63Технология обработки числовой информации в табличных процессорах. Электронная таблица Microsoft Excel: основные понятия, работа с данными, формулами, функциями, диаграммами.

Обработку числовой информации производят табличные процессоры (электронные таблицы). Их основное назначение – автоматизация «рутинных» расчетов. Применение такие таблицы нашли в сфере бухгалтерского учета, планирования, финансового анализа, статистики и в других отраслях, гдехранение, передача и обработка информации продиктованы современными условиями. Современные процессоры позволяют не только хранить, передавать и обрабатывать информацию, но и производить математические вычисления. При обработке числовой информации у процессоров широкие возможности по форматированию таблиц (выбор формы представления данных в таблице, определение типа данных, автоматическое оформление таблиц и данных и т. д.). Самыми популярными процессорами, способными хранить, передавать и обрабатывать информацию, являются Microsoft Excel, Corel Quattro, Lotus. При обработке числовой информации на процессорах, создаются электронные таблицы, которые можно просматривать, записывать на носители внешней памяти, а так же хранить, передавать и обрабатывать информацию.

Обработка числовой информации производится в полном объеме. Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представлена в виде прямоугольника, разделенного на столбцы и строки. Работать с таблицей очень удобно курсором. Режим обработки числовой информации предполагает заполнение и редактирование документа. Существует множество решений по хранению, передаче и обработке информации. Дисковые и ленточные системы хранения, передачи и обработке информации подойдут в работе с корпоративной информацией. При выполнении обычной обработки числовой информации, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных.

Файл, созданный в Excel, называется рабочей книгой. Книга содержит рабочие листы. Каждый рабочий лист представляет собой таблицу, куда можно вводить данные и выполнять расчеты. Для перехода с одного рабочего листа на другой надо щелкнуть по ярлычку листа, расположенному под таблицей.

Электронная таблица разделена на клетки, которые называются ячейками. Строки обычно обозначаются числами, столбцы – латинскими буквами, а затем их сочетаниями. Ячейка имеет имя (адрес), состоящее из имени столбца и строки. Например, А21 – это ячейка, расположенная в столбце А (первом столбце таблицы) и строке 21.

Столбцы иногда обозначаются не буквами, а цифрами. Чтобы включить режим, при котором столбцы обознаются буквами, надо выбрать пункт меню «Сервис/Параметры», выбрать вкладку «Общие» и снять флажок около слов «Стиль ссылок R1C1».

Таблица максимального размера может содержать 256 столбцов и 65535 строк. Для обозначения столбцов при этом не хватает букв английского алфавита, и они после буквы «Z» обозначаются сочетаниями двух букв, например, «АА», «АВ» и т.д.

На экран вся таблица не помещается, но ее можно прокрутить с помощью полос прокрутки.

Одна из ячеек таблицы выделена прямоугольником – она является текущей, и данные будут вводиться именно в нее. Перемещать текущую ячейку по экрану можно клавишами со стрелками.

Когда данные вводятся в ячейку, они одновременно появляются в строке формул (это строка под панелью инструментов; слева от строки формул стоит значок fx или знак =. Ввод заканчивается по нажатию клавиши Enter. Если надо отредактировать данные, введенные в ячейку, то надо сделать эту ячейку текущей, а затем щелкнуть по строке формулы, чтобы в ней появился мигающий курсор, и выполнить редактирование введенных данных. Для выхода без редактирования надо нажать Esc.

В ячейку можно ввести текст, числовое значение, дату или формулу. Excel сам распознает, что введено в ячейку, по введенным данным. Например, если в ячейку введена последовательность символов, содержащая только цифры, то Excel будет воспринимать ее как число. Если же введенная последовательность начинается со знака =, то Excelвоспринимает ее как формулу.

При записи чисел целая часть отделяется от дробной с помощью запятой. Например, число 3.14 записывается как 3,14.

Текст, вводимы в ячейку, может быть произвольной длины (на самом деле он может содержать до 65 тысяч символов). Если текст слишком длинный, он может не поместиться в ячейку или «залезть» на соседнюю ячейку. Но если ячейку сделать текущей, то в строке формул будет виден весь текст.

При вводе дат для разделения месяца, числа и года можно использовать знаки «.» и «/». Год при этом можно писать полностью либо только последние цифры. Формула может содержать имена ячеек, числа, функции, знаки операций и скобки. Можно использовать знаки математических операций +(сложение), -(вычитание), *(умножение), /(деление), (возведение в степень). Порядок действий – как в математике,

для его изменения используются скобки.

При вводе в таблицу формул иногда хочется увидеть сами формулы, а не результаты их расчета. Для этого надо выбрать пункт меню «Сервис/Параметры», вкладка «Вид» и в группе «параметры окна» установить флажок рядом со словом «Формулы». Чтобы вновь увидеть результаты вычислений, надо этот флажок снять.

Удобство Excel состоит в том, что если в таблице происходят расчеты по одной и той же формуле, то эта формула вводится только один раз (в одну ячейку), а затем протягивается по всей таблице. Excel позволяет автоматизировать расчеты в таблицах.

Так же, как в Word, в Excel можно копировать данные. Для копирования надо выделить ячейку (или блок ячеек), выбрать пункт «Правка/Копировать», затем установить курсор в ту ячейку. куда надо вставить данные. и выбрать пункт «Правка/Вставить» (если копируется блок ячеек, то курсор надо устанавливать в левы верхний угол той области, куда будет вставляться содержимое этого блока). При копировании вокруг копируемого блока ячеек создается мигающая рамка. Чтобы убрать ее, надо нажать ESC. При копировании формулы автоматически изменяются, поэтому надо быть внимательными при копировании ячеек, содержащих формулы.

Выделить прямоугольный блок ячеек можно с помощью мыши, либо перемещая курсор клавишами со стрелками при нажатой клавиши Shift.

Для форматирования данных в ячейке надо выделить ячейку, после чего можно пользоваться кнопками форматирования на панели инструментов. Чтобы текст помещался в ячейку, можно изменить ширину столбцов или высоту строк. Для изменения ширины столбца надо установить курсор на правую границу столбца в области обозначений столбцов, чтобы курсор превратился в двунаправленную стрелку, и подтянуть вправо границу столбца. Аналогично, для изменения высоты строки надо подвести курсор к нижней границе строки в области обозначений строк, и протянуть границу вниз.

Если текст в ячейке состоит из нескольких слов, то можно расположить его в несколько строк. Для этого надо сначала напечатать заголовок полностью, затем выделить ячейку, в которой он находится, выбрать пункт меню «Формат/Ячейки», вкладка «Выравнивание» и установить флажок «Переносить по словам». На этой же вкладке можно установить выравнивание текста в ячейке по горизонтали (по левому или правому краю) или вертикали (по нижнему или верхнему краю).

Построение диаграммы.

Наиболее просто можно построить диаграмму с помощью Мастера диаграмм, который вызывается с помощью кнопки панели инструментов Стандартная . или из командой Вставка/Мастер диаграмм руководит процессом создания диаграммы шаг за шагом и даёт возможность перед завершением процесса просмотреть результат и внести в диаграмму необходимые изменения. Группы элементов данных, отражают содержимое ячеек одной строки или столбца таблицы, составляют ряд данных. Каждый ряд данных выделяется своим цветом или текстурой.

Мастер диаграмм осуществляет построение диаграммы в интерактивном режиме за несколько шагов:

Шаг 1: Указание блока ячеек с исходными данными для построения диаграммы. Блок ячеек может включать как сами данные так и дополнительную информацию, которая используется в качестве названий исходных данных (легенд), указаний меток по оси Х. Блок ячеек может содержать несмежные ячейки одного рабочего листа (выделяются при нажатии клавиши Ctrl).

Шаг 2: Выбор типа диаграмм. Excel позволяет построить диаграммы 14 стандартных типов (см. выше).

Шаг 3: Выбор формата диаграммы указанного типа (можно просмотреть результаты выбора, нажав клавишу Просмотр результата).

Шаг 4: Задание параметров диаграммы: расположение данных, способ использования первой строки или столбца (метки осей, текст легенды, название диаграмм).

Шаг 5: Добавление легенды, ввод названия диаграммы и подписей к осям диаграммы.

Созданные диаграммы можно корректировать вплоть до изменения состава представления исходных данных, на основании которых построена диаграмма. Редактирование осуществляется с помощью Мастера диаграмм, команды меню Диаграмма, кнопки .

Наиболее простой способ корректировки диаграммы осуществляется с использованием контекстного меню (рис. 13). Для этого необходимо:

1 выделить нужный объект, щелкнув по объекту левой кнопкой мыши,

2 вызвать контекстное меню, выбрать нужный пункт.

Меню содержит следующие команды:

«Тип диаграммы» - используется для изменения типа диаграммы для отдельной последовательности данных, группы или всей диаграммы в целом;

«Исходные данные» - используется для добавления или изменения выделенного ряда данных или отдельного элемента диаграммы;

«Параметры диаграммы» - используется для изменения стандартных параметров выбранного типа диаграмм: сетки, осей, подписи данных и заголовка.

«Размещение» - позволяет выбрать расположение выделенных объектов на листе.