Форматирование документов

Форматируя документ, вы изменяете его внешний вид. Форматировать текст, как и редактировать, можно в процессе набора или позже, поэтому не стоит уделять большое внимание внешнему виду текста, когда надо сосредоточиться на поиске нужных слов. Можно форматировать символы, строки, абзацы и страницы.

Рекомендации по форматированию текстовых документов:

• для переноса части текста абзаца на другую строку без разрыва абзаца необхо­димо использовать клавиши SHIFT + ENTER;

• нельзя выравнивать текст по краям пробелами, вставляемыми между сло­вами (необходимо использовать команду выравнивания текста Выровнять по ши­рине на вкладке Главная - в группе Абзац);

• нежелательно выравнивать текст по вертикали вводом пустых абзацев на вкладке Главная - в группе Абзац кнопкой вызвать окно Абзац. В нем от­крыть вкладку Отступы и интервалы и использовать команду Интервал Перед: и После:;

• нельзя увеличивать интервал между символами пробелом, необходимо исполь­зовать разряжение. Вкладка Главная – группа Шрифт – кнопка . В окнеШрифт открыть вкладку Дополнительно и выбрать Интервал:;

• нельзя создавать следующую страницу вводом пустых абзацев с помощью клавиши Enter, необходимо использовать значок Разрывы страницы на вкладке Вставка в группе Страницы или значок Разрывы на вкладке Разметка стра­ницы – в группе Параметры страницы;

• нельзя отрывать содержимое раздела от заголовка, названия таблиц и рисун­ков от таблиц и рисунков, для этого необходимо использовать команду на вкладке Главная – в группе, кнопка . В окнеАбзац закладка – Положение на стра­нице - установить флажок Не отрывать от следующего.

• символы, попавшие на поле документа, при печати обрезаются.

Переход на новую страницу

По умолчанию вставка разрывов страницы в Microsoft Word производится автома­тически при заполнении страницы текстом или рисунками. В случае необходимости можно вставить разрыв страницы вручную там, где это требуется. Для этого используется команда Вставка - Разрыв – Начать  новую страницу. Это дает возможность, например, начинать каждую главу или раздел документа с новой страницы. При работе с докумен­тами с большим числом страниц часто возникает необходимость изменять расположение разрывов страниц. Чтобы этого избежать, Microsoft Word позволяет, в частности, запре­тить вставку разрыва посередине абзаца или строки таблицы, а также разрыв между двумя определенными абзацами (например, между заголовком и последующим текстом), используя пункт на вкладке Главная – команда Абзац – закладка Положение на стра­нице – флажки не отрывать от следующего и  не разрывать абзац.

Разделы и разрывы разделов документов

Для изменения разметки документа на одной странице или на разных страницах можно использовать разделы. Раздел - это часть документа, имеющая заданные пара­метры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, число столбцов или колонтитулы.

Чтобы разбить документ на несколько разделов, вставьте разрывы разделов. Раз­рыв раздела хранит сведения о таких элементах форматирования раздела как:

• Поля;

• Размер и ориентация бумаги;

• Источник бумаги для принтера;

• Границы страницы;

• Вертикальное выравнивание (Согласованное расположение текста, ри­сунков и других объектов. Можно, например, задать выравнивание по левому краю, по правому краю или по ширине);

• Колонтитулы (Верхний колонтитул может включать в себя текст и ри­сунки и располагается в верхней части каждой страницы раздела. Нижний ко­лонтитул располагается в нижней части каждой страницы. Обычно колонтитулы содержат номера страниц, названия глав, даты и имена авторов);

• Колонки;

• Нумерация страниц;

• Нумерация строк;

• Сноски.

В случае необходимости можно осуществить переход на новый раздел вручную там, где это требуется, используя вкладку Разметка страницы – группу Параметры страницы – команду

:

Разрыв раздела определяет форматирование предшествующего текста. Например, при удалении разрыва раздела предшествующий текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование.