logo
доу

17.Формы регистрации документов

В настоящее время используют существует три формы регистрации:

журнальная;

карточная;

электронная.

Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

автор документа;

название вида документа;

дата документа;

индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

номер дела по номенклатуре дел.

Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

исполнители;

расписка исполнителя в получении документа;

ход исполнения;

приложения и др.

Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Количество экземпляров карточек, заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.

Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.

18.ТЕХНОЛОГИЯ контроля исполнения документов.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. 1

Различают:

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. 2

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки. 4

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.5

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

19 Организация информационно-справочной работы по документам организации.

  1. Эволюция возможностей информационно-справочной работы

  2. Преимущества автоматизированных систем:

    1. полнота поиска

    2. оперативность

    3. распределенный доступ

    4. дополнительные возможности информационного обслуживания

Информационно-справочная работа по документам организации – одна из важнейших задач службы ДОУ. Оперативность и полнота представления информации, необходимой для подготовки управленческого решения, создания документов во многом определяет качество работы управленческого аппарата в целом. Одна из основных задач при создании современной автоматизированной системы регистрации документов – это именно потребность создания базы данных по всем документам организации для последующей информационно-справочной работы.

Изначально, когда использовались журнальные системы регистрации, возможности информационно-справочной работы были сильно ограничены. Если не был известен порядковый номер, под которым документ зарегистрирован в журнале, или хотя бы точная дата регистрации документа, для поиска было необходимо просматривать значительную часть журнала. Естественно, поиск был весьма трудоемким и выполнялся в случае острой необходимости.

С появлением карточных систем регистрации возможности по поиску документов несколько расширились, несколько экземпляров регистрационной карточки, напечатанные под копирку, позволяли создать 2–3 тематические картотеки. Теперь поиск мог осуществляться, например, по алфавиту корреспондентов или по теме документа. Однако поисковые возможности картотечной системы также были ограничены. Так как для поиска по каждому поисковому признаку (корреспонденту, тематике, географическому признаку и т. п.) надо было создавать отдельную картотеку, а число картотек было ограничено (под копирку можно было напечатать 3–4 экземпляра карточки, картотечные шкафы занимали много места), то и возможности поиска ограничивались этими 2–3 поисковыми признаками. Кроме того, такая картотека, находясь в службе ДОУ, требовала использования централизованной системы регистрации документов, когда все документы поступали централизованно в службу ДОУ, регистрировались, а потом уже передавались в подразделения. В больших организациях, при использовании децентрализованной системы регистрации документов, когда документы регистрировались непосредственно в подразделениях, департаментах, общая справочная система по документам организации отсутствовала в принципе.

С внедрением современных автоматизированных систем учета документов (систем электронного делопроизводства, СЭД) возможности информационно-справочной работы перешли на качественно новый уровень.

Можно выделить следующие отличительные особенности информационно-поисковой работы в автоматизированных системах (СЭД).

1. Возможность поиска по любому поисковому признаку, а также по сочетанию нескольких поисковых признаков одновременно. Таким образом, мы можем искать, например, документы, поступившие от конкретного корреспондента за определенный период времени; либо документы определенного вида, подготовленные в каком-то подразделении, или отчеты, подготовленные сотрудниками отдела продаж в феврале – мае 2007 г.; документы, согласованные сотрудником в декабре 2007 г., и т. п.

2. Возможность полнотекстового поиска. Так как практически все документы сегодня создаются на компьютере, все больше документов поступают в электронной форме либо сканируются в службе ДОУ, соответственно, быстро растет доля полнотекстовых СЭД, то есть систем, в которых хранится не только информация о документе (регистрационная карточка), но и сам документ в виде прикрепленного к карточке файла либо набора файлов разных форматов (образ документа и текст документа либо документ и приложения к нему). Существенно расширяются возможности поиска. Теперь мы можем искать не только но набору реквизитов или ключевым словам (рубрикатору), но и по любым словам, которые могут встретиться в тексте документа.

3. Расширенный поиск. Быстрое совершенствование поисковых систем в сети Интернет, адаптированных к текстовым запросам, сформулированным обычным языком, позволило использовать аналогичные механизмы, позволяющие искать с учетом морфологии, словарей синонимов и т. п. по всем документам организации, включенным в СЭД. Так называемый «язык поисковых запросов» позволяет указывать, что искомые слова должны находится рядом, в одном предложении, в одном абзаце. Чтобы сузить круг результатов поиска, можно указать, какие слова не должны встречаться в тексте, например, ищем «Буш», но без слова «старший» и т. п.

4. Тематический поиск. Полнотекстовый поиск позволяет легко выполнять тематические подборки документов, в том числе по сложным документам, посвященным целому ряду вопросов, которые могут даже и не быть отражены в явном виде в заголовке документа. Причем результатом запроса может быть как подборка документов, так и «выжимка» – отрывки из документов по заданному вопросу с указанием источника по форме: заголовок, дата и номер документа, кусок текста по данному вопросу. А уже на основании подобной подборки пользователь принимает решение заказать какие-то документы целиком.

5. Единая СЭД позволяет осуществлять сквозной поиск по документам текущего делопроизводства, документам, завершенным в делопроизводстве и архивным документам. По мере пополнения электронной картотеки СЭД будет содержать все больше документов. Если документы текущего делопроизводства со временем передаются в ведомственный архив, то электронные карточки и сами электронные документы могут продолжать храниться в системе. Однако следует учитывать, что некоторые программы не позволяют вести сквозной поиск по всем годовым разделам, так как каждый годовой раздел представляет собой отдельную базу данных. Больше всего неудобств такие системы доставляют в начале года, когда особенно часты обращения к еще не исполненным документам за прошлый год и надо постоянно переключаться между текущей базой и базой по документам за прошедший год. А если точно не известен год документа или необходимо найти документы за разные годы, то в таком случае требуется выполнить целый ряд повторяющихся поисков – по числу годовых разделов в системе. Так как некоторые СЭД содержат документы за десять и более лет, это существенно усложняет поиск. Поэтому от таких программ постепенно отказываются, переходя к системам, позволяющим осуществлять сквозной поиск по всем годовым разделам, как по документам текущего делопроизводства, так и по документам, переданным в архив.

6. Распределенный доступ. Традиционно информационно-справочная работа выполнялась службой ДОУ. То есть если было необходимо найти какой-либо документ или документы – руководство, сотрудники обращались к сотрудникам службы ДОУ, а те уже по журналам или картотекам уточняли, где и у кого находится тот или иной документ. Создание автоматизированной системы позволяет осуществлять распределенный удаленный доступ к СЭД с любого рабочего места, причем как внутри локальной сети офиса, так и из удаленного офиса, филиала, а при соблюдении соответствующих мер безопасности – из любой точки мира через сеть Интернет, например руководством или сотрудниками, находящимися в командировке, дома и т. п. Таким образом резко возрастает оперативность получения информации о документах всеми сотрудниками организации.

Сегодня работа с СЭД становится повседневной операцией практически для любого работника аппарата управления. Точно так же, как повсеместным стало использование правовых баз данных типа «Гарант», «Кодекс», «КонсультантПлюс» и т. п., при подготовке любого документа первое, что делает сотрудник, – это обращается к СЭД, выполняя поиск уже имеющихся документов по тому или иному вопросу. Таким образом, с одной стороны, не тратится время на подготовку документов по ранее уже решенным вопросам и существенно снижается вероятность дублирования в работе сотрудников. Например, распространенная управленческая ситуация, когда сотрудники двух департаментов готовят противоречащие друг другу документы… С другой стороны, имея в своем распоряжении всю базу документов и знаний организации, даже недавно пришедшие в компанию сотрудники могут готовить гораздо более качественные документы.

7. Защита от несанкционированного доступа. Внедрение СЭД обязательно сопровождается определением круга документов, доступных сотрудникам организации в зависимости от распределения обязанностей и круга полномочий. Информационно-справочное обслуживание должно соблюдать баланс между необходимостью максимально полного доступа сотрудников ко всей необходимой им для эффективной работы информации и защитой конфиденциальной информации от несанкционированного доступа. Как правило, устанавливаются три градации доступа к документу: просмотр карточки и прикрепленного к ней документа, доступ к карточке без возможности просмотра собственно документа и запрет доступа. В зависимости от настроек и конкретной программы пользователь либо получает информацию, что у него нет прав доступа к документу, либо сведения о документе вообще не отображаются в результатах запроса, а если прямо указать в запросе номер закрытого документа, программа выдаст сообщение, что такого документа не существует.

8. Расширенное информационное обслуживание. Так как информационно-документационное обслуживание управленческого аппарата является одной из основных задач службы ДОУ, то внедрение СЭД позволяет значительно повысить полноту и качество, внедрить новые формы информационно-документационного обслуживания. Например, несмотря на возможность прямого доступа к системе не все сотрудники в совершенстве владеют языком поисковых запросов. Если поиск конкретного документа, как правило, затруднений не вызывает, то сложный тематический поиск уже может вызвать затруднения. Поэтому, особенно на первом этапе, сотрудники будут продолжать обращаться к службе ДОУ с просьбой подобрать документы по тому или иному вопросу. В этом случае имеет смысл предоставлять сотруднику не собственно подборку документов, а сохраненную форму запроса, запустив которую сотрудник получает от системы список необходимых ему документов. Причем службе ДОУ имеет смысл не ждать, когда поступит тот или иной запрос, а, проанализировав потребности сотрудников, создать набор типовых запросов, которые могут понадобиться сотрудникам и довести их до каждого потребителя. Использование запросов по сравнению с подборками документов имеет то преимущество, что если в системе появятся новые документы, отвечающие критериям запроса, то в дальнейшем, запустив запрос, сотрудник получит на экран полный список, включающий и вновь появившиеся документы. Некоторые программы имеют функцию подписки, позволяющую сотруднику получать уведомления обо всех новых документах, появившихся в системе и отвечающих тому или иному критерию, например, связанных с конкретной организацией и т. п.

9. Отдельным справочником, расширяющим информационно-справочные возможности СЭД, является адресная книга. В коммерческих организациях сегодня все чаще это даже не модуль СЭД, а отдельная программа, представляющая собой целый класс программ – CRM-система, то есть система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM – customer relationship management). Такая сильно расширенная адресная книга содержит в себе сведения обо всех организациях, с которыми данная компания поддерживает взаимоотношения: их адреса, банковские реквизиты, фамилии, имена, отчества, контактные телефоны и другая справочная информация, включая информацию о поставках, заключенных договорах, переговорах и т. п. Наличие такой информации в системе делает работу с корпоративными клиентами в большей степени независящей от конкретного менеджера и минимизирует риски потерь в случае ухода сотрудника.

10. Дополнительные справочные материалы. Сегодня служба ДОУ ведет не только информационно-справочную работу по документам организации, но и может собирать всю необходимую информацию по тематике работы организации, отслеживая публикации в прессе, в сети Интернет, выходящие печатные издания и другую необходимую по работе сотрудникам организации информацию. Вся эта информация ежедневно собирается, добавляется в систему и с заданной периодичностью, например раз в неделю, сотрудники оповещаются о новых поступлениях, путем циркулярной рассылки по электронной почте или выкладывания информации на внутрикорпоративный интернет-сайт.

Кроме того, информационно-справочное обслуживание может осуществляться не только на основании автоматизированной системы электронного делопроизводства (СЭД), но и на базе других специализированных информационных систем, например правовых, систем для работы с проектно-конструкторской документацией (системы управления жизненным циклом) и т. п. Иногда автоматизация работы с документами реализуется и на основе комплексной системы управления предприятием (ERP-системы). Однако надо учитывать, что ERP-системы, как и многие другие корпоративные информационные системы (КИС), как правило, отличаются значительно более высокой стоимостью каждого рабочего места, и самое главное – в первую очередь ориентированы на работу не с документами, а с показателями, цифрами, и не могут эффективно обеспечивать информационно-справочную работу по документам организации.

В заключение следует подчеркнуть, что использование современных автоматизированных систем позволяет перевести на новый уровень информационно-справочную работу, а значит, и существенно поднять эффективность работы управленческого персонала в целом, любой организации, учреждения, фирмы, независимо от профиля, масштабов деятельности и формы собственности.

20Виды номенклатуры дел.Классификационная схема построения.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Рассмотрим ее основные функции:

Виды: типовая, примерная, индивидуальная.

По завершении организационного этапа подготовки к составлению примерных номенклатур дел составители начинают ее разработку. Начинают они ее с выбора классификационной схемы построения примерной номенклатуры дел.

Выбор схемы зависит от структуры организаций. При наличии достаточно стабильной типовой или сходной структуры при незначительных различиях обычно выбирается структурная схема номенклатуры. Если же структура организаций, при условии выполнения ими одинаковых функций, подвержена частым изменениям, или имеет значительные различия, или даже вообще отсутствует, выбирается функционально-производственная схема.

Поэтому классификационными делениями (разделами и подразделами) примерной номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры организации, так и ее управленческие функции или направления деятельности.

В схеме, построенной по структурному принципу, разделами примерной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организаций. Последовательность расположения разделов должна соответствовать типовому штатному расписанию.

В номенклатуре дел организации, построенной по функциональному принципу, разделами служат основные ее функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство (организационно-распорядительная документация); планирование и отчетность (планово-отчетная документация); финансирование и бухгалтерская отчетность (финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация); работа с персоналом (документация по личному составу); контроль и учет (регистрационно-контрольная и учетная документация) и т.д.

В примерную номенклатуру дел включаются все дела, присущие большинству организаций данной категории, наиболее полно отражающие документируемые участки работы и вопросы их деятельности, а также их общественных организаций, временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела профсоюзных органов, временных творческих коллективов, собраний учредителей, ликвидационной комиссии) и т.д.

21.Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел.

22.Требования к заполнению формы номенклатуры дел.

 графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. 8.2.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).  Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:  Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (доклады, обзоры, сводки, справки) Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу, например: Документы к протоколам заседаний Президиума Центрального совета  ДОСААФ России В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе, например: Протоколы Пленумов Центрального совета ДОСААФ России В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем или по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например:  Переписка с региональными отделениями ДОСААФ России по подготовке специалистов         В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:  Переписка и отчеты по вопросам профессиональной подготовки по профессиям рабочих и служащих В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с Ространснадзором В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: Годовой отчет по налогам Общероссийской общественно-государственной организации ДОСААФ России Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя Организации. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. 8.2.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, например:  12-05 Приказы Председателя ДОСААФ России по основной деятельности – 5 томов 8.2.4. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечням или согласованный с Госархивом срок хранения, например:  12-05 Приказы Председателя ДОСААФ России по основной деятельности - Постоянно, ст. 6 «а» 8.2.5. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение (организацию) для продолжения и др., например:  Материалы ревизии ...... - подлежит уничтожению в 2010 году после истечения срока действия договора. Номенклатура дел Департамента - переходящее, ведется с 1998 года и т.п.        В этой же графе при переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа и дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.