Способы организации совместной работы при помощи Microsoft SharePoint

Возможность коллективной работы в SharePoint достигается с помощью использования узлов рабочей области, с помощью которого пользователи могут разрабатывать один или несколько связанных друг с другом документов. Узлы SharePoint характеризуются распределением сегментов работы между участниками рабочей группы, достигающимся авторизованным доступом к узлу. Группа пользователей может работать над текстовыми документами, таблицами или базами данных, обмениваясь необходимой информацией.

Принцип коллективной работы на узле SharePoint можно описать следующим образом. На сервере хранится все содержимое веб-узла, включая необходимое количество веб-страниц и файлов с базами данных. К этому серверу (через глобальную сеть Интернет или по локальной сети рабочей группы) имеют возможность подключаться, проходя процедуру авторизации, пользователи, ответственные за определенный сегмент работы портала. Например, типовая рабочая группа может состоять из дизайнера (разработчики оболочки сайта), авторов контента и его редакторов (осуществляющие модерирование текстов авторов), администраторы веб-узла и его посетители [13].

Типовой веб-узел SharePoint может содержать списки, библиотеки, доски обсуждений, опросы и дочерние узлы и рабочие области.

Основой коллективной работы на веб-узле SharePoint являются списки и библиотеки. Списки представляют структурированную информацию, напоминающие электронные таблицы. Библиотеки могут содержать элементы различного типа.

Наиболее простой способ организовать командную работу над проектом – создать в узле шаблон документа (или документов) в формате Microsoft Office. Это могут быть и Word, и Excel, и элементы Outlook, и презентации PowerPoint. На основе шаблонов создаются рабочие документы, к которым предоставляется доступ всем членам команды.

Рис. 13. Пример библиотеки документов

В библиотеке документов можно хранить файлы практически любого типа (отсканированные изображения, архивы, аудио- и видео файлы). К документам можно добавлять дополнительные поля для ввода расширенной информации, например, важность документа, срок сдачи, клиент с которым связан данный документ и т.п. Дополнительные сведения (метаданные) хранимые вместе с документами в библиотеке документов позволяют выполнять поиск и фильтрацию документов с учетом данных сведений [21].

Любые изменения в документах автоматически регистрируются. Всегда есть возможность увидеть, кто выложил документ, и кто последним вносил в него изменения. При необходимости пользователь может настроить режим оповещений об изменениях в документах. Чтобы избежать распространения множества версий множества документов с различными именами, в библиотеки документов SharePoint поддерживают версионность (Рис. 14). В любой момент времени существует возможность посмотреть любую из версий документа и, если это необходимо, вернуться к этой версии.

Рис.14 Журнал версии SharePoint

Совместные обсуждения и опросы

Важным элементом организации совместной работы при выполнении при организации учебных занятий и разработки учебно-методической документации являются совместные обсуждения. В современной практике достаточно часто приходится формировать так называемые виртуальные команды для работы над проектом. Действия участников таких команд должны быть скоординированы. Ресурсы SharePoint помогают в этом, а сервис обсуждений поможет установить личный контакт между членами команды [17].

Типовое обсуждение (форум), предназначенное для сетевого общения участников рабочей группы, в SharePoint легко создать буквально в два щелчка мыши (рис. 15).

Рис. 15 Организация совместного обсуждения (форума)

Опросы предназначены для выяснения мнения участников рабочей группы и представления статистики ответов на веб-узле.

Если на локальном компьютере установлены соответствующие приложения из пакета Microsoft Office 2007, то совместная работа группы на веб-узле SharePoint может быть организована более эффективно. В списки и библиотеки могут помещаться элементы, тип содержимого которых ассоциирован с тем или иным приложением Office. Для редактирования таких элементов по умолчанию может применяться соответствующая программа пакета Microsoft Office. Microsoft Office SharePoint Server позволяет как использовать готовые модули, заложенные в платформе (например, библиотеки документов, списки контактов, календари и списки задач, форумы, базы знаний и т.д.), так и конструировать индивидуальные решения, закладывая в них собственную бизнес-логику и разрабатывая устраивающий вас пользовательский интерфейс.

Рабочие процессы

Рабочие процессы позволяют пользователям совместно работать с документами и управлять задачами проекта, внедряя бизнес-процессы для документов и элементов узла.

Рабочий процесс иногда рассматривается как некая последовательность задач, которая приносит результат. В контексте продуктов и технологий Microsoft SharePoint рабочий процесс имеет более узкое определение, а именно — автоматизированное движение документов или элементов через последовательность действий и задач, связанных с бизнес-процессом [29].

Рабочие процессы способны рационализировать затраты и время, которые требуются на координирование общих бизнес-процессов, таких как утверждение проекта или проверка документа, управляя и отслеживая задачи человека во время выполнения этих процессов. Действия рабочего процесса утверждения в данном примере показаны на рисунке 16 .

Рис. 16 Схема функционирования рабочего процесса.

Рабочие процессы не только поддерживают существующие процессы, выполняемые людьми, но и расширяют возможности по сотрудничеству и совместной работе с документами, списками и библиотеками. Пользователи узлов могут начинать рабочие процессы и участвовать в них при помощи настраиваемых форм, которые доступны из документов и элементов списка или библиотеки SharePoint. Следующие задачи рабочего процесса могут быть выполнены либо на узле Office SharePoint, либо непосредственно в определенных клиентских программах в составе выпуска 2007 Office:

• Просмотр списка рабочих процессов для документа или элемента

• Запуск рабочего процесса для документа или элемента

• Просмотр, изменение и переназначение задач рабочего процесса

• Выполнение задачи рабочего процесса

По умолчанию, в службах WSS реализован всего один рабочий процесс (Три этапа), другие рабочие процессы можно разработать самостоятельно, с помощью SharePoint Designer, или установив SharePoint Server. На узле SharePoint Server включены рабочие процессы, используемые в общих бизнес-сценариях [34]:

• Утверждение. Данный рабочий процесс передает документ или элемент группе людей на утверждение. По умолчанию рабочий процесс утверждения связан документами, и поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов. Версия рабочего процесса утверждения по умолчанию также связана с библиотекой «Страницы» узла публикации и может быть использована для управления процессом утверждения публикации веб-страниц.

• Сбор отзывов. Данный рабочий процесс передает документ или элемент группе людей для рецензирования. Рецензенты могут предоставить отзывы, которые объединяются и направляются лицу, инициировавшему рабочий процесс. По умолчанию рабочий процесс сбора отзывов связан с документами, и поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов.

• Сбор подписей. Данный рабочий процесс передает документ Microsoft Office группе людей для сбора их цифровых подписей. Его следует запускать из клиентской программы, которая входит в выпуск 2007 Office. Участники должны выполнить задачи по сбору подписей, добавляя свою цифровую подпись к документам в соответствующей программе Microsoft Office. По умолчанию рабочий процесс сбора подписей связан документами, и поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов. Однако этот рабочий процесс отображается для документа в библиотеке документов только в том случае, если документ содержит одну или несколько строк подписей Microsoft Office.

• Утверждение ликвидации. Данный рабочий процесс, поддерживающий управление записями, контролирует срок действия документа и период его хранения, позволяя участникам самим решать, как поступать с просроченными документами — хранить или удалять. Рабочий процесс утверждения ликвидации прежде всего предназначен для использования на узле центра записей.

• Три этапа. Данный рабочий процесс может быть использован для управления бизнес-процессами, которые требуют от предприятия отслеживать большой поток вопросов или элементов, например операций службы поддержки клиентов, идей по сбыту или задач проектов.

• Групповое утверждение. Данный рабочий процесс подобен рабочему процессу утверждения, но в отличии от последнего использует назначенную библиотеку документов и предлагает настраиваемое представление процессов утверждения, в котором пользователь принимает участие. Этот рабочий процесс предоставляет иерархическую организационную диаграмму для выбора утверждающих, которые вместо контроля подписи могут использовать контроль штампа (указанная возможность доступна только в версиях Office SharePoint Server 2007 для Восточной Азии).

• Управление переводом. Данный рабочий процесс управляет переводом документов вручную, создавая копии документа для перевода и назначая переводчикам задачи по переводу. Этот рабочий процесс доступен только для библиотек управления переводом.

Каждый из перечисленных рабочих процессов можно настроить в соответствии с нуждами предприятия и несколькими способами. Например, при добавлении рабочего процесса в список, библиотеку или к типам содержимого, чтобы сделать его доступным для документов или элементов, можно настроить списки задач и журналов, в которых хранятся сведения о рабочем процессе.

Когда пользователи узла запускают рабочий процесс для документа или элемента, им могут быть доступны для настройки и другие параметры рабочего процесса, например, возможность, указать список участников, срок завершения, а также инструкции по выполнению заданий.

Календарь

Для организации совместных мероприятий и действий наряду с обсуждениями может с большой пользой применяться календарь. Календарь используется для хранения информации о событиях, важных для группы, включая собрания, неофициальные встречи и события, которые занимают полный рабочий день (рис. 17).

Рис. 17 Организация события с помощью календаря

Можно также отслеживать ключевые события для группы, например сроки исполнения или даты выпуска товара, не привязанные к интервалу времени. Для повторяющихся событий задается интервал повторений. Непосредственно в рабочей области события можно разместить сопутствующие документы и презентации.

Таким образом, технология Microsoft SharePoint позволяет довольно легко и быстро, пользуясь встроенными возможностями приложений, создавать и настраивать веб-узлы для совместной работы над документами, организовывать доступ и хранение данной документации. Данные особенности этой технологи позволяют автоматизировать рабочие процессы в вузе, путем организация системы разработки и доступа к учебно-методическому комплексу в форме веб-портала.

Пример реализации подобного портала для разработки учебно-методической документации для факультета математики, информатики и физики Волгоградского государственного социально-педагогического университета приведен в приложениях к данной работе.