4.5. Методи і засоби організації збирання та обробки матеріалів обстеження об’єкта

При обстеженні економічного об’єкта, залежно від його мети, всебічно вивчають інформаційні потоки, функції керування та інші аспекти функціонування об’єкта.

Особливості дослідження зумовлюють вимоги до кваліфікації та складу колективу:

1) досвід роботи в галузі керування конкретними економічними об’єктами;

2) знання сучасних методів і техніки управління;

3) знання методів дослідження і системного аналізу;

4) здатність до спілкування із спеціалістами різних рівнів і профілів.

У процесі обстеження існуючих інформаційних потоків збирають матеріал, який характеризує управлінську і економічну роботу. При цьому велику увагу приділяють вивченню задач, які розв’язуються в підрозділах об’єкта, де приймають управлінські рішення. Створювані інформаційні потоки мають їх обслуговувати, тому в процесі вивчення необхідно встановити цілі, критерії, задачі управління, види їх рішень, інформаційні взаємозв’язки, джерела інформації, її передавання, методи отримання, пошуку, зберігання.

Вивченню підлягають як документовані відомості (конструкторські, планово-економічні, бухгалтерські та ін.), так і недокументовані повідомлення (у вигляді різноманітних вказівок щодо ведення виробничо-господарської діяльності і довідок про неї). На практиці для обстеження системи інформації застосовують один із трьох методів.

1. Горизонтальний – передбачає детальне вивчення економічної інформації з однієї будь-якої теми, окремо в кожному підрозділі економічного об’єкта.

Недоліки:

немає обліку інформаційних потоків, які виникають у суміжних підрозділах і між ними, що призводить до помилок і спотворення характеристик загального інформаційного потоку;

провадиться зайве глибоке вивчення окремих питань, на що витрачається додатковий час і праця.

Застосовується в основному при вивченні питань на окремих етапах проектування.

2. Вертикальний – передбачає обстеження підрозділів об’єкта, по яких відбувається природний рух досліджуваного інформаційного потоку, від моменту виникнення до місця використання в разі прийняття управлінських рішень. Інформаційний потік, який вивчається, розглядається як частина всієї інформаційної системи. Недоліки: мало приділяється уваги тому, в якому підрозділі розв’язують задачі, що входять до комплексу розглядуваних питань, а більше – самій інформації.

Переваги: визначаються однакові методи розрахунку окремих показників; можливість виявлення загальної вихідної інформації полегшує вивчення всієї картини інформаційного потоку.

3. Комбінований – передбачає використання в процесі вивчення об’єкта обох методів. Застосовують другий метод, виділяють потрібний інформаційний потік, який старанно вивчають. Якщо є неточності й неясності, то детально вивчають необхідні питання у відповідних підрозділах першим методом.

Вивчення об'єкта проектування — складний комплекс дослід­ницьких робіт. Для проведення робіт на перед проекти і й стадії завчасно розробляється програма обстеження, обирається метод проведення робіт, планується проведення всіх робіт у часі із зазначенням термінів подання їх результатів, готується необхідна документація.

Программа обстеження містить перелік питань, що необхідно з'ясувати у процесі обстеження. Це, в основному, питання, пов'язані з виконанням робіт з вивчення системи управління, інформаційної си­стеми та технічних засобів.

Обстеження об'єкта може виконуватися такими методами:

індивідуальним; бригадним.

Індивідуальний метод передбачає виконання всіх необхідних робіт з вивчення об'єкта одним обстежувачем, якому у подальшому дове­деться розробляти проект ІС (за окремими підприємствами, зада­чами). Цей метод застосовується в обмежених випадках, коли програ­ма обстеження невелика і передбачає вивчення невеликого кола пи­тань, що стосуються, в основному, однієї конкретної функціональної підсистеми чи одного комплексу задач.

Бригадний метод передбачає створення однієї або кількох бригад-груп обстежувачів, що можуть бути поділені на підгрупи. До таких груп входять кваліфіковані розробники та спеціалісти, які знають ор­ганізацію і техніку економічної та іншої управлінської роботи в конк­ретних умовах.

Проведення роботи бригадним методом висуває серйозні вимоги до організації і планування діяльності бригад у період обстеження об'єкта. За ними закріплюються певні ділянки робіт, визначається послідовність їх виконання, за якої результати діяльності однієї групи розробників розкривають необхідний фронт робіт для іншої групи.

За результатами виконання перерахованих робіт складається звіт про обстеження.

В основному обмежуються лише відбором матеріалу, необхідного для проектування, застосовуючи метод аналогій і порівняння з раніше вивченими підрозділами інших економічних об’єктів, близьких за параметрами до тих, що вивчаються. Є велика кількість методів збирання матеріалу, які поділяють на методи збирання з участю розробника і без нього.

Методи збирання матеріалу без прямої участі розробника:

1) документальна інвентаризація – на кожну роботу її виконавець відкриває спеціальну карту обстеження, в якій наводить усі основні дані про роботу, яку вивчають;

2) самофотографія робочого дня – використовується для визначення трудомісткості найтиповіших робіт. Спостереження носять детальний характер;

3) ведення індивідуальних зошитів-щоденників – записи робить виконавець упродовж місяця щоденно відразу після виконання чергової роботи.

Недоліки цієї групи: великі витрати часу; необхідність старанно готувати документацію з обстеження, проводити інструктаж; відволікання виконавців від своєї прямої роботи.

Методи збирання матеріалу безпосередньо розробниками найбільш цілеспрямовано дозволяють водночас з’ясувати неясності, що виникли, й провести попередній аналіз і відбір матеріалу. Це такі методи:

1) аналіз операцій – розчленування розглядуваної роботи на її складові, задачі, розрахунки, операції та їх елементи. Вивчення найбільш трудомістких операцій по роботах, що носять систематичний характер;

2) особистого спостереження – для уточнення деталей документо-обігу, розрахунків, техніки заповнення документів і т. ін.;

3) аналіз матеріалів, наданих на робочих місцях. Застосовується в основному для з’ясування питань, на які неможливо отримати відповідь від виконавців, і аналізу документації;

4) опитування виконавців – збирання даних під час бесіди (найпо­ширеніший);

5) бесіди і консультації з керівниками – для встановлення загального стану управлінської діяльності, методик планування та обліку, недоліків її організації і техніки виконання;

6) вибіркова фотографія робочого дня персоналу – для найтипо-віших робіт;

7) хронометраж – для виявлення трудових витрат на виконання масових операцій;

8) розрахунковий метод – для визначення трудомісткості робіт, що підлягають автоматизації;

9) метод аналогій – базується на відмові від детального обстеження підрозділу чи роботи, тому що вже зроблено аналогічне обстеження.

Вибір методу збирання матеріалу залежить від конкретних умов і особливостей об’єкта, який вивчається, кваліфікації дослідника. Найчастіше використовують декіль­ка методів.

Кожен виконавець повинен мати:

• програму обстеження (детальні питальники);

• конкретний план із зазначенням термінів виконання робіт;

• спеціальні розроблені таблиці (бланки), зошити, щоденники для запису матеріалів обстеження.

Для проектувальника замовник — основний носій відомостей про гдметну сферу та вимоги, пред'явлені до інформаційної системи. Під час першої зустрічі із замовником проектувальник має вислухати докладне повідомлення замовника, але при цьому ні в якому разі не треба прагнути вникати в усі деталі.

Наступні зустрічі із замовником відрізняються від першої і проходять у вигляді інтерв'ю. Проектувальник до кожної зустрічі готує переліік питань, послідовність яких передбачається технологією проектування.Питання замовнику формулюються, допускаючи відповіді типу “так — ні”.

Наступна ініціатива у спілкуванні належить проектувальнику. Результати зустрічей обов'язково документуються в різних за формою документах – опитувальні листки, карти обстеження, аналітичні операційні відомості, розробних таблицях, щоденниках тощо.

На кожному економічному об’єкті є інформаційні процеси – змінні й постійні в його діяльності. Так, інформація про виробничі функції чи, простіше сказати, про те, що потрібно виконати, є постійною, а інформація про те, як виконуються функції, тобто інформація, пов’язана з функціямиуправління, – змінною. Отже, стабільну базу даних можна створити в тому разі, якщо логічна структура бази даних побудована на зв’язках, утворених виробничими функціями управління, і всі дані для задоволення потреб користувача, які змінюються, будуть забезпечені.

Спочатку досліджують виробничі функції, виявляють роботи, які виконуються, їх функції й мету, складають схему виконання виробничих функцій, визначають документи, масиви чи неформалізовані посилання, що використовуються при виконанні кожної із функцій.

Можна складати список атрибутів і показників, які використовуються в усіх документах і вказують ідентифікатори функцій, в яких використовуються ці елементи. Наприклад:

Перелік атрибутів являє собою таблицю, що є основою майбут­нього словника даних. У таку таблицю заносяться ім'я атрибуту, роз­горнутий коментар для уточнення змісту атрибуту, ідентифікатор, шаблон, відомості про повідомлення, в яких фігурує цей атрибут.

Проектувальник може зустріти ситуацію, коли один і той самий за змістом атрибут використовується у різних повідомленнях під різними іменами (наявність синонімів). Наприклад, ціна продукції, ціна виро­бу, ціна товару. У цьому випадку проектувальник разом із замовником повинен придумати ім'я, що підходить для всіх документів, де вико­ристовується атрибут. Необхідно пам'ятати, що такі ситуації можуть призводити до зміни форм повідомлень (документів).

Вдалий вибір імен атрибутів відіграє важливу роль у проектуванні. Для багатослівних імен атрибутів рекомендується кожному атрибуту присвоїти коротке, зрозуміле замовнику і проектувальнику ім'я.

Приклад 2. У документі є атрибут «Витрата мастильних матеріалів на технологічну операцію». Варіанти коротких імен атрибуту: витра­та, мастильні матеріали, операція. Вибір імені залежить від змісту проблемної сфери.

У процесі складання переліку атрибутів виникає необхідність у ви­конанні процедури узагальнення. У цьому випадку деяка сукупність атрибутів заміняється в переліку одним атрибутом, що узагальнює сутність усієї сукупності.

Приклад 3. Нехай у переліку є атрибути: потужність, температу­ра, вологість, продуктивність. Замість цієї сукупності можна визначи­ти атрибут ПАРАМЕТР. У цьому випадку значення параметра має визначатися окремим атрибутом ЗНАЧЕННЯ.

Визначення інформації для управління дозволяє виявити:

взаємовідносини між різними галузями діяльності;

правила, які визначають постійну діяльність;

види інформації, яка використовується для контролю та оцінки функціонування об’єкта.

Інформаційні потреби визначають для всіх рівнів управління об’єкта. Виділяють три рівня управління: виший, середній і оперативний.

Вищий рівень надає інформацію про цілі й задачі організації, стратегію їх досягнення, методи управління реалізацією стратегічних планів, про можливі зміни у функціонуванні організації, про поточні та майбутні зміни в тактиці.

Середній рівень надає інформацію, яка дає змогу уточнити напрямки аналізу, деталізувати уявлення про політику, яку провадить об’єкт, про обмеження, якими вона має керуватися, про відмінності у виробничих і управлінських операціях, а також отримати відомості відносно необхідних часу реакції, надійності, цілісності й секретності даних.

Оперативний рівень детально інформує про дані (імена, формати, кількість примірників, межі цілісності і т. п.), їх використання, обсяги, періодичність виникнення і потреби використання, послідовність розв’язання задач, про вимоги щодо продуктивності.