Создание и редактирование файла электронных таблиц

Цель работы: научиться переводить источник в машиночитаемую форму; создавать электронную таблицу и проводить первичную обработку данных (суммирование, нахождение среднего арифметического).

Материал для работы: фрагмент таблицы “Виды и нормы основных повинностей тяглых и осадных крестьян с волоки в имениях светских и духовных феодалов” // М.Ф. Спиридонов. Закрепощение крестьянства Беларуси (XV-XVI вв.). — Мн., 1993. — С. 78–79.

Ход работы: Ввод данных в таблицу

После запуска программы MS Excel курсор находится в ячейке А1 (она является активной).

Введите с клавиатуры заголовок первого столбца таблицы Имение. Ввод завершается нажатием клавиши Enter, после чего указатель переместится в ячейку А2. Впишите в ячейки А2-А18 наименования имений из Табл. 1 Прил. 2, не обращая внимания на расположение текста в ячейках (модификацией и оформлением таблицы займетесь позднее).

Столбцы N п/п и Повет пока не создавайте, пропустите.

Установите курсор в ячейку В1 и введите заголовок второго столбца Год, а затем последовательно в ячейки В2-В18 – цифры, соответствующие годам из Табл. 1 Прил. 2.

Д



Далее введите заголовки: Барщина..., Чинш..., Осада..., Рожь... и т. д., затем соответствующие цифровые данные из таблицы.

На этом завершается первый этап формирования таблицы: задание заголовков столбцов и строк, заполнение ее числовыми и текстовыми значениями.

СОХРАНИТЕ ФАЙЛ в Вашей рабочей папке на диске или на дискете, присвоив файлу имя Повинности NN (NN – ваши инициалы или ваш шифр). Расширение .xls программа присвоит автоматически.

Например, D:\2 курс\ 1 группа\ Повинности_АЕ.xls.

Модификация электронной таблицы

На втором этапе займитесь дополнением и преобразованием таблицы. Но сделайте это на новом Листе, выполнив его копирование. Для этого

При нажатой клавише Ctrl установите указатель мыши на ярлычок листа в нижней части координатной сетки и, удерживая левую клавишу мыши, перетащите пиктограмму листа на соседний ярлычок. Появится ярлычок Лист 1(2) и содержимое Листа 1 переместится на соседний лист.

В таблицу на Листе 1(2) следует добавить информацию, к какому повету принадлежало то или иное имение. Для того чтобы вставить новый столбец и внести в него данные:

• выделите столбец Год, перед которым будет вставлен новый столбец, установив курсор на букву, обозначающую столбец, и щелкните мышью – столбец окрасится в темный цвет.

• выберите в главном меню пункт Вставка, а затем Столбцы.

• назовите новый столбец Повет и введите данные из таблицы.

Вставка строки осуществляется аналогично.

Просмотрите созданную таблицу с помощью режима Предварительный просмотр, который находится в меню Файл. В этом режиме система показывает, как будет выглядеть распечатанная таблица. Для исправления внешнего вида таблицы вернитесь в Обычный режим, нажав кнопку Закрыть на панели инструментов.

Чтобы рационально разместить названия имений, по приведенной ниже схеме преобразуйте таблицу:

• выделив ячейки А9, А11, А12 (те, в которых названия имений состоят из двух слов);

• активизируйте в главном меню пункт Формат;

• в нем опцию Ячейки;

• в диалоговом окне закладку Выравнивание;

• вставьте в области Отображение флажок  в строку Переносить по словам.

В результате названия, состоящие из нескольких слов, разместятся в двух строках ячейки.

Кратко Ваши действия можно описать так:

Формат/ Ячейки/ Выравнивание/ Переносить по словам.

В дальнейшем будем использовать такую форму описания действий.

Аналогично модифицируйте размещение информации в других столбцах таблицы.

1. В столбце Год разместите цифры по центру:

Формат/ Ячейки/ Выравнивание/ Горизонтальное/ По центру

2. Надписи в заголовках столбцов разместите в 2-3 строки:

Формат/ Ячейки/ Выравнивание/ Переносить по словам.

3. Чтобы уменьшить размер таблицы, разместите надписи Рожь, Овес, Сено и т.п. вертикально:

Формат/ Ячейки/ Выравнивание/ Ориентация.

Добейтесь такого размещения надписей в заголовках, как табл. 1 прил. 2.

4. Чтобы надписи в столбцах полностью соответствовали надписям в табл. 1 прил. 2, измените и шрифты:

Формат/ Ячейки/ Шрифт…

5. Вставьте столбец № п/п .

6. Для нумерации строк примените:

Правка/ Заполнить/ Прогрессия/ По столбцам

В диалоговом окне <Прогрессия> поставьте переключатель  По столбцам, а Предельное значение – 17 (по количеству имений).

Группировка и простейшие арифметические операции.

Вы заметили, что в таблице размещены данные по имениям 7 поветов. Попробуйте сгруппировать данные по поветам и провести подсчеты повинностей по всей таблице. Для этого примените перестановку строк.

Чтобы сгруппировать (пока вручную) имения Ошменского повета, проведите следующие действия:

• вставьте перед строкой с имением Рось 3 пустых строки;

• выделите строку с именьем Лебедево, щелкнув по номеру строки;

• выполните Правка/ Вырезать – информация в строке исчезнет;

• выделите первую пустую строку;

• выполните Правка/ Вставить;

• опустевшую строку удалите, выделив ее, и Правка/ Удалить.

Самостоятельно переставьте остальные строки так, чтобы все имения были сгруппированы по поветам. После каждой группы вставьте по 2 пустых строки для сумм и средних значений.

Подсчитайте, сколько грошей Чинша можно было получить по Ошменскому повету. Для этого

• активизируйте ячейку, находящуюся в столбце Чинш под последней строкой с имением Ошменского повета,

• нажмите на пиктографической панели (или панели инструментов) кнопку с изображением символа СУММЫ (  ),

• в ячейке появилась формула: СУММ и адрес, например, =СУММ (F2:F4); (при необходимости введите правильный адрес),

• переместите курсор в любое другое место и в ячейке появится значение суммы.

Подсуммируйте остальные повинности по Ошменскому повету. Для этого

• активизируйте ячейку с первой суммой;

• установите курсор в нижний правый угол ячейки (он должен приобрести вид черного крестика +) и, удерживая левую кнопку мыши, протащите курсор до конца строки;

• все повинности будут подсуммированы.

Самостоятельно подсуммируйте повинности по остальным поветам.

Функции автоматического суммирования могут применяться только для смежных ячеек и областей. Чтобы суммировать данные по всем поветам вместе, которые размещены на несмежных ячейках, можно использовать следующие способы:

1. Активизируйте ячейку в последней строке таблицы, в которой будет суммирован, например, Чинш. Наберите формулу суммы (адреса ячеек пишутся латиницей):

=E4+E8+E10+E12+E16+E20+E25,

где E4, E8 и т.д. – адреса ячеек с суммами повинностей по поветам.

2. Перейдите на Лист 1 (выбрав ярлычок Лист 1) и подсуммируйте все повинности по общему списку имений.

Найдите общую сумму повинностей.

Оформление таблицы.

Чтобы таблица имела более законченный вид, заключите ее в рамку:

• выделите таблицу;

• далее Формат/ Ячейки/ Граница;

• выберите внутренние и внешние границы.

Следующий этап – оформление заголовка таблицы. Выполните действия: Файл/ Предварительный просмотр / кнопка Страница/ вкладка Колонтитулы.

В диалоговом окне (рис. 2) активизируйте Верхний колонтитул, наберите в окошке Справа “Таблица”, в окошке В Центре название таблицы. Здесь же выделите набранный вами текст и, активизировав шрифт [А], выберите подходящий вид и размер шрифта.

Р ис. 2 Окно диалога <Верхний колонтитул>

В Нижнем колонтитуле, щелкнув по соответствующим кнопкам, выставьте дату, название файла и номер страницы.

Разверните таблицу, задав ей альбомную ориентацию: Файл/ Предварительный просмотр / кнопка Страница/ вкладка Страница/ переключатель – Альбомная.

Если таблица все-таки не помещается на лист, отформатируйте строки и столбцы "вручную" – с помощью курсора мыши, который устанавливается точно между двумя заголовками столбцов в самом верху таблицы и приобретает вид двунаправленной стрелки черного цвета. При нажатой левой клавиши мыши уменьшите ширину столбцов (строк).

Сохраните таблицу. Завершите работу.

Лабораторная работа № 2