За чем следить в проекте

Основное использование системной схемы проекта — в качестве чеклиста (checklist, список контрольных вопросов), заставляющего подумать о том, о чём можно забыть подумать.

Когда самолёты стали слишком большими для управления одним человеком, они часто взрывались на взлёте из-за банальных ошибок: то с ручного тормоза не снимут, то забудут проверить работу всех многочисленных двигателей перед взлётом. Помогло введение чеклиста: чеклист заставлял подумать и проверить то, что в спокойной обстановке все знают, что нужно делать, но в суматохе взлёта иногда забывают действительно сделать, и это ведёт к неприятностям.

Системная схема проекта представляет собой ровно такой чеклист: на верхнем уровне это альфы, которые необходимо удерживать во внимании всё время проекта. Если члены команды не задумывались о состоянии какой-то из альф, то возникают большие риски, что там что-то может пойти не так — просто потому, что не хватило внимания. Проект создания системы обычно не менее сложен и хлопотен, чем взлёт самолёта, поэтому можно ожидать отсутствия самых понятных и простых работ — например, можно в суете проекта забыть наладить коммуникацию со стейкхолдерами, или даже забыть провести проверку и приёмку системы.

Контрольные точки (milestones) каждой альфы требуют выбора практик для их достижения, требуют затем выполнения работ по их достижению. Если команда не обсуждает достижение этих контрольных точек и не выполняет работы по их достижению, то у проекта могут быть большие неприятности.

Формулировки контрольных точек в Essence намеренно «мутные», неопределённые и расплывчатые. Авторы стандарта говорят, что это поощряет команду провести обсуждение этих контрольных точек, чтобы адаптировать формулировки к индивидуальным особенностям проекта, и получить явное соглашение команды о том, что все члены команды одинаково понимают эти контрольные точки.

Всего семи объектов внимания в проекте не будет хватать — тем более в больших проектах. Поэтому команде необходимо уделять внимание не только альфам, но и подальфам, на что мы обратили внимание, когда описывали основные альфы.

Но часто команда будет брать эти подальфы из дисциплин/теорий/принципов принятых ими практик. Например, в практике управления проектами методом критической цепи вводят альфу «буфер проекта» (project buffer) и отслеживают затем её состояние — сначала этот буфер проекта создаётся, потом потихоньку расходуется в ходе проекта. Essence предлагает, чтобы все эти подальфы обязательно были подальфами либо основных альф, либо друг друга (подальфы представляют собой направленный граф, в том числе подальфа может быть подальфой сразу нескольких основных альф или других подальф). Так, альфа «буфер проекта» может быть подальфой «работы». И ответ на вопрос «в каком состоянии работы проекта?» может включать в себя отдельный рассказ про состояние «буфера проекта».

В разговоре про альфы необязательно каждый раз произносить слово «альфа». Как не говорят «система самолёт», «система чайник» (но добавляют слово «система», когда хотят подчеркнуть рассмотрение как системы), так в проекте не говорят «альфа работа» и «альфа команда», но говорят «работа» и «команда» (а слово «альфа» добавляют, только когда хотят подчеркнуть именно работу с альфой).