2. Основні принципи проектування й склад офісу проекту

Сучасне поняття офісу містить у собі велику кількість технічних й організаційних рішень, таких, як:

1. Приміщення:

• проектування основних приміщень головного офісу проекту (прийняття просторово-планувальних рішень);

• опрацювання питань інтер'єру й внутрішньої обробки приміщень, облаштованості меблями.

2. Оргтехніка й допоміжне обладнання:

• пристрої для організації документообігу;

• організаційні засоби - дошки для малювання, планшети для календарних графіків, обладнання для проведення нарад тощо;

• організаційна техніка - копіри, проектори, знищувачі паперу;

• засоби безпеки - сигналізація, регламентація доступу до приміщень;

• господарський інвентар й обладнання.

3. Програмно-комп'ютерні комплекси й засоби зв'язку й телекомунікацій:

• комп'ютерна техніка - мережеве обладнання, комп'ютери, сервери, принтери;

• програмне забезпечення;

• засоби зв'язку - телефонні станції, телефонні апарати, канали зв'язку, пейджери, мобільні телефони.

Усі ці складові взаємозалежні, тому, говорячи про офіс, слід мати на увазі, що мова йде про єдину організаційно-технічну систему.

Інформаційні технології, програмно-комп'ютерні засоби та засоби комунікацій в управлінні проектами докладно розглянуто далі (див. розділ 22). У цьому розділі торкнемося цих питань з точки зору їх участі в організації офісу проекту.

Конкретний проект характеризується специфікою бізнес-процесів його реалізації. Під бізнес-процесами розуміється сукупність дій, процедур, що становлять зміст одного завершеного циклу, акту бізнес-діяльності. Наприклад, бізнес-процес збуту починається із заповнення форми замовлення менеджером відділу збуту, продовжується плануванням виробництва, підтвердженням доставки від дистриб'юторів, формуванням рахунку-фактури у фінансовій бухгалтерії, контролем за наданим товарним кредитом і зарахуванням грошей на рахунок постачальника.

Бізнес-процес розбивається на окремі бізнес-операції (наприклад, оформлення рахунку або доставка продукції). Елементи бізнес-процесу: генерація ідеї, що визначає загальний напрямок процесу, формування задуму, формулювання цілей, установлення змісту процесу, планування операції - зіставлення поставлених завдань і розташовуваних ресурсів з метою мінімізації витрат, складання бізнес-плану, висновок контракту, пророблення ресурсного забезпечення, реалізація процесу і його завершення.

По суті кожен бізнес-процес у своєму роді представляє якийсь проект, його реалізація здійснюється в рамках методології управління проектами. Для конкретного проекту виробляється розбивка на окремі види бізнес-процесів.

Реалізація бізнес-процесів у рамках управління проектом повинна бути організована оптимальним чином і це обумовлює вимоги до організації офісу:

• інформаційний супровід бізнес-процесу повинен бути орієнтований на оптимальне за часом і витратами його виконання;

• повинне бути виключене дублювання бізнес-операцій;

• менеджери, що діють у рамках одного бізнес-процесу, повинні бути зв'язані засобами комунікацій й у випадку розташування в одній географічній крапці локалізовані від менеджерів, що виконують інші функції.

Це самі загальні вимоги. У даному розділі ми не розглядаємо питання оптимізації бізнес-процесів, але слід зазначити, що їхня структура визначає локалізацію і структуру офісу. Тому питанням проектування бізнес-процесів команди проекту має бути приділена першорядна увага при проектуванні офісу проекту.

Проектування приміщень і площ звичайно здійснюється в спеціалізованому програмному продукті, наприклад в AutoCAD. Для сполученого проектування архітектури, інтер'єру, організаційної структури й бізнес-процесів можна експортувати креслення з AutoCAD в Visio2000. Приклад єдиного підходу до формування просторового, організаційного середовища й оптимізації бізнес-процесів наведений на мал. 6.2.2. На ньому представлена схема планування офісу, розміщень-комп'ютерів і засобів зв'язку, розміщення персоналу відповідно до бізнес-процесів, реалізованими їм.

Доцільно розглядати організаційну структуру команди проекту й реалізовані бізнес-процеси в рамках управління проектом у комплексі для оптимізації офісу й системного аналізу технічних, організаційних й економічних рішень. Даний підхід корисний через те, що сучасні рішення по проектуванню й організації роботи офісу проекту є комплексними.

Система безпеки не тільки запобігає несанкціонований доступ у приміщення, але за допомогою магнітних ключів регламентує користування оргтехнікою, комп'ютерами (для використання техніки необхідно прикласти свій ключ), контролює використання організаційної техніки, дозволяє визначати місцезнаходження співробітників усередині офісу, регламентує доступ до інформації (як паперової, так й електронної), контролює місцезнаходження меблів, устаткування й інших матеріальних цінностей.

Сучасні комп'ютери, засоби зв'язку й інформаційні технології настільки зрослись, що варто розглядати їх як єдину інформаційно-телекомунікаційну систему. По тим самим каналах зв'язку передаються телефонні повідомлення й дані, при цьому можна звертатися з комп'ютера до телефонних станціями й апаратам (програмувати автоматичний дозвон, розсилання факсів, організацію й проведення нарад). Існуючі телефонні станції можуть бути настроєні так, що співробітники мають можливість дзвонити й передавати дані тільки тим працівникам, які з ними безпосередньо зв'язані в ході виконання бізнес-процесів.

Природно, одним з важливих рішень із погляду організації роботи офісу є програмне забезпечення, вибір і впровадження яких повинні реалізувати роботу повноцінного електронного офісу як єдиного інтегрального Intranet-середовища, що регламентує всі взаємозв'язки співробітників, що організує роботу з документами, їхнє зберігання, архівування, знищення. При цьому можливо реалізовувати програмно-апаратні комплекси, що організують і систематизують як електронний, так і паперовий документообіг.

Електронний офіс проекту проектується як система, орієнтована в першу чергу на роботу з інформацією у вигляді документів, що припускає заміну ручних методів обробки документів автоматизованими процедурами.

Програмно-телекомунікаційне середовище офісу опирається на розвинене інформаційне забезпечення проекту, що повинне надавати можливість інтегрованої обробки всіх видів інформації, що циркулює в системі, у тому числі документів, породжених електронним і паперовим документообігом: зовнішньої й внутрішньої переписки, здійснюваної як в електронної, так й у паперовій формі.

База даних документів повинна бути елементом єдиної бази даних, інформації й знань команди проекту; вона формується як централізований електронний архів документів ( що включає в тому числі й паперові оригінали, і електронні копії оригіналів паперових документів). Система управління базою даних документів повинна забезпечувати:

• централізовану реєстрацію всіх документів, які циркулюють у системі;

• зберігання документів в електронному виді в різних форматах;

• ведення централізованого каталогу документів проекту, що забезпечує можливість їхнього пошуку (по ключових атрибутах, з використанням повнотекстового пошуку й т.д.);

• зберігання повної історії роботи з документами (хто, коли і як працював з документом), а також різних версій документів;

• надійну систему захисту документів, регламентацію доступу персоналу до документів різного призначення;

• можливість підтримки архівів документів на всіх видах зовнішніх пристроїв, включаючи магнітооптичні й бібліотеки лазерних компакт-дисків.

Прикладне програмне забезпечення документообігу офісу проекту повинне включати наступні ключові компоненти:

• систему управління зберіганням документів - програмне забезпечення, що реалізує функції управління єдиним документарним фондом проекту (централізованим архівом);

• систему управління документообігом - програмне забезпечення, що реалізує адміністрування документообігу, управління маршрутизацією й рухом документів, координацією документопотоків, контролем за пересуванням документів, за своєчасною їхньою обробкою й т.д.;

• набір стандартних бізнес-додатків, що використаються командою проекту для підготовки документів - текстових процесорів, електронних таблиць і т.п., набір спеціалізованих функціональних додатків, призначених для підготовки документів (на відміну від стандартних бізнес-додатків вони взаємодіють із базою даних, що підтримує структуровану інформацію);

• систему експорту/імпорту документів.

У якості центрального керуючого блоку програмного забезпечення електронного офісу виступає система управління повноваженнями користувачів, що:

• здійснює розмежування доступу користувачів до інформації (у тому числі до документів різного ступеня таємності);

• здійснює регламентацію доступу користувачів до функцій, надаваним системою.