6.2. Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

Технология электронной обработки задач — совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности.

Современный этап характеризуется созданием новой компью­терной информационной технологии на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач. Рассмотрим ее отличительные мо­менты.

•• Применение компьютеров, установленных на рабочем месте пользователя, где решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте.

» Формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку эконо­мических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы).

» Существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой.

•• Создание единой распределенной базы данных предприятия для различных подразделений.

» Возможность формирования машиной первичных бухгалтер­ских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов.

» Интеграция решения комплексов бухгалтерских задач.

• Возможность организации информационно-справочного об­служивания бухгалтера путем осуществления диалогового ре­жима.

Новая интегрированная технология — сложный информацион­но-технологический и программный комплекс, проектируемый в тесной взаимосвязи.

Технологический процесс разрабатывается в ходе составления рабочего проекта.

Все операции технологического процесса выполняются на ПЭВМ последовательно на одном рабочем месте и в соответствии со структурой.

Основой обработки учетных задач являются различные виды информационных массивов.

Первый вид связан с процессами сбора и регистрации первич­ных документов. При использовании ПЭВМ появляется возмож­ность формирования их машиной, что автоматизирует процесс создания документов. Однако не исключена возможность поступ­ления на ПЭВМ и первичных документов, заполненных ручным способом. Второй вид информационного обеспечения — файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных но­сителях и в памяти ПЭВМ (база данных). Файлы переменной ин­формации формируются на основании данных первичных доку­ментов и используются однократно при решении задачи за опреде­ленный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).

Файлы условно-постоянной информации создаются однократ­но при внедрении проекта, используются многократно и периоди­чески корректируются. К ним относятся массивы различных нор­мативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основ­ных средств, персональные карточки работающих и др.

В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером на его рабо­чем месте, несколько меняется содержание традиционно сложив­шихся этапов технологического процесса. Выполнение всех опера­ций определяет меню программы, которое высвечивается на экра­не сразу же после включения машины. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выпол­няет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением свод­ных отчетов.

В качестве примера приведем состав главного меню модуля «Материалы. Товары» программы «БЭМБИ +».

Документы Картотеки, Отчеты Разное

справочники

В технологическом процессе, выполняемом на ПЭВМ, можно выделить следующие этапы: подготовительный, начальный и ос­новной.

Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особенное значение этот этап приобретает в начальный период, при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтвпских счетов и состав типовых проводок. Заполняют­ся и корректируются различные справочники: подразделений, предприятий, материалов, поставщиков, покупателей и тд. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансо­вым счетам; далее они получаются автоматически. Здесь же преду­смотрено выполнение операций по установлению расчетного пе­риода. Для выполнения этих операций используются блоки меню программы «Картотеки, справочники» и «Разное».

Начальный этап связан с операциями сбора и регистрацией первичных документов. Как уже отмечалось, возможно формиро­вание документов вручную или автоматически. В нашем примере автоматическое формирование происходит путем обращения к блоку меню «Документы». В результате формируются документы по приходу и расходу материалов на склад. Ввод данных первич­ных документов в машину происходит периодически, по мере по­ступления данных.

Программа ввода документов предусматривает выполнение следующих функций:

• составление регистра введенных документов с присвоением уникального их номера, даты выписки № других признаков;

• автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков (поставщики, цена и др.);

• преобразование введенной цифровой информации в алфа­витную;

• автоматическое выполнение проводок в журнале хозяйствен­ных операций;

• удаление неверных документов;

• контроль и корректировка неверной информации;

• печать первичного документа;

• дублирование документов.

Начальный этап заканчивается размещением данных докумен­тов в базовые массивы.

| Основной этап является завершающим этапом работы с про­граммой и связан с получением различных отчетных форм. В на­шем примере для его выполнения используется модуль меню «От­четы», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведо­мость» и др. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспе­чивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каж­дый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключе­вому слову (например, номенклатурному номеру материала) и под­счету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».

Возможно также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ.

Для современного этапа развития компьютерной обработки ха­рактерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть его в том, что, обра­батывая каждый участок бухгалтерского учета на отдельном АРМ, формируется информация, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения свод­ной бухгалтерской отчетности (режим «перенос проводок»).

Важным элементом реализации технологии обработки учетных задач является его программное обеспечение. На рынке компью­терных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ, предназначенных для различных пред­приятий, фирм, организаций. Разработка программных продуктов ведется многочисленными отечественными фирмами, наиболее из­вестные из них «1С:Бухгалтерия», «Парус», «Интеллект-Сервис», «Инфософт», «Хакерс-Дизайн» и др. Основой классификации функциональных пакетов бухгалтерского учета может служить их ориентация на малое, среднее или крупное предприятие. Многие фирмы выпускают программы в двух вариантах: локальном и сете­вом. Следует отметить, что сетевые варианты иамного сложнее и дороже, требуют осуществления новой технологии «клиент — сер­вер», специального оборудования и операционных систем, а также наличия штата специалистов по обслуживанию вычисли­тельной сети. Как правило, сетевые версии помимо программ бух­галтерского учета ориентированы на компьютерную обработку управленческой информации всей фирмы или организации. Рас­смотрим характеристики некоторых функциональных пакетов бух­галтерского учета.

Пакеты мини-бухгалтерии предназначены для бухгалтерий с малой численностью, без ярко выраженной специализации сотруд­ников по конкретным участкам учета. Программы, ориентирован­ные на малый бизнес, под общим названием «Проводка — Главная книга - Баланс», выполняют в основном функции ведения синте­тического и несложного аналитического учета. Наиболее известные пакеты этого класса: «1С:Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Фолио» и др.

Пакеты мини-бухгалтерии просты в освоении и работе, рассчи­таны на пользователя-непрофессионала. Несмотря на их большое разнообразие, они имеют, как правило, общие характеристики. Например, автоматическое ведение журнала хозяйственных опера­ций, наличие плана счетов и типовых проводок, возможность формирования ряда первичных бухгалтерских документов, автома­тическое составление сводной бухгалтерской отчетности.

Пакеты «Интегрированная бухгалтерская система» рассчитаны на ведение малого и среднего бизнеса. Главной особенностью па­кетов является их модульное построение. Основой пакета, как и для малых предприятий, является модуль «Проводка — Главная книга — Баланс», в который встроены модули по некоторым участ­кам учета, где ведется развернутый аналитический учет. Например, по таким участкам учета, как учет заработной платы, материалов, основных средств, касса, банк, договора, поставщики и другим, ве­дение аналитического учета осуществляется в независимом режи­ме, но впоследствии происходит их интеграция в модуле «Проводка — Главная книга — Баланс», где обеспечивается состав­ление сводной бухгалтерской отчетности. Эти пакеты выросли из «мини-бухгалтерии» и являются наиболее распространенными. Лучшими пакетами этого класса признаны «Парус», «Компех+», «Бемби+», «Бухкомплекс», «Суперменеяжвр».

Пакеты «Комплексная система бухгалтерского учета» являются самой старой формой существования бухгалтерских программ. Создание определенных программ под каждый раздел учета сло­жилось исторически еще до появления современных персональных компьютеров. Пакеты этого класса являются наиболее рациональ­ными для средних и крупных предприятий и предусматривают наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по от­дельным участкам бухгалтерского учета, где ведется расширенный аналитический учет и обеспечивается интерфейс обмена информа­цией между АРМ сводного учета и АРМ отдельных участков учета. Состав пакетов комплекса следующий: «Проводка — Главная кни­га - Баланс», учет труда и заработной платы, учет основных средств, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции, учет фондов, учет финансовых результатов, анализ финансового состояния предприятия. Состав традиционного комплекса бухгалтерских задач может быть расши­рен за счет создания новых управленческих, торговых и аналитиче­ских модулей комплекса. При этом необходимо соблюдать главный принцип — пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса программ у одной фирмы.

В разработке программ этого класса хорошо себя зарекомендо­вали фирмы «Инфософт», «Интеллект-сервис», «Микро/плюс», «Омега», «Новый Атлант and Ton Софг», «Никос-Софт».