3.1.1. Общие сведения

Стандартная сортировка не вызывает затруднений. Как правило, у большинства пользователей достаточно навыков, чтобы самостоятельно и без помощи преподавателя произвести ранговую сортировку по возрастанию или убыванию сразу по нескольким полям.

Но в практике делопроизводства не редки случаи, когда необходима сортировка в порядке, отличном от алфавитного.

Организацию собственного порядка сортировки рассмотрим на следующем примере.

Пусть нам необходимо отсортировать список работников по месту работы в следующем порядке:

– сначала должны идти работники планового отдела, затем отдела сбыта, далее отдела снабжения и, наконец, работники производственного отдела.

Выполнение поставленной задачи состоит из следующих этапов:

1. Создается собственный список сортировки:

Сервис > Параметры > Списки > В появившемся окне в поле «Элементы списка» через запятую напечатать нужных список (в данном случае: Плановый, Сбыта, Снабжения, Производственный > Щелкнуть кнопку «Добавить» > Ok.

Обратите внимание: элементы списка печатаются именно в том виде, в котором они присутствуют в списке – с большой буквы и соответствующем падеже.

2. Выполнение сортировки:

Данные > Сортировка > В качестве поля сортировки установить «Отдел» > Параметры > В раскрывающемся списке выбрать нужный список > Ok > Ok.