4.6. Интегрированные пакеты для офисов

В интегрированный пакет для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД (кроме них, в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продук­ты). Главной отличительной чертой программ, составляющих ин­тегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различны­ми приложениями пакета.

Документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователя.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта (табл. 4.3);

• Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Officer.

• SmartSuite фирмы Lotus Development (в настоящее время под­разделение IBM).

• Microsoft Office фирмы Microsoft.

Таблица 4.3.

Интегрированные пакеты для офиса

Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office.

Microsoft Office 97 объединяет удобные и простые в использо­вании интеллектуальные приложения, обеспечивающие автомати­зацию работы и поддержку пользователя, помогающие сократить время выполнения регулярных повседневных задач.

Семейство Microsoft Office 97 обладает широкой встроенной поддержкой технологий Интернета. В результате Microsoft Office 97 является наилучшим набором инструментов для создания и управ­ления интранет-документами, а также для осуществления быстрого и удобного доступа к данным в интранег-сетях.

Office 97. разработай с учетом необходимости обеспечить поль­зователю возможность простой установки, конфигурирования, а администраторам сетей — возможность эффективного управления процессом установки и эксплуатации информационных систем и решений Microsoft Office 97.

В последнее время в составе Microsoft Office 97 появились но­вые программные элементы — ассистенты.

Office Assistant. При работе со сложным программным обеспечени­ем серьезной проблемой является поиск информации о выполнении той или иной операции. Чтобы обеспечить пользователя Microsoft Office 97 простой и удобной системой помощи, в новую версию Microsoft Office был включен уникальный элемент — Office Assistant.

Он помогает быстро найти ответы на большинство возникаю­щих вопросов и в случае необходимости подсказывает, как вы­полняется та или иная операция, и даже предлагает помощь в ор­ганизации более эффективной работы.

Office Assistant удачно вписывается в интерфейс Microsoft Office.

Office Art. При составлении документа часто возникает пробле­ма оформления заголовка. Когда необходим нетривиальный ди­зайн, выделение важности написанного, используют Office Art. С его помощью создают красочные заголовки и надписи, используют трехмерную графику, тени, цвета, разворачивают текст по любой оси, изгибают его по прихотливой кривой или растягивают в лю­бом направлении.

Отличительной особенностью нового Office Art является то, что он доступен во всех приложениях семейства Microsoft Office.

Новые панели инструментов. В Microsoft Office 97 реализованы новые панели инструментов, отличающиеся от панелей, привыч­

ных пользователям Microsoft Office версий 95 и 4.х. Новые панели реагируют на движение указателя мыши по полю каждой кнопки (нововведение, впервые появившееся в Microsoft Internet Explorer 3.0 и одобренное пользователями).

В Microsoft Office 97 панели инструментов являются таким же общим компонентом для разных приложений, как Office Art или механизм проверки орфографии. Будучи установленными едино­жды, они используются всеми приложениями Microsoft Office 97, что позволяет экономить место на диске, уменьшает загрузку опе­ративной памяти и обеспечивает единый внешний вид разных приложений. Элементы меню снабжены пиктограммами, что об­легчает их восприятие.

Office Binder. Его назначение — обеспечить пользователя инст­рументом, позволяющим в одной папке собрать несколько разно­родных документов, относящихся к одной теме или одному проек­ту. К примеру, можно поместить в Office Binder отчет в формате Word, несколько рабочих книг Excel и презентацию в Power Point. Доступ к документам одного проекта значительно упрощается — достаточно запустить файл Office Binder.

Office Binder позволяет печатать на принтере входящие в одну подшивку документы со сквозной нумерацией. Кроме того, возмо­жен вывод единых колонтитулов для нескольких разных докумен­тов. Новый Office Binder включает функцию интегрированного предварительного просмотра перед печатью. В режиме предвари­тельного просмотра можно просмотреть все документы, входящие в подшивку.

Microsoft Outlook — настольный информационный менеджер, основанный на продуктах Microsoft Exchange Client (клиент элек­тронной почты) и Microsoft Schedule+ (персональный менеджер расписании). Outlook — не просто новая версия этих программ, а принципиально новый тип делового приложения — интегрирован­ный настольный информационный менеджер. Он объединяет сле­дующие функции: электронная почта; персональный календарь и групповое планирование; персональная информация (книга кон­тактов и список заданий); журнал выполненных и планируемых действий; просмотр и совместное использование документов, фай­лов и общих папок Exchange; приложения коллективной работы.

Outlook входит в состав Microsoft Exchange Server 5.0, Microsoft Office 97, а также существует как отдельный продукт.

Outlook тщательно спроектирован с учетом эргономики и спе­цифики труда в современном офисе. Множество удобных возмож­ностей делают его использование особенно приятным.

• Предварительный просмотр. Выводятся первые три строчки почтового сообщения для того, чтобы пользователи могли быстро оценить степень его важности.

• Автоматическое распознавание даты. Outlook автоматически преобразует текстовое описание даты (например, «первая среда февраля») в календарную дату («I апреля 1998»).

• Автоматическая проверка имен. Outlook проверяет набранный ад­рес почтового сообщения в адресной книге. Неправильные имена подчеркиваются волнистой красной линией. Автоматическая проверка адреса уменьшает число ошибок в адресном поле и позволяет убедить­ся, что сообщения направляются правильному адресату.

• Автоматическое ведение журнала. Мененджер автоматически фиксирует все действия (письма, телефонные звонки, документы, встречи), связанные с определенными людьми, организациями или проектами.

• Флажок для сообщения. Чтобы позднее вернуться к важному письму, его можно пометить красным флажком. В указанное время на экране появится напоминание о том, что данное письмо нужно прочесть, написать на него ответ или выполнить какие-либо другие действия.

• Отзыв сообщений. Менеджер позволяет отозвать назад уже отправленное сообщение, если оно еще не было прочитано полу­чателем. Пользователи также Moiyr заменять отправленное сооб­щение другим.

• Менеджер контактов. Из Outlook можно набрать телефонный номер (и записать звонок в журнал), послать почтовое сообщение, факс, перейти на личную Web-страницу.

Outlook является эффективной клиентской программой для связи с Интернетом, предоставляет полный набор функции, ко­торые могут быть использованы как при работе с Microsoft Exchange Server, так и при непосредственном соединении с по­ставщиком услуг Интернета. Пользователи Outlook могут посы­лать и принимать почтовые сообщения через Интернет. С по­мощью Outlook можно планировать встречи и посылать запросы на их проведение через Интернет другим пользователям Outlook или Schedule+.

Используя Outlook, удаленные пользователи могут подсоеди­няться к Microsoft Exchange Server через Интернет для того, чтобы иметь полный доступ к электронной почте, расписаниям и общим папкам в сети их главного офиса.