2.1. Структурная и функциональная организация аис и аит

Производственные и хозяйственные предприятия, фирмы, корпо­рации, банки, органы территориального управления, представляют собой сложные системы. Они состоят из большого числа элемен­тов, реализующих производственные и управленческие функции. Такие экономические объекты имеют многоуровневую структуру, а также обширные внешние и внутренние информационные связи. Для обеспечения нормального функционирования сложных сис­тем, где взаимодействуют разнообразные материальные, производственные ресурсы и большие коллективы людей, осуществляется управление как отдельными элементами, так и системами в целом.

Будучи важнейшей функцией, управление ориентировано на достижение стоящих перед каждой системой целей, на создание условий их выполнения. Поведение реальных социально-экономических сис­тем, как правило, определяется не одной, а несколькими целями, которые упорядочиваются по их важности и учитываются в соот­ветствии с заданным приоритетом.

Управляющие воздействия формируются на основе накоплен­ной и функционирующей в системе управления информации, а также поступающих по каналам прямой и обратной связи сведений из внешней среды. Таким образом, важнейшая функция любой системы управления — получение информации, выполнение про­цедур по ее обработке с помощью заданных алгоритмов и про­грамм, формирование на основе полученных сведений управленче­ских решений, определяющих дальнейшее поведение системы.

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производст­венного процесса, процесса управления. Таким образом, АИС можно рассматривать как человеко-машинную систему с автома­тизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности.

АИС может быть разбита на несколько состав­ляющих элементов.

В АИС выде­ляют аппарат управления, а также автоматизированную информационную тех­нологию данных (АИТ).

АИТ замыкает через себя прямые и обратные информационные связи между объектом управления (ОУ) и аппаратом управления (АУ), а также вводит в сис­тему и выводит из нее потоки внешних информационных связей.

Функции АИТ определяют ее структуру, которая включает сле­дующие процедуры: сбор и регистрацию данных; подготовку информационных массивов; обработку, накопление и хранение дан­ных; формирование результатной информации; передачу данных.

Рассмотрим особенности выполнения основных процедур преобразования информации.

Сбор и регистрация информации. Наиболее сложна эта процедура в автоматизированных управленческих процессах промышленных предприятий, фирм, где производятся сбор и регистрация первич­ной учетной информации, отражающей производственно-хозяйственную деятельность объекта. Не менее сложна эта проце­дура и в финансовых органах, где происходит оформление движе­ния денежных ресурсов.

В процессе сбора фактиче­ской информации производятся измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, подсчет денежных купюр, получение вре­менных и количественных характеристик работы отдельных ис­полнителей. Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носи­теле (документе, машинном носителе), вводом в ПЭВМ. Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, по­этому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее тру­доемкими, а процесс автоматизации документооборота - по-прежнему актуальным.

Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылка по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи с помощью других средств коммуникаций. Дистанционная передача по кана­лам связи сокращает время передачи данных.

Дистанционно может передаваться как первичная информация с мест ее возникновения, так и результатная в обратном направле­нии. Поступление информации по каналам связи в центр обработки в основном осуществляется двумя способами: при помощи специаль­ных программных и аппаратных средств на машинный носи­тель или непосредственно вводом в ЭВМ.

Хранение и накопление экономической информациивызвано мно­гократным ее использованием, применением условно-постоянной, справочной и других видов информации, необходимостью ком­плектации первичных данных до их обработки. Хранение и накоп­ление информации осуществляется в информационных базах, на машинных носителях в виде информационных массивов.

С хранением и накоплением непосредственно связан поиск данных.

Обработка данных производится на ПЭВМ, как правило, децентрализовано, в местах возникновения первич­ной информации, где организуются автоматизированные рабочие места специалистов той или иной управленческой службы. Обработка, однако, может производиться не только авто­номно, но и в вычислительных сетях, с использованием набора ПЭВМ программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач.

Формирование результатной информации. В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой формируются результатные сводки, которые печатают­ся на принтере или отображаются на экране.

Принятие решения в автоматизированной системе организаци­онного управления, как правило, осуществляется специалистом с применением или без применения технических средств, но в по­следнем случае на основе тщательного анализа результатной ин­формации, полученной на ПЭВМ. Бла­годаря применению персональных ЭВМ обеспечивается постепенный переход к автоматизации выработки оптимальных решений в процессе диалога пользователя с вычисли­тельной системой. Этому способствует использование новых тех­нологий экспертных систем поддержки принятия решений.

Технологическое обеспечение АИТ состоит из подсистем, автома­тизирующих информационное обслуживание пользователей и обеспечивающие технологию функциони­рования АИС.

Элементами технологического обеспечения АИТ являются информаци­онное, лингвистическое, техническое, программное, математиче­ское, правовое, организационное и эргономическое.

Информационное обеспечение (ИО) включает в себя совокупность показателей, справочных данных, классифика­торов и кодификаторов информации, унифицированные системы документации, специально организованные для автоматического обслуживания, массивы информации на соответствующих носите­лях.

Лингвистическое обеспечение (ЛО) объединяет совокупность языковых средств для формализации естественного языка, по­строения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала АИТ со средствами вычислительной техники.

Техническое обеспечение (ТО) представляет собой комплекс тех­нических средств (технические средства сбора, регистрации, пере­дачи, обработки, отображения, размножения информации, оргтех­ника и др.), обеспечивающих работу АИТ. Центральное место сре­ди всех технических средств занимает ПЭВМ.

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность про­грамм, реализующих функции и задачи АИТ и обеспечивающих ус­тойчивую работу комплексов технических средств. В состав про­граммного обеспечения входят общесистемные и специальные программы.

К общесистемному программному обеспечению относятся программы пред­назначенные для организации вычислительного процесса и реше­ний часто встречающихся задач обработки информации. Специальное программное обеспечение включает пакеты прикладных программ для решения функциональных задач.

Математическое обеспечение (МО включает средства моделирования процессов управле­ния, методы и средства решения типовых задач управления, мето­ды оптимизации исследуемых управленческих процессов и приня­тия решений (методы многокритериальной оптимизации, матема­тического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и т.д.).

Организационное обеспечение (00) представляет собой комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала АИТ в условиях функционирования АИС.

Правовое обеспечение (ПрО) представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и внедрении АИС и АИТ.

Эргономическое обеспечение (ЭО) - совокупность методов и средств предназначено для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в АИТ, для ее быстрейшего освоения.

Таким образом, АИС и АИТ реализуют решение функциональных задач управ­ления, совокупность которых составляет так называемую, функ­циональную часть деятельности экономического объекта как сис­темы. Состав, порядок и принципы взаимодействия функциональ­ных подсистем, задач и их комплексов устанавливаются исходя и с учетом достижения стоящей перед экономическим объектом цели функционирования.