8.5. Форми побудови зон первинних документів

Встановлені атрибути конкретного повідомлення розміщують у зонах, що мають, як правило, логічну послідовність.

Наприклад: у формулярі-зразку (ГОСТ 6.13.2–75 «Система первичной учетной документации») атрибути розміщують у трьох частинах, які містять шість зон (рис. 8.2): титульну частину (зони 1 – 4); змістову частину (зона 5), оформлюючу частину (зона 6).

1	2
	3
4
5
6

Рис. 8.2. Розподіл зон первинного документа

Зона 1 – назва підприємства, структурного підрозділу чи назва організації і її поштова адреса.

Зона 2 – індекс форми документа і гриф його затвердження.

Зона 3 – атрибут – гриф затвердження документа і код за державним класифікатором управлінської документації.

Зона 4 – назва документа і дата його складання. Інші атрибути для зон 1 – 4 визначаються призначенням документа.

Зона 5 – змістова частина документа ( ГОСТ 6.10.1–75 – текстова; ГОСТ 6.38–72 «Унифицированные системы документов»); назви рядків, граф і їх призначення.

Зона 6 – підписи відповідальних осіб; дата підпису документа; печатка.

Зони повідомлень можуть мати такі форми побудови: лінійну, анкетну, табличну.

Лінійна форма передбачає виділення кожному атрибутові двох клітинок: для назви атрибута, яка друкується друкарським способом, для запису його значення.

№ документа	Код складу	Код деталі	Кількість
0520	20	341289	100,00

Анкетна форма передбачає розміщення атрибутів у вертикальній послідовності:

№ документа	0520
Код складу	20
Код деталі	41289
Кількість	100,00

Таблична форма передбачає побудову документа у вигляді таблиці з графами по вертикалі і рядками по горизонталі.

Код деталі	Код замовлення	Розцінка	Кількість
234187 341880 128745	534 436 211	100,00 200,00 400,00	200,00 50,00 20,00