Ms excel как база данных

Цель работы: ознакомиться с возможностями баз данных MS Excel для работы с историческим источником (поиск записей по заданным критериям и т.п.).

Материал для работы: фрагмент базы данных по Попису войска Великого княжества Литовского 1528 г., в котором содержится информация о персонах, обязанных снаряжать конных воинов в войско. БД включает более 180 записей по 5 полям – фамилия, имя, отчество, титул, число коней. Таблица “Структуры категорий крестьянства."

Ход работы.

Подготовьтесь к работе, скопировав из исходной папки файл Pinsk.xls в свою рабочую папку, и откройте его. Две другие таблицы – материал предыдущих лабораторных работ.

Первая часть посвящена изучению некоторых необходимых операций, упрощающих работу с большими электронными таблицами.

Разделение и работа с несколькими окнами.

MS Excel позволяет одновременно выводить на экран и просматривать разные части таблицы, что особенно удобно, когда таблица массивная. Для этого есть два способа. Рассмотрим их.

1. Активизируйте созданную ранее таблицу “Структуры категорий крестьянства...”

Поставьте курсор на вешку верхней стрелки правой линейки прокрутки так, чтобы курсор превратился в разнонаправленные стрелки, разделенные черточками. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите появившуюся линию под заголовки (отделите их от данных). Таким образом, вы получили два горизонтальных окна с независимыми линейками прокрутки.

Установите вертикальное разделение окна за столбцом Годы.

2. Открыть дополнительные окна можно и с помощью опции Окна/ Новое и в каждом из окон вывести нужные части таблицы.

Снять разделение можно либо двойным щелчком на вешке верхней стрелки или Окно/ Снять разделение.

Поиск записей.

MS Excel располагает средствами для обработки баз данных, спектр которых, разумеется, не так обширен, как СУБД реляционного типа (dBASE, FoxPro, Paradox и MS Access). Для историка наиболее полезными, часто используемыми функциями являются поиск записей по заданным критериям и сортировка.

1. Активизируйте таблицу Pinsk. Ознакомьтесь с информацией.

2. Проведите сортировку по фамилии родственника.

Для поиска определенных записей с помощью формы данных нужно задать критерии поиска. Например, необходимо отыскать информацию, касающуюся персоны по фамилии Полховъский. Для этого

• выполните команды Данные/Форма;

• в диалоговом окне нажмите на кнопку Критерии – появится форма данных;

• введите в столбец ФИО в качестве критерия Полховъский и задайте поиск кнопкой Далее. В диалоговом окне появится первая запись, соответствующая заданному критерию. Найдите остальные записи с такой же фамилией. Кнопка Назад служит для “пролистывания” найденных записей в обратном направлении.

Сохраните данные. Завершите работу.

Лабораторная работа № 7