап выполняется периодически, по мере веде­ния отчетного периода, и заключается во вводе в машину пере­менных данных с различных бухгалтерских первичных докумен­тов; реализуется функцией «Журнал хозяйственных операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Коли­чество», а «Сумма» исчисляется автоматически на основе вве­денной в список субконто «Цены». Функция «Документы и рас­четы» предоставляет еще более универсальные и гибкие средст­ва для ввода документов и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу вве­сти данные о некотором документе или расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по за­данным формулам.

Основной этап завершается режимом «Отчетность», который реализует следующие функции:

*• «Расчет итогов» — выполняется перед формированием всех выходных документов, перечисленных ниже, на основании данных журнала операций. Расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц.

- «Сводные проводки» — ведет переброску сводных сумм с де­бета одного счета в кредит другого.

*• «Шахматка» — табличное представление оборотов сумм с од­ного счета на другой (сводных проводок) и оборотов по счетам.

- «Оборотно-сальдовая ведомость» — формирует по каждому счету (субсчету) остаток на начало периода, обороты (Дт и Кт) и остаток на конец периода. Остатки на начало квартала форми­руются при закрытии предыдущего периода. В нижней строке оборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам.

-• «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» — создает оборот-но-сальдовую ведомость по каждому счету.

- «Обороты счета» (Главная книга) — формирует сальдо и обо­роты по дебету и кредиту счета и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал.

-• «Журнал-ордер и ведомость по счету» — выводит те же дан­ные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по от­дельным проводкам.

-• «Карточка счета» — содержит все проводки с указаниями конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка и тд.

- «Анализ счета по субконто» — для каждого субконто выводит­ся остаток на начало периода, обороты и остаток на конец перио­да, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности.

- «Анализ счета по датам» — по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты и остаток на конец периода с указанием корреспондирующих счетов.

»• «Анализ субконто» — предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдовую ведомость по субконто.

- «Карточка субконто» — содержит все проводки по выбранно­му объекту аналитического учета за указанный период, включает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции. Данные выводятся в натуральном и стои­мостном выражении. Документ получается из списка субконто.

-• «Обороты между субконто» — формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида.

- «Отчеты по Журналу операций» — производится выборка проводок из Журнала операций по определенным счетам, хоррес-повденциям и другим признакам.

» «Произвольные отчеты» — программа предоставляет широ­кие возможности создания отчетов произвольной формы. При необходимости бухгалтер может сам изменить форму любого от­чета или формулы расчета его показателей. Кроме того, бухгал­тер может создать и новый отчет в соответствии со своими по­требностями. В комплект поставки входит также набор отчетов для налоговой инспекции — баланс и приложения к нему, рас­четы налогов и т.д.

После составления отчетов и закрытия отчетного периода выполняется функция «Закрытого периода», которая обеспечи­вает автоматический переход к новому расчетному периоду. Во избежание потери информации в машине в случае возникнове­ния внештатных ситуаций рекомендуется ежедневно перезапи­сывать информацию на дискету. Функция «Сохранение данных» позволяет сохранить введенную информацию на дискетах, а также использовать ее для передачи на другие компьютеры.

Из главы следует запомнить

• Бухгалтерский учет имеет сложную информационную сис­тему, состоящую из комплексов учетных задач, имеющих внут­ренние и внешние связи. Изучение этих связей необходимо при разработке комплексных систем компьютерной обработки учет­ных задач, основанных на организации вычислительных сетей.

• Разработка информационного обеспечения бухгалтерского учета включает определение состава учетных показателей, вне­дрение унифицированной системы документации, использова­ние общегосударственных, отраслевых и локальных классифи­каторов.

• Основой типовых проектов компьютеризации бухгалтер­ского учета является создание базы данных в ПЭВМ, файлов справочной, условно-постоянной и переменной информации.

• Технология децентрализованной обработки учетных дан­ных включает этапы: подготовительный, начальный и основной, каждые выполняются последовательно, в соответствии с меню программы.

• Функциональные пакеты бухгалтерского учета можно клас­сифицировать по ряду признаков. В основе классификации раз­деление пакетов, ориентированных на малые, средние и круп­ные предприятия. Особое место занимают сетевые версии про­грамм.

• Технология обработки учетных задач имеет свои особенно­сти на малых, средних и крупных предприятиях.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие существуют функциональные подсистемы, определяющие ввд деятельности предприятия, ор­ганизации, фирмы, и их информационные связи с подсистемой бухгалтерского учета?

2. Дайте характеристику комплексам бухгалтерских за­дач и их изменениям в связи с организацией вычис­лительных сетей.

3. Каково информационное обеспечение бухгалтер­ского учета?

4. В чем состоят характерные черты компьютерной информационной технологии обработки бухгалтер­ских задач?

5. Назовите этапы технологического процесса и рас­кройте их содержание.

6. Дайте характеристику программного обеспечения технологии компьютерной обработки бухгалтерских задач.

7. Охарактеризуйте пакеты программ для обработки бухгалтерского учета на малом предприятии.

8. Назовите этапы технологического процесса обработ­ки бухгалтерского учета на малом предприятии.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В БАНКОВСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Современное состояние и особенности банковской деятельности в России

• Принципы создания автоматизированных банков­ских систем, проблемы их развития

• Характерные черты информационного обеспечения банковских технологий; особенности технического обеспечения

• Требования к выбору базовых программных средств

• Функциональное назначение основных прикладных программных решений