Вопрос 8. Организация данных.

Каким же образом на основе имеющейся информации создается БД?

Первый шаг – это конструирование будущей таблицы или таблиц. В зависимости от информации БД может состоять из нескольких таблиц, содержащих информацию по одному конкретному вопросу. Например, есть информация о студентах (фамилия, имя, отчество, адрес, дата рождения, год поступления) и информация об успеваемости студентов (предметы, полученные оценки). В таком случае создается две таблицы: первая содержит сведения о студентах, вторая – об их успеваемости.

Второй шаг – это создание структуры таблиц. Создается структура в режиме конструктора. Структура представляет совокупность полей с указанием имени поля, типа данных и описания.

Поле – это элемент таблицы, который содержит сведения определенного типа (например, фамилию студента). В таблице поле – это одна ячейка в строке. В зависимости от информации, заносимой в поле-столбец, выбирается тип данных. MS Access позволяет работать со следующими типами данных: Счетчик, Текстовый, Числовой, Дата/Время, Логический, Гиперссылка, OLE, MEMO.

Совокупность полей, описывающих определенный объект, называется записью. Запись представляется в таблице строкой.

Совокупность записей составляет таблицу БД.

Рассмотрим создание структуры на примере.

Итак, у нас есть сведения о студентах и их успеваемости. В первую таблицу будем заносить сведения о студентах и назовем ее СТУДЕНТ. В таблице будут следующие поля:

СТУДЕНТ

Во вторую таблицу вносим информацию об успеваемости студента по предметам. Имя таблицы –

УСПЕВАЕМОСТЬ

Кроме указанных характеристик, каждое поле имеет перечень свойств, которые меняются в зависимости от типа данных. К свойствам относятся: размер поля (количество символов, заносимое в поле, например количество букв в фамилии), формат представления данных (формат даты), значение по умолчанию (если значение поля одинаково для всех записей).

Структура двух таблиц готова. Можно приступать к занесению информации в режиме таблицы. Заполненные таблицы будут выглядеть следующим образом:

СТУДЕНТ

УСПЕВАЕМОСТЬ

В структуре таблиц есть поле Lik. Оно необходимо для автоматического счета записей (по порядку их занесения – физический порядок). Если после выполнения сортировки (логический порядок) требуется восстановить физический порядок записей, то сортируют по полю Lik.