Справка о поступлении, продаже и остатках товаров

Построение макета для файла показано на рис. 3.12. Ввод данных на экран в соответствии с макетом ведется с первичного документа построчно. Одновременно осуществляется контроль вводимой информации. Возможность проектирования форм первичных документов, отраженных на экране дисплея ПЭВМ, позволяет реализовать идею создания безбумажной технологии, обеспечивающей формирование машиной первичных документов, которые могут по мере необходимости изготавливаться на печатающем устройстве машины. Машинный документ в этом случае выполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, так как подписывается составителем; авторизация документа устанавливается паролями, обеспечивающими ограниченный доступ к машине.

Составление форм ввода намного осложняется при организации многоуровневых АРМ. Определяющим моментом в данном случае является установление начального места ввода данных первичных документов и состава информации, предназначенной для межмашинного обмена информацией между различными уровнями АРМ.

На нижнем уровне АРМ предусматриваются регистрация хозяйственных операций в момент их осуществления и оформление стандартизованного сообщения для передачи на другой участок АРМ для дальнейшей обработки. Передача такого сообщения выполняется двумя способами: с использованием магнитных дискет либо по каналам связи. Второй способ может быть реализован только при наличии технических средств передачи данных и организации вычислительной сети. В пункте приема информация подвергается формальной, логической проверке; при обнаружении ошибок автоматически формируется запрос к источнику информации. Само сообщение помещается в информационный файл, находится на контроле и ждет уточнения. После уточнения данные поступают на автоматизированную обработку или передаются на другие участки АРМ.

Например, при учете материалов задействовано АРМ нескольких уровней: АРМ склада, АРМ бухгалтера материального учета, АРМ сводного учета, АРМ маркетинга, АРМ работника финансового отдела.

АРМ склада обеспечивает формирование первичных входных массивов по приходу и расходу материалов одновременно с совершением хозяйственных операций по поступлению и отпуску материальных ценностей и записью операций в карточку складского учета, где автоматически выводятся новые остатки. По каждому номенклатурному номеру. Одновременно ведется автоматическое сравнение норм запаса с остатками по материалам и выдается сообщение на АРМ маркетинга.

При учете труда и заработной платы АРМ расчетчика организует обмен информацией с АРМ отдела кадров, АРМ табельщика, АРМ нормировщика.

Различные формы организации ввода информации в ПЭВМ имеют большие преимущества перед традиционными формами, предусматривающими использование машинных носителей; при этом резко снижаются затраты ручного труда на подготовку и контроль машинных носителей, занимающие до 90% времени машинного решения экономической задачи на ЭВМ. Программные и технические средства позволяют ускорить процесс формирования первичных документов путем использования стандартных заголовков, текста, автоматизации включения постоянной информации.

Результатом обработки экономических задач на ЭВМ являются различные сводки, таблицы, сгруппированные по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях. В условиях АРМ все большее значение приобретают табличные формы вывода данных на экран дисплея, а также графические изображения. Вывод сводных данных на машинные носители (магнитные дискеты) широко используется в автоматизированной информационной технологии при передаче данных на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними, а также для архива базы данных. Важнейшей формой вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печа­тающих устройствах. Разработка форм сводных таблиц ведется в следующей последовательности.

При использовании типовых проектных решений автоматизи­рованной обработки изучается возможность получения типовых сводок, ранее разработанных в проектах. Производится по мере необходимости привязка типовых форм вывода к конкретным ус­ловиям. Определяется состав сводок, необходимых данной органи­зации, составление которых не предусмотрено типовым проектом. В случае составления индивидуального проекта выполняется раз­работка всех выходных документов. Для этого определяется состав показателей, выводимых машиной. Далее они распределяются по выходным документам в определенной последовательности, учи­тывая при этом состав используемых информационных массивов, хранящихся в автоматизированном банке данных.

При размещении реквизитов в выходных документах устанав­ливается иерархия группировочных признаков и подсчитываемых итогов. Группировочные признаки располагаются по степени убы­вания уровня их подчиненности, а количественно-суммовые ито­ги —по степени возрастания итогов. Каждой сводке дается наиме­нование и разрабатывается эскиз ее формы с учетом эксплуатаци­онных возможностей ПЭВМ.

При составлении эскиза выходного документа рекомендуется составить таблицу по следующей форме.

В ходе разработки подготавливаются «шапки» выходных таб­лиц, т. е. наименования сводки, а также их подлежащего и ска­зуемого.

«Шапки» выходных таблиц записываются на машинные носи­тели и используются при составлении сводных таблиц на ПЭВМ. Наименования подлежащего и сказуемого следует делать более краткими, поскольку размер печатающего устройства ограничен. Длинные наименования строк и граф сокращаются с таким расче­том, чтобы не было искажения содержания. Применение видеотерминальных устройств для отражения сводок на экране предъявляет к составлению форм документов те же общие требования, но со­держат и дополнительные условия, связанные с разработкой спе­циальных форм запроса и форм вывода ответа на запрос.

При проектировании размещения выводимой информации на экране видеотерминального устройства целесообразно учитывать такие его характеристики, как код формата, число строк в кадре, число символов в строке, информационная емкость экрана (знаков), набор воспроизводимых знаков (до 256символов). Выбор конкретного формата выводимой информации производится с уче­том указанных требований.

Для отображения алфавитно-цифровой информации наиболее часто применяется формат размером 24строки и 80знаков в стро­ке. Дисплей может быть монохромным или цветным, на нем отра­жаются буквы русского и латинского алфавитов, цифры, синтакси­ческие, математические и специальные знаки. Экран дисплея можно разделить на окна, имитирующие документы, с которыми ведется работа, а с помощью функциональных клавиш можно от­редактировать информацию.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования. Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. Особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению. Сводки долж­ны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос. Машина должна изготовлять готовые для исполь­зования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. В соответствии с ма­шинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет по­лучить на ПЭВМ готовую выходную форму, имеющую юридиче­скую силу и пригодную для использования на любом уровне управления.

Разработка форм первичных и сводных документов выполняет­ся на стадии составления рабочего проекта автоматизированной обработки экономической информации и находит отражение в проектной документации, связанной с разработкой информацион­ного обеспечения.

Персональные ЭВМ позволяют использовать их для разработки новых форм документов. Рассмотрим порядок выполнения этой работы. Для этого используются типовые пакеты, основанные на базе табличных процессоров. Объектом обработки таких пакетов является крупноформатная электронная таблица, организованная в виде матрицы. На основе этой таблицы могут создаваться различ­ные финансовые, учетные, статистические и другие документы (ведомости, таблицы). В качестве табличных процессоров наиболь­шее применение находят такие пакеты, как Excel, Lotus,QuattroPro,SuperCalcи др.

Электронная таблица, помещенная в машине, может быть раз­личных размеров. Поскольку вся таблица не может одновременно появиться на экране, то выводится ее фрагмент (20строк по8граф). Специальные клавиши обеспечивают передвижение таблицы по экрану.

При разработке форм документа с помощью ПЭВМ так же, как и при ручном способе, вначале необходимо на бумаге со­ставить эскиз документа, установить состав включаемых в него реквизитов и их расположение, дать наименование документу, строкам и графам. Создание документа на машине обеспечива­ется выполнением специальных команд. Вначале на экране по­является стандартная электронная таблица, которая при помо­щи соответствующих команд преобразуется в нужную форму документа. При этом устанавливаются графы нужного размера в зависимости от значности помещаемых в них реквизитов, про­водятся вертикальные и горизонтальные линии в таблице, вво­дятся названия документа, граф и строк.

Спроектированную на дисплее форму документа (таблицу) можно сразу заполнить информацией либо заносить исходные данные постепенно по мере необходимости.

Рассмотрим порядок обработки таблицы. Заполнение ее произ­водится путем набора данных на клавиатуре. Для вычисления про­изводных величин, итоговых строк (граф) предварительно в вычис­ляемую графу (строку) помещается формула расчета, которая обес­печивает автоматический расчет (пересчет) по всем графам (строкам).

С помощью команд можно выполнить в заполненной таблице следующие действия:

• вносить любые изменения в таблицу, при этом производные величины будут исправляться автоматически;

• удалять графы (строки);

• передвигать графы (строки);

• дублировать содержимое граф (строк);

• сортировать информацию;

• выполнять различные вычисления;

• строить графики и таблицы;

• печатать таблицу.

Размеры электронной таблицы позволяют создавать несколько документов (таблиц) и выполнять всевозможные комбинации форм из их элементов. Некоторые программы объединяют документы в рабочие группы или папки. Законченные таблицы можно записы­вать в память машины на диск и снова вызывать на экран дисплея для последующей работы.

Широкое применение находит система Excel, являющаяся од­ной из наиболее популярных программ составления электронных таблиц и деловой графики. Она удовлетворяет самые разнообраз­ные запросы пользователя, выполняет задачи от расчета отдельной величины до составления финансового отчета крупной корпора­ции. Программа имеет состав разнообразных вычислений, на ос­нове которых повышается оперативность управления и принятия решений.

Графический модуль деловой графики обеспечивает превраще­ние табличных данных в столбиковые и другие диаграммы, что по­вышает наглядность обрабатываемых данных.