8.1. Поняття системи документації

В умовах інформаційної технології виникла проблема забезпечення сумісності інформаційних систем на різних рівнях, а тому важливе значення мають розробка і впровадження в різних галузях уніфікованих систем інформаційних повідомлень, які складаються з документів на папері, відеокадрів тощо.

Система документації – комплекс взаємопов’язаних документів, які необхідні для управління економічним об’єктом.

Документ – матеріальний об’єкт, який містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену в установленому порядку.

Під уніфікованою системою інформації розуміємо систему документів, яка є раціонально організованим комплектом взаємопов’язаних документів, що відповідають єдиним правилам і вимогам й містять інформацію, необхідну для оптимізації управління на основі використання ЕММ і ОТ.

Документацію, яка використовується на всіх рівнях управління народного господарства, уніфіковують створенням:

1) уніфікованих систем документації державного призначення (державні стандарти і міжгалузеві уніфіковані форми документів державного призначення, які відповідають вимогам цих стандартів);

2) уніфікованих форм документів інших рівнів, які розроблюються на базі уніфікованих систем документації державного призначення (галузеві, відомчі й форми документів підприємств і організацій).

Уніфікацію документів потрібно виконувати на етапі проектування, вдосконалення і розвитку ІС з урахуванням усіх задач, які вони розв’язують.

У державі діють понад 16 уніфікованих систем, які містять 6 тис. форм документів державного призначення. Але в ІС застосовується щонайбільше 10 – 15%, оскільки більшість форм не пристосовані для обробки на ЕОМ.

При проектуванні документів в умовах ІС необхідно орієнтуватися на уніфіковані системи документації:

ГОСТ 6.10.1–88. Унифицированные системы документации. Основ-ные положения.

ГОСТ 6.11.1–75. Система плановой документации. Основные поло-жения. ГОСТ 6.11.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.13.1–75. Система первичной учетной документации. ГОСТ 6.13.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.14.1–75. Система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учереждений и организаций. ГОСТ 6.14.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.19.1–75. Система расчетно-платежной документации. ГОСТ 6.19.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.38–72. Система организационно-распорядительной доку-ментации. ГОСТ 6.39–75. Формуляр-образец.