8.3. Методика проектування форм вихідної інформації

Методика створення форм вихідної інформації складається з 4 етапів.

1-й етап.Визначення загального складу зведених показників, які виводяться за допомогою обчислювальної техніки.

На цьому етапі у результаті аналізу встановлюється вся сукупність вихідних показників, їх важливі характеристики і вимоги користувача.

За цими матеріалами визначаються необхідні для об’єкта зведені показники і їх характеристики, а також можливість отримання їх за допомогою ЕОМ. Встановлення складу зведених показників дуже важливе у визначенні масивів бази даних. Тому одним із суттєвих принципів створення ІС є первісність вихідного повідомлення.

Складність робіт на цьому етапі полягає в необхідності врахування як вимог усіх рівнів управління у взаємозв’язку, так і для об’єкта в цілому.

2-й етап.Встановлення змісту інформації, яка входить до окремих вихідних повідомлень.

1. Встановлення однорідних показників, які потрібно отримати в однакові терміни використання і в одному підрозділі.

2. Якщо вони застосовуються в кількох підрозділах, то визначається кількість примірників.

3. Об’єднання кількох простих в один з використанням можли-востей обчислювальної техніки.

4. Визначення атрибутів кожного вихідного повідомлення.

Розробка розділу 2 документа «Опис постановки задачі».

5. Необхідно передбачити найзручніший спосіб контролю за пра-вильним їх складанням: спосіб балансування окремих граф, виведення додаткових контрольних підсумків, інструкції з контролю.

3-й етап.Розробка ескізу форми кожного вихідного повідомлення.

Може розроблятися така таблиця, де визначаються підпоряд-кованість ознак і кількість отриманих підсумків.

Для кожної форми виведення інформації визначається зміст трьох зон (ГОСТ 6.10.4–84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники». ГОСТ 2.004–79 «Правила выполнения конструкторских документов на печатающих и графических устройствах ЭВМ»).

1 зона – заголовок чи титульний аркуш вихідного повідомлення, який виводиться одноразово чи частково повторюється на кожному аркуші (назва вихідного повідомлення, структурного підрозділу, період (дата), за який створюється даний документ, дата створення, місце підпису відповідальної за випуск документа особи).

2 зона – назва граф і їх нумерація, які виводяться на кожному аркуші (заголовки граф).

3 зона – основна предметна (інформаційна) частина, яка складає тіло вихідного повідомлення. До цієї зони включають рядки трьох видів: детальні, підсумкові чи їх суміш.

Детальні рядки містять дані, які є у записах масивів. Їх розміщують у такому порядку (рис. 8.1): спеціальні, довідкові, групові та довідкові змінні, показники з масивів.

Рис. 8.1. Розміщення атрибутів у вихідному повідомленні

Підсумкові рядки містять кількісні й вартісні підсумки за певними ознаками, результати розрахунків. Вони розміщуються в основному за зростанням групових ознак. Їх розміщення залежить від кількості контрольованих ознак, які передбачені умовами виведення проміжних результатів (наприклад, по кожному аркушу) та інших факторів, що визначаються замовником і користувачем. Кількісно-вартісні атрибути і показники розміщуються в такому порядку: нормативно-розціночні, планові, фактичні й розрахункові. До підсумкових рядків різних ступенів необхідно додатково включати текстові коментарі (наприклад, «усього за табельним номером...», «усього за складом ...»).

Попередньо розраховують розміри граф, рядків, окремих рядків і всієї площі форми. Площу форми визначають з урахуванням розмірів окремих елементів формулярів, максимальної значності чисел для кожної графи, а також ширини інтервалів і літер друкуючого пристрою.

Після цього вибирають стандартний формат, додатково коригують окремі розміри, виготовляють зразок, викреслюючи його в натуральну величину.

Далі визначають, для яких випадків призначена форма, як нею користуватися, які документи замінює, порядок зберігання, які посадові особи ОЦ або хто відповідає за правильність складання, і підписують.

4-й етап.Погодження із зацікавленими службами, внесення змін і затвердження у відповідальних осіб.

Зміст і форму кожного вихідного повідомлення визначають, ураховуючи цілі, для яких воно призначене, сферу та особливості його викорис­тання, періодичність отримання і т. ін. При цьому потрібно враховувати особливості технічних засобів, програмного забезпечення, можливість попереднього запису вихідної інформації на магнітні носії, використання діалогового режиму тощо.