1. Поняття офісу проекту

Управління великим проектом, як правило, вимагає досить представницької команди, до якої входять керівник (менеджер) проекту, менеджери та фахівці з напрямків діяльності, ряд функціональних працівників. Ефективність їх взаємодії значною мірою впливає на ефективність проекту загалом. Разом з тим, команда проекту - це тимчасове організаційне утворення з не стабільною структурою, яка змінюється в міру виконання етапів проекту, тобто частина персоналу залучається на певні періоди. Наприклад, деякі члени команди можуть залучатися до роботи над проектом на неповний робочий день, поряд з основною діяльністю; хтось із команди може здійснювати функції по реалізації проекту паралельно основній роботі, працюючи одночасно в іншій організації; члени команди проекту можуть знаходитися не тільки у різних районах в межах одного міста, але й у різних, часто досить віддалених одне від одного містах, а також у різних країнах.

Це висуває особливі вимоги до організації роботи команди, забезпечення конфіденційності та захисту комерційної таємниці проекту. Розв’язання цих проблем забезпечує офіс команди проекту. Ідеологія офісу, прийнята в розвинених країнах, трактує офіс не тільки й не стільки як окреме приміщення, обладнане комп'ютерною й оргтехнікою, у якому (яких) здійснюється управління проектом, але й як інфраструктуру, яка забезпечує всі процеси управління проектом.

Офіс проекту — специфічна інфраструктура, що забезпечує ефективну реалізацію проекту (або портфеля проектів) у рамках системи комп'ютерних, комунікаційних і інформаційних технологій і узгоджених стандартів здійснення діяльності й комунікацій.

Основне призначення офісу проекту в даному трактуванні - забезпечення ефективної комунікації членів команди проекту за спільного виконання робіт, що можливо тільки при наявності розвинених засобів зв'язку, комп'ютерів і спеціального програмного забезпечення, засобів телекомунікації, різноманітної оргтехніки, сучасних інформаційних технологій тощо.

Офіс проекту - це оптимально організоване середовище (у традиційному розумінні місце), де члени команди проекту можуть здійснювати процеси управління проектом, проводити наради, вести переговори з партнерами, зберігати проектну документацію.

У вітчизняній практиці управління проектами ідеологія офісу проекту практично не використовується. У західній системі управління проектами офіс проекту в самому узагальненому вигляді розуміється як:

певний набір робочих місць, прив'язаних до конкретних географічних координат, у тому числі:

• головний офіс, де розміщається менеджер проекту, проводяться важливі наради, зберігається основна документація, встановлені засоби зв'язку, комп'ютерне обладнання й оргтехніка тощо;

• набір територіально розподілених офісів (обладнаних робочих місць, у тому числі домашніх, мобільних) окремих груп або членів команди проекту, де встановлені засоби комунікацій, комп'ютери, оргтехніка;

віртуальний офіс, не прив'язаний до певного місця, а представляє собою програмно-телекомунікаційне середовище, яке забезпечує можливість роботи й комунікацій за єдиними стандартами.

У багатопроектній системі офіс проекту, як правило, являє собою багаторівневу систему:

на першому рівні цієї системи розглядаються конкретні проекти й принципи їх моніторингу. На цьому рівні працює одна або кілька команд менеджерів, що забезпечують планування проектів з урахуванням обмежених ресурсів, оцінки витрат і майбутньої вартості проекту, а також контроль поточного стану проекту й підготовку звітів. Тут використовуються традиційні інструменти й інформаційні технології моніторингу проектів;

на другому рівні розглядаються питання формування портфеля проектів організації, їх взаємозв'язки й раціональне наповнення. На цьому рівні базовими є інструменти тендерів (для поповнення портфеля замовлень), стратегічного менеджменту, управління загальними ресурсами й управління якістю в проектах;

на третьому рівні розв’язується задача корпоративної політики розвитку проектної організації.

В однопроектній системі офіс орієнтований на управління конкретним проектом.

Експертна оцінка показує, що такий підхід економить 30-40% витрат на проекти й часу на їх реалізацію.

Основними вимогами до організації офісу проекту є:

• наявність реального управлінського офісу - приміщення;

• єдині внутрішньофірмові стандарти підготовки й супроводу проектів (проекту);

• інформаційна технологія управління проектами;

• база даних і шаблонів типових рішень по проектах;

• комп'ютерна мережа, сполучена з Internet;

• віртуальний офіс на базі комп'ютерних мереж, який забезпечує функціонування команди проекту в режимі реального часу, незважаючи на територіальну розподіленість членів команди.

Основою віртуального офісу є розподілена комп'ютерна система на базі телекомунікаційних мереж, що дозволяє користуватися єдиними програмними засобами, єдиними базами даних і знань, вести єдиний облік, контроль, моніторинг робіт по проекту, проводити відеоконференції, телекомунікаційні наради в реальному режимі часу.

Переваги віртуального офісу пов'язані з можливістю організації ефективної розподіленої системи управління проектами (з підключенням домашніх і мобільних офісів). Такий проектний офіс містить дві групи програмних засобів у рамках технології "клієнт - сервер" або іншої мережевої технології. Перша група програмних засобів розміщається на сервері й включає засоби ведення баз даних, наприклад Oracle, Informix, для взаємодії проекту з менеджерами. Друга група розміщається на робочому місці клієнта й на основі Internet (або іншої системи обміну інформацією) підтримує функції віртуального офісу. Ці віртуальні функції першого рівня дозволяють менеджерові проекту фіксувати поточний стан проекту по ресурсах, виконанню робіт і витрат незалежно від реального знаходження членів команди проекту. При цьому використання мобільної техніки "Notebook + модем + мобільний телефон" робить віртуальну частину офісу мобільною.