16. Проектирование документации

Документ – совокупность упорядоченных сведений об определённом объекте, зафикси рованный на определённом носителе в соответствии с требованиями к его форме и соде ржанию, а так же имеющих юр силу. В типовой форме документа содержатся заголовочная, содержательная и оформляющая части. Документы могут быть сканированы, получены по электронной почте, подготовлены на ПЭВМ с помощью различных текстовых редакторов. Документ существует от момента создания до момента сдачи в архив или уничтожения. Жизненный цикл документа заключается в его движении или документообороте. Документация – система документов, упорядоченных по опред критерию. Документация, используемая на предприятиях различных отраслей, может быть унифицированной либо специфической. В финансово-кредитных организациях действует только унифицированная документация.Требования к такой документации :стандартные формы построения; приспособление к компьютерной обработке; включение всех необходимых реквизитов. Автоматизированный док-т – элек документооборотот, а документ, размещённый на машинном носителе – электронный документ. Обязательным требованием к электронному

документу явл-ся наличие в нём элек-цифровой подписи. Эл-цифрововая подпись – код, позволяющий идентифицировать подпись лица, ответственного за его содержание и использование. Электронная форма документооборота- это страница с пустыми полями , оставленная для заполнения пользователями.Электронная (безбумажная )технология- не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку а работа с электроными формами сразу с этапа заполнения.Проектирование форм документов, выписываемых вручную сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. Программа по созданию первичных документов позволяет автоматически заносить реквизиты организации в любой из формируемых в ней документов (платежное поручение, счет, счет-фактура), тем самым, избавляя бухгалтера от рутины постоянного занесения этих сведений вручную. Все документы с занесенными реквизитами (автоматически – из данных справочников или вручную, если таких данных нет) учитываются программой в базе данных, создаваемой с помощью СУБД и выводятся на принтер в виде заполненных первичных документов. На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.  Программа «1С: Электронный документооборот»  Программой «1C: Электронная почта»  Система автоматизации документооборота «Документ-2000»