3. Основні принципи організації віртуального офісу проекту

Нині поняття й ідеологія віртуального офісу проекту набувають усе більшого значення у зв'язку з розвитком мережі Інтернет і зростанням значення програмно-інформаційного й комунікаційного аспекту управління проектами.

Принципи віртуальних інфраструктур розробляються й практично реалізуються в розвинених країнах Заходу із середини 90-х років.

У світовій теорії й практиці управління визначення "віртуальний" стало ключовим. Усе частіше говорять про віртуальні продажі, банківські операції, фонди, фабрики й організації. У принципі віртуальна інфраструктура має ті самі можливості й потенціал, що й традиційна організація. Але в той же час віртуальна інфраструктура є принципово новою концепцією організаційної структури для інтеграції діяльності початку XXI ст. Поняття віртуального підприємства є природним розвитком поняття комп’ютерно-інтегрованого виробництва, а в більш загальному контексті - характерним прикладом побудови комп’ютерно-інтегрованої організації на основі нових інформаційних і комунікаційних технологій.

Рис. 1. Архітектура електронного офісу

Віртуальне підприємство має на увазі мережну, комп’ютерно-опосредковану організаційну структуру, що складається з неоднорідних компонентів, розташованих у різних місцях. Тоді прикметник "віртуальне" може інтерпретуватися як "штучно утворене", або як "мниме, що не існує в реальному фізичному просторі", або як "розширене за рахунок спільних ресурсів". Тут у наявності явна комп'ютерна аналогія з поняттям "віртуальної машини", де жоден процес не може монопольно використати ніякий ресурс, всі системні ресурси принципово вважаються ресурсами спільного використання.

Віртуальне підприємство створюється шляхом відбору організаційно-технологічних ресурсів, що вимагаються, з різних підприємств й їхньої інтеграції з використанням комп'ютерної мережі. Це приводить до формування гнучкої й динамічної організаційної системи, найбільш пристосованої для успішного бізнесу у швидко мінливому середовищі.

Повністю віртуального підприємства, тобто такого, що не має базових структур у реальному фізичному просторі, звичайно, не може бути. Тут мова йде про інтенсивну взаємодію реально існуючих фахівців і підрозділів різних підприємств у віртуальному просторі, реалізованому на основі новітніх інформаційних і комунікаційних технологій.

Отже, можна розділити питання офісу як базового місця і віртуального офісу як розподіленого комп’ютерно-інформаційного простору.

Із практичної точки зору віртуальне підприємство є мережа вільно взаємодіючих (і взаємно сприяючих) агентів, що перебувають у різних місцях. Ці агенти розробляють спільний проект (або ряд взаємозалежних проектів), перебуваючи між собою у відносинах партнерства, кооперації, співробітництва, координації й т.п.

Поняття віртуальної інфраструктури ідеально підходить для формування офісу проекту. Об'єднання ресурсів при створенні віртуальних офісів проектів характеризується територіальною незалежністю, інакше кажучи, прийняття рішень і виконання завдань за принципом поділу праці відбуваються, незважаючи на регіональні границі. Співробітництво членів команди проекту має тимчасовий характер або організується на певний строк. Переваги віртуальних мереж у такому випадку очевидні: розширення діючого ресурсного потенціалу йде без втрати гнучкості; внутрішня координація здійснюється за допомогою інформаційної технології, підкріпленою культурою взаємної довіри; можливо паралельне управління найрізноманітнішими процесами у ході реалізації проектів.

Основним і системостворюючим принципом для функціонування тимчасового мережного віртуального офісу проекту, що виходить за межі окремої фірми, є послідовне й ефективне використання сучасних інформаційних і комунікаційних технологій. Типова схема організації віртуального офісу проекту представлена на рис. 20.2.

Рис. 2 - Типова схема організації віртуального офісу проекту

Розглянемо основні принципи віртуальних інфраструктур. У табл. 20.1 наведені основні відмінності традиційних організаційних структур від віртуальних інфраструктур.

Простір віртуалізації включає чотири категорії явищ - віртуальний ринок, віртуальну реальність, а також внутрішньо- і міжорганізаційні мережні об'єднання. Останні охоплюються одним поняттям віртуальні інфраструктури -- організаційні форми. Під віртуальним ринком розуміються пропоновані системою Інтернет комунікаційні й інформаційні послуги комерційного призначення.

Віртуальна реальність - це імітація реальних процесів розробок і виробництва в комп'ютерному просторі, що одночасно є й середовищем, і інструментом. Як інструмент вона дозволяє інтуїтивно вибудувати складні структури, як середовище - дає можливість подумки представити проект, продукт, будівлі, робочі місця, машини й устаткування до того, як вони знайдуть реальне існування. Основні області використання результатів цих досліджень - створення віртуальних прототипів проектів, а також віртуальне планування праці й виробництва.

Внутрішньорганізаційні мережі охоплюють широку гаму робіт вдома й робіт з використанням засобів телекомунікацій, а також робіт із застосуванням банків знань або мереж знань. Їхньою загальною ознакою є об'єднання в єдину мережу окремих співробітників (членів команди проекту) за допомогою сучасних інформаційних і комунікаційних технологій. Піонерами в цій частині віртуальної організації праці є компанії "IBM", "Siemens", а також великі консультаційні підприємства й банки,

Інфраструктура віртуального офісу проекту, наприклад, повинна включати наступні основні складові:

• мережа Internet;

• міжнародний стандарт для обміну даними, наприклад по моделях продукції STEP (Standard for the Exchange of Product model data);

• стандарти взаємодії прикладних програм, наприклад стандарти CORBA (Common Object Request Broker Architecture).

Головні ознаки, що розкривають зміст поняття "віртуальний офіс проекту", включають наступні:

• інтеграцію кращих засобів і досвіду різних підприємств у рамках стратегічно доцільної команди проекту;

• організацію по проектах або навколо ключових процесів (наскрізних ділових процесів життєвого циклу проекту, продукту);

• утворення автономних робочих груп, забезпечення співробітництва й координації осіб н колективів, просторово вилучених друг від друга;

• тимчасовий характер, гнучкість, можливість швидкого утворення, розвитку, переструктурування й розформування в потрібний час;

• сполучення децентралізації й централізації в управлінні при переважному розвитку децентралізованого (розподіленого) управління, пріоритет координаційних зв'язків;

• максимально широкий розподіл і гнучкий перерозподіл повноважень влади, прийняття рішень на всіх рівнях організаційної ієрархії, сполучення висхідного й спадного проектування;

• організацію групової взаємодії фахівців за допомогою ЕОМ, включаючи "зустріч у мережі" (meeting on the network) і погоджені потоки роботи (workflow), забезпечення вільного обміну ідеями усередині й між рівнями організаційної ієрархії;

• розробку неоднорідних комп'ютерних середовищ і мереж, використання архітектури клієнт-сервер, застосування програмних засобів забезпечення колективної діяльності (groupware) різного класу.

Таблиця 1 - Основні розходження традиційних і віртуальних інфраструктур

Зазначені принципи пов'язані з широким розвитком і використанням нових інформаційних і комунікаційних технологій (НИТ/НКТ) для управління людськими ресурсами й планування діяльності команди проекту, моделювання й оптимізації процесів взаємодії (кооперації й координації) між різними менеджерами команди.

Завдяки сучасним телекомунікаціям уже непринципові географічне положення й державна приналежність партнерів. Нові можливості інформаційної взаємодії дозволяють будувати кооперацію у формі віртуального офісу проекту, що діє протягом життєвого циклу проекту, продукту.

Програмно-комунікаційне середовище віртуального офісу опирається на безперервну інформаційну підтримку життєвого циклу проекту. У західній методології така підтримка називається CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support). По своїй суті сьогодні CALS є глобальною стратегією підвищення ефективності бізнес-процесів, виконуваних у ході життєвого циклу проекту, продукту за рахунок інформаційної інтеграції й наступності інформації, породжуваної на всіх етапах життєвого циклу.

Засобами реалізації даної стратегії є CALS-технології, в основі яких лежить набір інтегрованих інформаційних моделей - самого життєвого циклу й виконуваних у його ході бізнес-процесів, продукту (виробу), виробничого й експлуатаційного середовища й ін. Можливість спільного використання інформації забезпечується застосуванням комп'ютерних мереж і стандартизацією форматів даних, що забезпечує їхню коректну інтерпретацію.

Ідеальною основою для рішення поставленого завдання є використання єдиної інтегрованої моделі проекту і його життєвого циклу, що описує об'єкт настільки повно, що виступає в ролі єдиного джерела інформації для будь-яких виконуваних у ході життєвого циклу процесів.

Ключовим поняттям для віртуального підприємства є концепція багатокористувацької бази даних. Вона повинна містити всю необхідну інформацію для комп'ютерної підтримки життєвого циклу проекту й повинна бути доступна в оперативному режимі всім членам команди проекту.

Стандарти CALS покривають весь спектр потреб користувачів, забезпечуючи єдине подання тексту, графіки, інформаційних структур і даних про проект, супровід і виробництво, включаючи звук, відео-, мультимедийні засоби, передачу даних, зберігання даних, документацію й багато чого іншого для всіх додатків.

В основі віртуального офісу проекту повинна лежати ідеологія інтегрованого Інтранет-середовища (Intranet), що являє собою технологію управління комунікаціями проекту, у цьому її відмінність від Інтернет (Internet), що є технологією глобальних комунікацій.

У реалізації комунікацій проекту виділяють три рівні:

• апаратний;

• програмний;

• інформаційний.

З погляду апаратного й програмного рівнів комунікації - це організація надійного каналу з'єднання й передача інформації без перекручувань, організація зберігання інформації й ефективний доступ до неї. У плані технічної реалізації цих рівнів Інтранет практично не відрізняється від Інтернет. Там такі ж локальні й глобальні мережі; ті ж програми: Інтернет-навігатори,«Web-сервери, електронна пошта, телеконференції й навіть ті ж виробники програмного забезпечення.

Головна особливість Інтранет криється в інформаційному рівні комунікацій, що істотно визначається специфікою проекту й найбільш істотний для управління проектом. При цьому апаратний і програмний рівні комунікацій є що забезпечують. Інформаційне забезпечення може мати різну базову технологію передачі й зберігання інформації. Паперові документи, листи й записки, дошки оголошень, корпоративні газети, телефони - все це становить традиційну технологію зберігання й передачі інформації. Технологія Інтранет перетворила паперові документи в електронні сторінки й файли; дошку оголошень - в Web-сервер; записки й телефонні дзвінки - у повідомлення електронної пошти; газетні новини - у повідомлення подій сервера телеконференцій. Інтранет робить комунікації проекту більше надійний, швидкий й інтенсивними, а доступ до інформації прискорюється й спрощується.

З інформаційної точки зору комунікації - це пошук і передача знань. Можна виділити наступні три більші групи методів управління інформаційним забезпеченням бізнес-процесів, у тому числі:

• подання діяльності офісу й команди проекту з погляду ресурсів (фінансів, матеріальних запасів, кадрів), при якій повинне бути забезпечене управління ресурсами й контроль за ними;

• подання роботи офісу й команди як системи бізнес-процесів. Тут центральними поняттями виступають процес, функція, дані, подія. Основна мета управління для цих методів - забезпечення координації подій і функцій;

• подання офісу й команди як системи невеликих колективів співробітників, що вирішують загальне завдання, а в ролі організуючих факторів виступають знання й ефективних комунікацій. Головним ресурсом управління стає база знань проекту, у якій члени команди проекту можуть швидко знайти інформацію для ухвалення правильного рішення й розуміння один одного. Ця база концентрує в собі колективний досвід команди й створює контекст проектних комунікацій. Основна мета управління - забезпечення координації, комунікації й швидкого пошуку інформації для самостійного ухвалення рішення.

Використання Інтранет-технології особливо ефективно в управлінні проектами, де комунікації є критично важливої складової стратегії діяльності.