7. Планування управління проектними даними

Під проектними даними розуміють різні форми документації. Документуються всі аспекти проектної діяльності. Дані можуть мати різноманітну форму (звіти, керівництва, записи, графіки, креслення, специфікації, файли, кореспонденція) і можуть існувати в будь-якому середовищі (друковані й електронні матеріали, фотографії, мультимедіа й т.д.).

Проектні плани повинні передбачати ідентифікацію даних, методи їхнього збору й поширення. При плануванні проекту варто визначити вимоги як до номенклатури створюваних у проекті даних, так і до їхнього змісту й форми. Стандартні вимоги до змісту й формату даних сприяють їхньому кращому розумінню й полегшують управління джерелами даних.

Збір документів необхідний, для того щоб проаналізувати й підтвердити виконання вимог до документів, що поставляються й не поставляються клієнтові, до даних, включених і не включених у контракт, і даних, наданих клієнтом. Досить часто дані збираються без чіткого уявлення про те, як вони будуть використовуватися. Оскільки дані досить дорого коштують, вони повинні створюватися й збиратися тільки в тих випадках, коли це дійсно необхідно.

Варто звернути особливу увагу на планування заходів по забезпеченню конфіденційності й безпеки даних, а також на встановлення механізму архівування й забезпечення доступу до архівованих даних.

Рекомендовані робочі продукти - результати даного етапу: план управління даними; перелік керованих даних; опис змісту й формату даних; вимоги до конфіденційності й безпеки даних; механізм повернення, відтворення й розподілу даних; графік збору даних; перелік даних, які повинні збиратися в проекті.