55Изменение параметров страниц, предварительный просмотр и печать документов.

Поля, страницы и разделы.

Разбивка на разделы.

Word позволяет разбивать документ на два раздела и больше, в каждом из которых может быть собственное форматирование страниц. Вам понадобятся разделы, если необходимо установить различные параметры форматирования страницы, такие как поля, для разных страниц. По умолчанию эти виды форматирования применяются ко всему документу.

Есть три типа разбивки на разделы. Они одинаково действуют на разметку страницы, но их различие в том, где размещается текст, введенный после разбивки.

• Следующая страница. Новый раздел начинается с верхней строки следующей страницы. Это подходит для разделов, соответствующих большим частям документа, например новая глава. • Непрерывный. Новый раздел начинается на той же самой странице, что и предыдущий. Это удобно, если в данном разделе не такое количество колонок, как в предыдущем, но оба они — части одной и той же страницы. Примером может послужить газетная статья: ее заголовок вверху страницы расположен в одной колонке, а текст статьи, расположенный в другом разделе, разбит на три колонки.

• Четная или нечетная страница. Новый раздел начинается на следующей четной или нечетной странице. Это полезно для больших разделов документа, таких как главы, каждая из которых должна начинаться на следующей четной или нечетной странице.

В обычном режиме просмотра документа Word отмечает границу раздела двойной горизонтальной линией с отметкой «Разрыв раздела» и следующим за ним названием типа разрыва. Эти метки не будут видны ни в режиме просмотра разметки страницы, ни в распечатке.

Для вставки линии раздела сделайте следующее: выберите меню «Вставка» - «Разрыв»; выберите нужный тип разбивки на разделы (исходя из описанного выше); кнопка «ОК».

С линией разрыва можно работать так же, как и с любым символом вашего документа. Для ее удаления установите курсор слева от нее и нажмите клавишу <Delete> или установите курсор справа от нее и нажмите клавишу <Backspace>. Линия разрыва относится к разделу, находящемуся перед ней. Таким образом, когда вы удаляете ее из документа, текст перед ней становится частью следующего раздела, и это означает, что для текста будут применимы параметры форматирования страницы.

Как вставить линию разрыва страницы вручную.

Когда текст достигает нижнего поля страницы. Word автоматически продолжает текст с верхней строки новой страницы. Однако можно вручную вставить линию разрыва страницы и начать новую в любой момент. Для этого сделайте следующее: меню «Вставка» - «Разрыв»; выберите «Новую страницу»; «ОК».

! Вставка разрыва - <Ctrl> + <Enter>;

! Чтобы начать новую строку, не начиная абзаца, нажать <Shift> + <Enter>.

Разрыв страницы проявится в документе в виде одной горизонтальной линии. Так же, как и метки разрыва раздела, метки разрыва страницы не появятся ни в режиме разметки страницы, ни в распечатке. Чтобы удалить линию разрыва страницы, установите курсор на строку, содержащую линию разрыва, и нажмите клавишу <Delete>.

Как установить поля страницы.

Поля страницы определяют пустое пространство между текстом и краями страницы. На каждой странице есть четыре поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Установление новых полей страницы повлечет за собой изменение полей во всем документе или, при наличии одного или нескольких разрывов разделов, — только в текущем разделе.

Самый простой путь установить поля — использовать мышь и линейку. Это самый наглядный способ, при котором не нужно держать в голове дюймы и сантиметры (но только в режиме разметки страницы). На горизонтальной и вертикальной линейке белая полоска показывает текущее состояние полей страницы .

! Поле – это расстояние между текстом и краем страницы.

! Изменение полей влияет на весь раздел ( в отличие от отступов, которые влияют только на абзац). Чтобы изменить поля только части документа, его нужно разбить на разделы (см. выше).

Установить поля страницы можно с помощью диалогового окна «Параметры страницы»: меню «Файл» -«Параметры страницы»; вкладка «Поля». Ввести или выбрать двойными стрелками желаемые размеры полей страницы (в дюймах). Я даю по 1 во всех полях и соглашаюсь с их корректировкой при предупреждающем сообщении.

Если вы собираетесь переплести готовый документ, введите нужное значение в текстовое поле «Переплет». Это значение будет прибавлено к размеру левого поля каждой страницы, а если вы установите флажок «Зеркальные поля», — к левому полю каждой страницы с нечетным номером и к правому — с четным (это используется в документах, отпечатанных на двух сторонах листа).

Из раскрывающегося списка «Применить» выберите, где нужно установить новые поля: • ко всему документу; • До конца документа. Word вставит линию разрыва раздела в той строке, в которой установлен курсор. Новые поля появятся в новом разделе. • К этому разделу. Поля изменятся только в текущем разделе. Этот параметр недоступен, если ваш документ не разбит на разделы. Щелкните на кнопке «ОК».

Размер и ориентация страницы.

По умолчанию формат документа Word соответствует стандартному листу размером 8. 5х11 дюймов, который распечатывается в книжной ориентации (строки текста параллельны короткому краю страницы). Можно указать различные размеры страницы, выбрав их из предложенных стандартов. Распечатать вы можете еще и в альбомной ориентации (строки текста параллельны длинному краю страницы). Но бумагу в принтер все равно нужно вставлять вертикально!

Установка размера и ориентации страницы: меню «Файл» - «Параметры страницы»; вкладка «Размер бумаги»; из списка «Размер» выберите размер или введите другую высоту и ширину страницы в соответствующих текстовых полях. Выберите книжную или альбомную ориентацию. Из раскрывающегося списка «Применить» выберите ту часть документа, в которой нужно установить новые параметры страницы.

Как указать источник подачи бумаги.

Можно указать Word источник подачи бумаги для каждого раздела вашего документа. Большинство лазерных принтеров предоставляют две возможности: обычный лоток для бумаги и ручную подачу. Меню «Файл» - «Параметры страницы»; вкладка «Источник бумаги»; в поля «Первая» и «Остальные» страницы укажите источник подачи бумаги. Выбор будет зависеть от модели принтера; «Применить»; «ОК».

Отступы и выравнивание.

Отступы.

Для небольших фрагментов текста (строки и абзацы) используют отступы. Проще всего установить отступ с помощью горизонтальной линейки и мыши. Для того чтобы вывести линейку (или спрятать ее), выберите меню «Вид» - «Линейка». Цифры на линейке обозначают расстояние от левого поля в дюймах.

Чтобы установить отступ для одного абзаца, установите курсор в пределах выбранного абзаца. Несколько абзацев нужно выделить. Затем перетащите метки отступов на линейке в нужные позиции. По мере перетаскивания маркера вертикальная пунктирная линия, проходящая по документу, будет показывать новую позицию отступа.

• Чтобы изменить отступ первой строки абзаца, перетащите метку «Отступ» первой строки в нужную позицию.

• Чтобы изменить отступ всех строк абзаца, за исключением первой, перетащите метку «Выступ» в нужную позицию (таким образом к абзацу можно применить эффект "висячей строки" - первая строка левее остальных).

• Чтобы изменить отступ всех строк абзаца, перетащите маркер «Отступ» слева в нужную позицию.

• Чтобы изменить отступ правого края абзаца, перетащите маркер «Отступ» справа в нужную позицию.

Можно быстро увеличить или уменьшить (на 1/2 дюйма) левый отступ текущего абзаца, щелкнув на кнопке «Увеличить отступ», «Уменьшить отступ» на панели форматирования. Наиболее быстрый установить отступ первой строки абзаца — поместить курсор в начало строки и нажать клавишу <ТаЬ>.

Установка отступов с помощью диалогового окна «Абзац».

Word позволяет установить отступы в диалоговом окне «Абзац»: меню «Формат» - «Абзац»; вкладка «Отступы и интервалы»;

Для выделения первой строки абзаца отступом или для создания "висячей строки" на текстовом поле «Первая строка» выбрать «Отступ» или «Выступ»; «ОК».

Выравнивание текста.

Выравнивание — это средство форматирования, при котором левые и правые края строк текста расположены вдоль условно вертикальных линий. Word предлагает четыре вида выравнивания: • По левому краю; • По правому краю; • По ширине — выравнивает одновременно левые и правые края строк; • По центру — центрирование строк.

Выделите текст: «Формат» - «Абзац»; вкладка «Отступы и интервалы»; выбор из списка «Выравнивание»; «ОК». Проще пользоваться иконками выравнивания.

Перенос строк.

Средство переноса строк автоматически разрывает каждую строку абзаца, когда она достигает правого поля. По умолчанию Word разрывает строки на месте пробела или дефиса. Чтобы предотвратить разрыв строки, вставьте неразрывный пробел или неразрывный дефис вместо обычных. Чтобы вставить неразрывный дефис, нажмите <Сtrl> + <Shift> + <-> (дефис). Чтобы вставить неразрывный пробел, нажмите <Ctrl> + <Shift> + <пробел>.

Можно использовать возможный перенос, чтобы указать, где можно разделить слово в случае необходимости. Это полезно для длинных слов, находящихся в конце строки. Возможный перенос будет невидим до тех пор, пока часть слова не перейдет на правое поле. Тогда выполняется перенос, и на следующую строку перейдет только часть слова, находящаяся за знаком переноса. Чтобы вставить возможный перенос, нажмите <Сtrl> + <-> (перенос).

Наконец, можно начать новую строку в том же абзаце, нажав <Shift> + <Enter>.

Использование режима предварительного просмотра.

Средство Word – «Предварительный просмотр» позволяет вам увидеть документ на экране таким же, каким он будет выглядеть при распечатке. Хотя режим разметки страницы тоже показывает ваш документ в окончательном виде, режим предварительного просмотра предлагает несколько дополнительных функций, которые могут вам пригодиться. Меню «Файл» - «Предварительный просмотр» или щелкните на кнопке «Предварительный просмотр» стандартной панели инструментов.

• Щелкните на стрелке «Масштаб» и выберите из предложенного списка нужное вам увеличение.

• Щелкните на кнопке «Увеличение», а затем на документе, чтобы увеличить часть документа.

• Щелкните на кнопке «Подгонка страниц», если на последней странице вашего документа несколько строк текста. Word попытается форматировать текст таким образом, чтобы количество страниц документа уменьшилось на одну.

• Щелкните на кнопке «Печать», чтобы распечатать документ. Щелкните на ней еще раз, чтобы вернуться к обычному виду документа.

• Щелкните на кнопке «Закрыть» или нажмите клавишу <Esc>, чтобы выйти из режима предварительного просмотра.

Печать документа:

Распечатка одной копии всего документа на принтере, используя установки по умолчанию: меню «Файл» - «Печать» ( <Ctrl> + <P> ) — окно «Печать»; «ОК». Можно также щелкнуть по иконке «Принтер». Тогда файл распечатается полностью с одной стороны листа, если у Вас автоматическая подача бумаги. В окне «Печать» нужно указать количество печатных копий.

Распечатка части документа.

Выделить часть текста. Если нужно распечатать одну страницу, поставить на неё курсор. Меню «Файл» - «Печать».

• Выделенный фрагмент, чтобы распечатать выделенный текст;

• Текущая, чтобы распечатать страницу, на которой установлен курсор;

• Номера страниц. Например, если введено 1-3, будут распечатаны страницы с 1 по 3, а если введено 2, 4, будут распечатаны 2 и 4 страницы;

• При двухсторонней печати документа сначала в поле «Вывести на печать» выберите из списка «Нечетные страницы» - «ОК». После распечатки установите распечатку в принтер (по-разному в зависимости от вида принтера) и повторите предыдущую команду, указав «Четные страницы».

«ОК».

Изменение параметров печати.

В диалоговом окне «Печать», щелкните на кнопке «Параметры».

• Черновая печать. Выдает черновик, который распечатывается быстрее, но может не отображать некоторые виды форматирования и графические объекты;

• Изменить порядок печати. Печатает страницы в обратном порядке;

• Фоновая печать. Позволяет продолжить работу с документом во время печати.

• Обновлять поля. Обновляет содержание всех полей документа перед распечатыванием;

• Сведения. Печатает свойства документа в дополнение к его основному тексту; • Примечания. Включает комментарии к документу в распечатку.