6.1. Общая характеристика информационной системы бухгалтерского учета

Изменения в управлении экономикой, переход к рыночным отно­шениям оказывают значительное влияние на организацию и веде­ние бухгалтерского учета. Осуществляется переход к международ­ным системам учета, что требует разработки новых форм его мето­дологии. Значительным изменениям подвергается информацион­

ная система бухгалтерского учета и традиционные формы органи­зации ее компьютерной обработки. От бухгалтера требуется знание объективной опенки финансового состояния предприятия, овладе­ние методами финансового анализа, умение работать с ценными бумагами, обоснование инвестиций денежных средств в условиях

рынка и др.

В новом качестве бухгалтер может быть назван «финансовым

менеджером», «бухгалтером-аналитиком».

Овладение новыми методами немыслимо без совершенствова­ния информационной системы и использования современных пер­сональных компьютеров - необходимого инструмента в работе бухгалтера. Основу деятельности управления любого экономиче­ского объекта составляют информационные системы, имеющие сложное построение, состав которых зависит от вида деятельности и размера предприятия, организации, фирмы.

Традиционно включаются функции управления подготовкой производства, планирования, материально-технического снабже­ния и сбыта (маркетинга); ведения бухгалтерского учета и осушест^ вления бухгалтерской деятельности, реализации и сбыта готовой продукции, а также решение кадровых вопросов. В теории компь­ютерной обработки они называются функциональными подсисте­мами. Значительную роль в процессе управления играет бухгалтер­ский учет, 1де сосредоточено около 60% всей информации.

Каждая функциональная подсистема имеет свой состав ком­плексов задач и информации, предназначенный для реализации определенных функций управления. Например, в функциональной подсистеме материально-технического снабжения можно выделить комплексы задач по расчету потребности в материалах, выполне­ния договоров с поставщиками, определения норм запасов и др.

В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета принято считать учетные задачи, объединенные в комплексы, вы­полняемые отдельными участками учета. Комплекс задач характе­ризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетических счетов, первичными и сводными до­кументами, взаимосвязанными алгоритмами расчетов, а также ме­тодическими материалами и нормативными документами конкрет­ного участка учета.

Информационная подсистема бухгалтерского учета традицион­но включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет

готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет за­трат на производство, сводный учет и составление отчетности. Ориентация выделения комплексов задач как содержащих инфор­мацию о качественно однородных ресурсах предприятия сложилась традиционно еще при ручном ведении учета, а затем нашла при­менение при централизованной обработке учетной информации в вычислительном центре.

Организация автоматизированных рабочих мест на базе персо­нальных компьютеров, создание локальных вычислительных сетей предприятия выдвигают новые требования в организации инфор­мационной базы и формированию комплексов экономических за­дач. Появляются возможности создания системы распределенных баз данных, обмена информацией между различными пользовате­лями, автоматического формирования первичных документов в компьютере. В этих условиях начинает стираться четкая грань ме­жду комплексами различных функциональных подсистем, что в первую очередь сказывается на информационной базе бухгалтер­ского учета.

Возникают межфункциональные комплексы задач управления. Новые версии программных продуктов по бухгалтерскому учету объединяют информацию комплексов различных участков учета. Так, например, в типовых проектах учета труда и заработной платы одновременно предусмотрена выписка платежных документов по платежам в фонды (платежные поручения по оплате подоходного налога, отчислениям в пенсионный фонд, медицинское страхова­ние, начисление в фонд занятости). Выполнение такой машинной программы объединяет два комплекса учетных задач — учет труда и заработной платы и финансово-расчетные операции. Аналотчные примеры можно привести и в комплексах задач по учету матери­альных ценностей, учету готовой продукции и др.

Организация межфункционального комплекса может быть рас­смотрена на примере программы «Материалы», основу которой со­ставляет единая база данных, функционирующая в условиях ло­кальной вычислительной сети предприятия. В процессе учета на­личия и движения материальных ценностей задействованы специа­листы трех подразделений: складов, бухгалтерии и отдела матери­ально-технического снабжения. Программный комплекс включает три части: модуль кладовщика (склад), модуль бухгалтерии и мо­дуль экономиста материально-технического снабжения.

Программный модуль кладовщика обеспечивает ведение картотеки склада, регистрацию прихода-расхода материальных ценностей; бухгалтера — заполнение документов по движению материальных ценностей в части данных бухгалтерского учета, контроль операций по движению материалов, учет движения материалов в количественном и суммовом выражении, финан­совые расчеты. Экономист материально-технического снабже­ния ведет номенклатуру материальных ценностей, банк ком­мерческих предложений, формирование документов по движе­нию материальных ценностей и др.

Для торговых организаций программные продукты преду­сматривают многофункциональную обработку бухгалтерского учета в комплексе с маркетинговыми операциями. Так, мо­дуль «склад» позволяет вести учет движения товаров на скла­де, составление книги покупок, выписывать счета, автомати­чески формировать проводки и передавать их бухгалтеру; ав­томатически формировать прайс-листы, обеспечивать работу совместно с кассовыми аппаратами, установленными в тор­говом зале магазина.

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают ин­формационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета; внешние связи — взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управле­ния, а также с внешними организациями.

Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и вы­полнения проводок, гае каждая хозяйственная операция отражает­ся дважды: в кредите одного счета и дебете другого. Информаци­онные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фа­зы обработки, заложенные в основу машинных программ. На пер­вой фазе производятся первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по уче­ту заработной платы, составляется расчетно-платежная документа­ция, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета (например, БЭМБИ+).

Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетиче­ского учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета.

Третья фаза обработки состоит в составлении сводного синте­тического учета: отчетно-сальдовых ведомостей по счетам главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка — Главная книга — Баланс».

Между комплексами бухгалтерского учета существуют инфор­мационные связи, взятые в основу организации вычислительной сети бухгалтерии. Для таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных опе­раций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной пла­ты, формирование исходной информации происходит, как прави­ло, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первичных документах. Для задач по учету затрат на производст­во и сводному учету входной информации в основном служат ре­зультаты решения друпи комплексов учетных задач. Особого вни­мания заслуживает формирование информационной базы по учету затрат на производство, ще основным источником являются ито­говые данные, полученные ранее при решении задач по учету ос­новных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции.

Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета строится с учетом рассмотренных фаз обработки, интеграции учет­ных задач, а также наличия внешних связей.

Особо следует остановиться на информационных связях бухгал­терского учета с внешними организациями. В основном эта связь заключается в получении нормативных и методических материа­лов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересо­ванным организациям: вышестоящим административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организа­циям и др. Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПЭВМ; решаются вопросы о передаче информации в эти организации на магнитных носителях и по каналам связи.

Для связи с банками' предусматривается межмашинный обмен информацией по системе «Клиент — банк».

Банк, который обслуживает расчетный счет организации, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным сче­том прямо из офиса. Программа «Клиент — банк» позволяет создавать платежные поручения, передавать их в банк по моде­му, а также получать выписки из расчетного счета. При этом для обеспечения защиты информации используется электронная подпись, без которой передаваемые документы недействитель­ны, а также специальная система шифрования информации. Система крайне удобна, экономит время и позволяет получать информацию о приходе денег на расчетный счет от различных клиентов и таким образом существенно ускорить их обслужива­ние. Кроме того, система «Клиент - банк» избавляет организа­ции от поездок в банк для осуществления платежей.

Структура информационного обеспечения бухгалтерского учета рассмотрена в гл. 3. Остановимся на некоторых особенностях ин­формационного обеспечения бухгалтерского учета, характеризую­щегося большим объемом разнообразных первичных документов, возникающих в различных подразделениях как вне, так и внутри бухгалтерии, а также широким использованием нормативно-справочной документации.

Все хозяйственные операции регистрируются в первичном бухгалтерском документе — полном и достоверном письменном свидетельстве о совершении хозяйственной операции. Документы имеют юридическую силу. Общее методическое руководство по их формированию и применению осуществляется Министерством финансов РФ и Госкомстатом РФ, которые издают положения о документах, разрабатывают типовые формы первичных докумен­тов, устанавливают порядок их заполнения и применения, издают инструктивные и методические материалы.

Типовые бухгалтерские документы делятся на межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях. К ним относятся документы по учету основных средств, кассовые и платежные документы, доку­менты для расчета с подотчетными лицами. Разработаны рекомен­дации по ведению бухгалтерского учета и применению единых учетных регистров на малых предприятиях.

Отраслевые формы носят рекомендательный характер. На их основе каждая отрасль может разрабатывать свои формы докумен­тов с учетом специфики учета в данной отрасли. Отраслевые фор­мы документов применяются на участках учета труда и заработной платы, учета материалов, учета готовой продукции.

Все первичные бухгалтерские документы разрабатываются с учетом требований ГОСТа, унифицированной системы документа­ции и отражают требования, предъявляемые компьютерной обра­боткой.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различ­ным признакам:

• назначению — распорядительные, исполнительные (оправда­тельные), учетного оформления, комбинированные;

• содержанию хозяйственных операций — материальные, де­нежные, расчетные;

• объему отраженных операций — единичные (первичные) и сводные;

• способу использования — разовые и накопительные;

• числу учитываемых позиций — однострочные и многостроч­ные;

• месту составления — внутренние и внешние;

• способу заполнения — вручную, при помощи средств автома­тизации учета.

Распорядительные — это документы, которые содержат разре­шение на совершение какой-либо хозяйственной операции, на­пример, приказ по предприятию на командировку является распо­рядительным документом для выдачи суммы под отчет командиро­ванному лицу.

Исполнительные (оправдательные) — это документы, которые содержат информацию об исполнении распоряжения.

Большая часть бухгалтерских документов — комбинированные (распорядительно-исполнительные), например, платежная ведо­мость на оплату труда, подписанная распорядителями кредитов, является для кассира распорядительным документом, а после того, как заработная плата выдана, ведомость приобретает статус испол­нительного (оправдательного) документа.

Документ учетного оформления содержит бухгалтерскую про­водку (корреспонденцию счетов). К ним относятся мемориальные ордера, листки-расшифровки.

Материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, за­пасных частей, МБП, полуфабрикатов, готовой продукции).

Расчетные документы служат для оформления расчетных взаи­моотношений предприятия со своими контрагентами по возни­

кающим обязательствам (например, счета, счета-фактуры, платеж­ные требования-поручения).

Единичный первичный документ является носителем инфор­мации об одной хозяйственной операции, а сводный — о всей со­вокупности однотипных хозяйственных операций за определенный отрезок времени (день, неделю, декаду, месяц). Он составляется на основании единичных (первичных) документов.

Разовый документ используется для совершения однократ­ной хозяйственной операции, а накопительный — для много­кратного совершения одноразовых хозяйственных операций в пределах установленных сроков. Так, для отпуска материалов каждый раз необходимо оформлять новый документ — требова­ние на отпуск. По лимитно-заборным картам материалы со склада отпускаются в пределах установленного лимита в тече­ние месяца многократно.

Однострочный документ содержит одну учетную позицию;

многострочный — две позиции и более. Однострочные докумен­ты (например, для оформления поступления материалов и их выдачи) применяют при ручной технике ведения учета, по­скольку их использование облегчает группировку документов (по номенклатурным номерам, видам материалов и направлени­ям расхода). В условиях автоматизированной обработки данных с использованием компьютеров применяют многострочиые до­кументы.

Техника оформления учетных документов (вручную или на компьютерах) зависит от степени технической оснащенности ком­пьютерами бухгалтерской службы предприятия, его производствен­ных и функциональных подразделений. Но действующие правила оформления отдельных хозяйственных операций в ряде случаев предполагают составление документа вручную.

Классификаторы и коды используются для составления бухгал­терских отчетов, сводок и группировок на основании вьщеленного группировочного (одного или нескольких) признака, например, ра­ботающие по подразделениям, цехам, бригадам. При компьютери­зации бухгалтерских задач используются классификаторы различ­ных видов: общегосударственные, отраслевые и локальные.

Общегосударственные классификаторы (ОК) — единые для России, используются в бухгалтерском учете в ограниченном коли­честве. К ним можно отнести: общегосударственный классифика-

тор предприятий и организаций (ОКПО), ОК отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), код организационно-правовой, формы (КОПФ), коды органов управления государственным имуществом, код единицы измерения (СОЕЙ), ОК управленческой документа­ции. Как правило, эти коды проставляются в заголовочной части сводной бухгалтерской отчетности и не используются при решении бухгалтерских задач локальных участков учета на предприятии. Не­обходимость в них возникает только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов.

Отраслевые классификаторы используются для кодирования информации, специфичной для данной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский учет ведется во всех отраслях, отнесем к этой группе классификаторы, единые для бухгалтерского учета, неза­висимо от отраслевой принадлежности предприятия и органи­зации. Как правило, эти классификаторы являются одинаковы­ми во всех типовых проектах, поэтому отсутствует необходи­мость их проектирования на предприятии или фирме при ком­пьютеризации бухгалтерских задач. К ним относятся коды син­тетических счетов бухгалтерского учета, видов оплат и видов удержаний по заработной плате, видов операций движения ма­териальных средств, норм амортизационных отчислений, кате­горий налогоплательщиков, кассовых операций. Локальные ко­ды - индивидуальные, характерны только для конкретного предприятия, поэтому их проектирование ведется на конкрет­ном предприятии даже при приобретении типового проекта.

Проектирование кодов на предприятии требует соблюдения системного подхода, т.е. коды должны быть применимы во всех подразделениях предприятия при решении различных задач. Так, например, коды подразделений должны быть едиными при обра­ботке учетных задач, задач учета кадров, производственном учете.

В то же время некоторые коды используются только для бух­галтерских задач. Исходя из сказанного локальные коды можно разделить на две группы. Первая группа — это коды, единые для предприятия: структурных подразделений, материалов, готовой продукции, деталей, узлов и соединений; коды оборудования, та­бельных номеров, поставщиков и потребителей, специальностей. Вторая группа кодов используется только при решении бухгалтер­ских задач: коды субсчетов, основных средств, материально ответ­ственных лиц.

Информационное обеспечение бухгалтерских задач включает также совокупность данных (взаимосвязанных файлов), располо­женных на машинных носителях.

Новая информационная технология обработки экономических задач, организация АРМ и вычислительных сетей, типовые и ин­дивидуальные проекты ориентированы на организацию базы дан­ных различной конфигурации: централизованной, распределенной и локальной.

При этом создаются базовые массивы, общие для предприятия и организации (работающие, материалы, поставщики, покупатели, готовая продукция, нормативы, расценки, справочные данные, подразделения, должности и др.), а также локальная база, исполь­зуемая только при решении бухгалтерских задач (счета бухгалтер­ского учета, типовые проводки, журнал хозяйственных операций, лицевые счета, инвентарные карточки основных средств, карточки счета и др.).

Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта КИС предприятия. Можно отметить еще один момент в организации ба­зы данных при использовании типовых проектов.

В типовых проектах, как правило, предусматривается состав ба­зы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтер­ского учета, видов оплат и удержаний по заработной плате, видов операций движения материалов, типовые проводки и др.). Пользо­ватель по своему усмотрению может вносить изменения в эти мас­сивы, создавать другие базовые массивы, состав которых определя­ется конкретным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).

К информационному обеспечению бухгалтерского учета с пол­ным основанием можно отнести ряд типовых отечественных ин­формационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке применения различных пра­вовых норм. Пополнение информации происходит по Общерос­сийской сети распространения правовой информации.

Программа состоит из двух частей:

1. Информационный банк, который содержит нормативные документы Министерства финансов РФ, Госналоговой службы РФ,

законы и указы Президента, Госдумы, инструкции Центрального Банка РФ и т.п. Документы систематизируются по темам: налога, трудовое право, гражданское право, хозяйственное законодательст­во, внешнеторговая деятельность.

2. Информационный банк «Вопросы-ответы», который содер­жит официальные и неофициальные разъяснения различных орга­низаций, консультации ведущих юристов, экономистов и аудито­ров.