Функции и требования

Выделим основные функции, которые должен поддерживать такой корпоративный портал [48]:

1. Публикация и распространение. Возможность публикации пользовательской информации для общекорпоративного доступа.

2. Коллективная работа. Обеспечение режима совместной работы над документами, контроль версий документов, отслеживание финальной версии документа, архивация данных.

3. Управление бизнес-процессами. Пользователи должны иметь возможность не только следить за ходом выполнения деловых процессов, но также инициировать такие процессы и активно участвовать в них.

4. Представление информации. Интеграция всех элементов информационных ресурсов понятном и логичном виде.

5. Персонализация рабочего пространства. Формирование среды работы сотрудника с учетом его персональных потребностей, привычек, методов собственной работы.

6. Четкое разграничение прав доступа.

7. Категоризация. Упорядочивание данных для осуществления удобной навигации по информационным ресурсам. Автоматизированные процедуры категоризации результатов индивидуального поиска.

8. Полнота и релевантность поиска. Реализация эффективных поисковых механизмов по всевозможным источникам данных (структурированные, неструктурированные, метаданные), просмотр всех ресурсов, которые могут включать нужные данные.

9. Обратная связь и развитие. Портал должен обеспечивать доступ к информационным ресурсам учреждения не только для сотрудников, но и для внешних лиц (студентов, абитуриентов).

Разрабатываемый проект должен быть направлен на объединение вышеперечисленных и некоторых других функций в рамках информационного портала, доступного через Интернет или локальную сеть.

Корпоративный информационный портал как система должен иметь «на входе» простые, настраиваемые и развиваемые средства для манипуляций со служебной и профессиональной информацией, а «на выходе» –сгруппированные информационные ресурсы и сервисы, ориентированные на различные информационные потребности основных групп пользователей (сотрудники и студенты, подразделения и университет в целом, различные внешние пользователи и т.д.).

На индивидуальном уровне пользователя корпоративный информационный портал должен предоставить пользователю систему замкнутого информационного документооборота. С одной стороны, портал принимает создаваемую им служебную информацию, автоматически помещает и хранит ее в базе данных портала, где она доступна пользователям портала. С другой стороны, сервисы портала постоянно контролируют новые поступления и оперативно информируют человека о появлении сведений, которые имеют отношение к его деятельности.

Наиболее важным элементом такой системы документооборота является автоматизация совместной работы над созданием информации и автоматизации хранения, поиска, получения и представления данных. Портал должен обеспечивать коллективную работу над документами, отслеживание версий документов, возможность возврата к предыдущей версии.

Для реализации замкнутого информационного документооборота корпоративный портал должен предоставлять определенным категориям пользователей (в первую очередь тем, кто создает информацию) персональную точку доступа в корпоративное информационное пространство. Это, с одной стороны, позволят человеку создавать все необходимые служебные информационные материалы, а также – обеспечивать доступ пользователя к имеющимся пользовательским сервисам.

Третьим важным элементом такой системы документооборота является механизм гарантированной информированности пользователей. Данный механизм на основе служебного статуса пользователя и профиля его профессиональных интересов осуществляет постоянный контроль над содержанием информационных потоков. Как только в корпоративном информационном пространстве фиксируется появление важных для человека информационных материалов, он немедленно должен получить об этом уведомление.

Организация создаваемых информационных потоков внутри корпоративного портала должна поддерживать иерархическую схему распределенной ответственности за контроль содержания служебных информационных потоков и ресурсов. Общий принцип этой схемы – ответственное лицо (информационный менеджер) контролирует и отвечает за содержание документов, которые создаются его подразделением [5].

Корпоративный портал должен представлять собой современную гибкую адаптивную информационную систему, которая будет ориентирована на информационные потребности его пользователей. Набор возможностей портала позволит создать качественно новые условия для работы сотрудников и вуза.