3.5. Этапы создания базы и банка данных

Организация данных в базе требует предварительного моде­лирования, т. е. построения логической модели данных. Главное назначение логической модели данных — систематизация разнооб­разной информации и отражение ее свойств по содержанию, структуре, объему, связям, динамике с учетом удовлетворения информационных потребностей всех категорий пользователей.

При построении базы данных на этапе создания ее логической модели сначала выявляются объекты, процессы или сущности предметной области, которые могут представлять интерес для пользователя. Например, объектами могут быть предприятия, вкладчики, банки и т.д. Для каждого объекта выделяется набор ха­рактеризующих его свойств (полей, реквизитов). Так, для вкладчи­ка — физического лица это могут быть: фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные, место работы, вид вклада, сумма вклада и т.д. Для организации — ее наименование, адрес, расчетный счет, название банка и прочие.

Автоматизацию работы базы данных обеспечивает СУБД, кото­рая манипулирует с конкретной моделью организации данных на носителе. При построении логической модели данных выбирается один из трех подходов моделирования: иерархический, сетевой, ре­ляционный.

Иерархическая модель имеет структуру в виде дерева и выражает вертикальные связи подчинения нижнего уровня высшему. Это облегчает доступ к необходимой информации, но только при усло­вии, что все запросы имеют древовидную структуру.

Сетевая модель является более сложной и отличается от иерар­хической модели наличием горизонтальных связей. Направления этих связей не являются однозначными, что усложняет модель и СУБД.

Реляционная модель представляется в виде совокупности таблиц, над которыми выполняются операции, формулируемые в терминах реляционной алгебры. К настоящему времени наибольшее рас­пространение получили реляционные модели. В них все компо­ненты связаны между собой определенными отношениями. Каж­дый тип модели имеет свои достоинства и недостатки. Одним из основных достоинств реляционной модели является простота по­нимания ее структуры.

Привязку логиче­ской модели к программным и техническим средствам называют физической моделью базы данных. Она и дает конечное материализо­ванное воплощение процессов создания базы данных.

После выбора окончательного варианта логической модели оп­ределяется вся совокупность показателей и реквизитов, необходи­мых и достаточных для решения обозначенного круга задач, формируются файлы, в которых выделяется ключевое поле (реквизит) для взаимодействия с другими файлами. Далее устанавливается тип данных и разрядность каждого поля, количество записей в файлах и другие характеристики.

Проектированию ИО предшествует предпроектная стадия, ко­торая включает сбор материалов в процессе обследования, оформление их в виде технического задания. В них обосновывает­ся целесообразность создания банка и базы данных.

Материалы, содержащие выводы и предложения по созданию банка и базы данных исходя из конкретных условий и возможно­стей, включаются в технико-экономическое обоснование проекта и служат основанием для формирования технического задания на разработку системы банка данных, оно является частью общего технического задания на проектирование компьютерной системы. В нем ставятся цели и круг решаемых проблем, оговариваются масштабы и сферы деятельности системы, глобальные ограниче­ния.

На стадии технического проектирования результаты разработок и проектных решений оформляются в виде технического проекта. Он включает общие вопросы: такие, как определение конфигура­ции вычислительных средств, создание логической модели базы данных, ее уточнение и доводка в виде моделей других уровней, выбор операционной системы и СУБД, физическое проектирова­ние.

Технический проект является основным проектным документом, в котором приводятся разработки и их описания по всем компо­нентам создаваемого банка данных. В техническом проекте отражаются организационные изменения, связанные с ра­ботой технических и программных средств, с новой организацией информации.

На этапе рабочего проектирования доводятся и детализируются решения технического проекта. Рабочий проект имеет ту же струк­туру, что и технический, но с более глубокой проработкой и про­веркой, На этом этапе выполняется сбор и предварительная подготовка нормативно-справочных материалов, разработка должност­ных, технологических инструкций для работы в условиях новой информационной технологии.

На этапе внедрения проекта выполняется проверка проектных решений и их доводка, при необходимости дорабатывается техно­логия работы с банком данных, пользователями, выполняется пе­рераспределение обязанностей, устанавливаются категории и ие­рархия доступа пользователей к данным.

Более простые варианты построения базы данных ориентиро­ваны на решение менее сложных задач, на персональные компью­теры и персональные СУБД, на меньшие объемы данных и их не­сложную структуру. Современные СУБД предоставляют возмож­ность пользователям быстро и удобно самим создавать несложные базы данных.

Технология создания баз данных с помощью типовых инстру­ментальных средств, рассчитанных на массового пользователя-непрограммиста, предоставляется СУБД Мicrosoft Асcess. Несмотря на ориентированность на конечного пользователя, в Ассеss присут­ствует язык программирования, имеется возможность интеграции с другими программными средствами Мicrosoft Office. Ассеss — это популярная настольная система управления базой данных, рассчи­танная на одного пользователя.

В Ассеss для работы с данными используются процессор баз данных, средства быстрого построения интерфейса (Конструктор форм и отчетов), объекты доступа и манипулирования данными (таблицы, формы, запросы, отчеты, макрокоманды, макросы, мо­дули). Автоматизация типовых рутинных операций выполняется с помощью готовых визуальных средств или макрокоманд, объеди­няемых в макросы.

Создание новой базы данных начинается с запуска Ассеss и появления диалогового окна. Выбор опции Запуск мастера приводит в окно Создание. Далее для создания базы можно использовать шаблоны. Чтобы обратиться к списку шабло­нов, необходимо перейти на вкладку Базы данных. Создаются базы данных выбором из определенного списка. При этом возможен выбор таблиц, а в таблицах — нужных полей. По­сле этого пользователь получает базу данных с таблицами, формами ввода и вывода. Список масте­ров: мастер баз дан­ных, мастер таблиц, мастер простых форм, мастер форм с диаграммой, мастер форм со сводной таблицей Мicrosoft Ехсel, мастер построе­ния кнопок, мастер построе­ния групп, мастер построе­ния списков, мастер построе­ния комбиниро­ванных списков, мастер построе­ния подчиненных форм, мастер создания отчета, мастер создания наклеек.

Технология ввода данных в базу допускает использование табли­цы и формы, через которые обеспечивается работа только с одной строкой таблицы. Ввод с помощью формы позволяет располагать поля в нужном порядке, удобном для пользователя. Создание форм может выполнять пользователь сам или с помощью Мастера. Эта­пы создания формы включают выбор полей, внешнего вида, стиля и названия формы.

Технология запросов к данным базы в большинстве строится про­граммно, а в Access она выполняется визуально за исключением сквозных запросов. Пользователь благодаря Access реализует разнооб­разные запросы выборки, при этом они могут модифицировать ис­ходные данные. В этом заложены резервы ускорения работы с дан­ными. Недостатком технологии Асcеss является замедление скорости работы с данными при увеличении размеров таблиц.

Для каждой таблицы можно создать Автоотчет с выводом данных в столбец. При создании отчета с выбором полей, но без вывода всех имеющихся в таблице или запросе данных, Асcеss по­зволяет обратиться к Мастеру отчетов. Мастер отчетов помимо выбора полей группирует данные по какому-либо полю, устанав­ливает интервал группировки, порядок сортировки, диаграммы, макет отчета и его стиль. Для построения еще более сложных отче­тов используется Конструктор отчетов.

Технология выполнения разнообразных действий и функций с дан­ными базы в среде Ассеss осуществляется макрокомандами, кото­рые объединяются в макросы.