2.1.1. Введение в Microsoft Office 2003

Цель обучения студентов основам офисных приложений Word, Excel, PowerPoіnt, Access и основам редактора VBA - обеспечить знание теоретических и практических основ в области обработки текстовой информации и электронных таблиц, создания презентаций и показа слайдов, создания и ведения базы данных Access, разработки приложений с помощью редактора VBA, а также познакомить с основами экспертных и обучающих систем.

Приложения Microsoft Office 2003 предназначены для автоматизации делопроизводства, т.е. автоматической обработки различного рода данных и информации: текстовой информации; таблиц чисел; деловой графики; баз данных. Таким образом, пакет программ Microsoft Office 2003 - это универсальное средство для решения практически любых задач по обработке данных и информации, возникающих в офисе.

В состав Microsoft Office 2003 входят различные приложения: Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Publisher, FrontPage и другие программные инструменты для малого бизнеса.

Запустить приложение Microsoft Office 2003 можно: из главного меню Windows (кнопка Пуск), в котором необходимо выбрать нужное приложение Microsoft Office 2003; щелчком на кнопке приложения, расположенной в области быстрого запуск на панели задач; щелчком на ярлыке приложения, расположенного на рабочем стол и другими способами.

После запуска приложения Microsoft Office 2003 открывается окно, содержащее элементы графического пользовательского интерфейса. Окно приложения Microsoft Office 2003 может быть в одном из трех состояний: развернутом на весь экран, свернутом в виде кнопки на панели задач и нормальном, которое можно перемещать на экране.

Во всех приложениях MS Office 2003 (окнах приложений) используется унифицированный графический интерфейс пользователя (Graphical User Interface, GUI), который состоит из основных элементов: строки заголовка; строки меню; панелей инструментов (по умолчанию активизированы панели: стандартная и форматирования); строки состояния; вертикальных и горизонтальных полос прокрутки, области задач в режиме «Приступая к работе».

В окнах приложений Microsoft Office 2003 используются стандартные элементы управления или компоненты графического интерфейса, которые объединяются в более крупные конструкции (меню, панели инструментов, окна диалога) и которые предоставляют возможность управлять окном приложения, а также изменять содержимое и форму представления информации, отображаемой в окне документа.

В Microsoft Office 2003 используются окна четырех типов: окна приложения; окна документов; диалоговые окна; формы. Окно документа отображается в окне приложения.

Управление приложениями Microsoft Office 2003 осуществляется с помощью меню и панелей инструментов. В приложениях Microsoft Office 2003 применяются три типа меню: строка меню (главное меню приложения или ниспадающее меню); контекстное (всплывающее) меню; оконное (системное) меню для изменения размеров и положения окна приложения.

Панель инструментов - это строка, на которой располагаются (наиболее часто используемые команды) кнопки или пиктограммы и раскрывающиеся списки. Панель инструментов обеспечивает быстрый доступ к командам.

Текстовый процессор Microsoft Word 2003 является одним из основных компонентов Microsoft Office 2003. Текстовый процессор позволяет создавать, редактировать, сохранять, просматривать и распечатывать текстовые документы, применять форматирование символов, абзацев, страниц, разделов и документа в целом, назначать существующие стили символов, абзацев, таблиц и создавать собственные стили. Кроме того, в Word можно создавать таблицы, рисунки, диаграммы, формулы и т.д.

Табличный процессор Excel 2003 позволяет выполнять вычисления с помощью формул и встроенных функций, строить диаграммы и графики по результатам вычислений, анализировать данные и работать со списками в таблицах и на веб-страницах. Процессор Excel предназначен для обработки информации с помощью электронных таблиц, которые являются удобным инструментом для решения планово - финансовых, бухгалтерских и инженерных задач.

Редактор PowerPoіnt 2003 - это приложение Microsoft Office 2003 для подготовки выступлений или создания презентаций (демонстрационных материалов) с использованием компьютерных слайдов. Слайды могут содержать информация любого типа и использовать документы других приложений Microsoft Office. Слайды можно представлять в электронном виде, распечатывать на принтере и распространять в Интернет.

Редактора VBA. С помощью системы разработки приложений Visual Basic for Applications (VBA) можно разрабатывать различные приложения, связанные с обработкой данных и подготовкой документов. Для запуска редактора VBA необходимо открыть приложение Microsoft Office и выполнить команду Сервис / Макрос / Редактор Visual Basic.

Система управления базами данных является программным средством создания и ведения базы данных, доступа к данным и их обработки. Существуют иерархические, сетевые, и реляционные модели данных, которые поддерживаются СУБД соответствующего типа.

СУБД Mіcrosoft Access 2003 - приложение Microsoft Office 2003, которое позволяет создавать реляционные базы данных и программы (запросы, формы и отчеты) для работы с данными и управления ими. Приложение Access ориентировано для работы с объектами БД: таблицами, запросами, формами, отчетами, страницами, макросами и модулями.

Приложения Microsoft Office 2003 проектировались для совместной работы, поэтому имеется возможность объединить текст из Word с таблицами Excel и формулами из Mіcrosoft Equation 3.0 и так далее. Существует несколько способов использования данных, созданных одним приложениям, в другом приложении.

Для совместного использования данных приложениями Microsoft Office применяются следующие технологии: статическое копирование; внедрение и связывание объектов.

Импорт данных. При импорте данные из документа источника (созданного в одном приложении) копируются в документ получатель (созданный в другом приложении). Копирование осуществляется при помощи фильтров, которые представляют собой программу, которая преобразует данные из одного формата в данные другого формата. Приложения Microsoft Office 2003 имеют большой набор различных фильтров.

Связывание и внедрение (OLI) - один из эффективных способов обмена данными между приложениями Microsoft Office. Основные различия между связыванием и встраиванием заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.

Связанный объект – это данные (объект), созданные в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.

Внедренный объект – это данные (объект), вставленные в файл. Внедренный объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан.

Копирование, связывание и внедрение можно осуществлять при помощи буфера обмена. Для этого необходимо данные скопировать в документе - источнике, а затем в документе - получателе выполнить команду Правка - Специальная вставка и выбрать параметр Связать или Вставить.

Второй способ связывания и внедрения объектов осуществляется при помощи диалогового окна "Вставка объекта", которое вызывается командой Объект в меню Вставка.

Экспертные системы - это программы для компьютеров, аккумулирующие знания специалистов - экспертов в конкретных предметных областях, которые предназначены для получения приемлемых решений в процессе обработки информации. Ядром экспертной системы является база знаний.

Обучающая система - аппаратурно-программный комплекс, предназначенный для обучения пользователей, который осуществляет передачу знаний пользователям в зависимости от степени их подготовки и способности усваивать полученную информацию.