1.2.1. Описание основных информационных потоков в подразделениях атп

Существуют две основные организационные формы использования автотранспорта: аренда автомобилей у специализированных автотранспортных организаций (автопредприятия, автобазы, автокомбинаты) и использование собственного транспорта предприятий и организаций. И в том, и в другом случае перед организациями встают задачи организации парка машин, управления и контроля перевозок, работы водителей, эксплуатации техники и т.д.

В настоящее время АИС АТП позволяет, наряду с расчетными операциями, осуществлять комплексное информационное обслуживание всех участников процесса автомобильных перевозок грузов, а также внутренних служб перевозчика.

Предпосылкой реализации полномасштабной АИС АТП является автоматизация документооборота в процессе выполнения перевозочной деятельности с наличием компьютерно-коммуникационных и программных средств, автоматизированных рабочих мест участников перевозок грузов (диспетчера, бухгалтера, таксировщика, учетчика горючего и других производственных структур перевозчика, грузоотправителя, грузополучателя). В этом случае все операции по планированию работы ПС, выписке и заполнению путевых листов, обработке транспортных накладных, включая оформление платежных поручений в банк, осуществляются на ПК с использованием локального или распределенного банка справочно-информационных данных перевозчика и обслуживаемой клиентуры.

В среднем время автоматизированной обработки документов в АТП составляет 2—3 ч вместо нескольких рабочих дней при ручной обработке. Предъявление платежных поручений в банк и счетов заказчикам за выполненную транспортную работу производится на следующие сутки. Преимуществом использования АИС АТП также является надежная архивация и хранение документов в базе данных, что для перевозчика делает информационную систему первичного учета более открытой, позволяющей на основе накопленной информации развивать современный менеджмент, расширять сферу информационного взаимодействия с клиентурой и партнерами по перевозке.

В АТП и других организациях, связанных с процессом эксплуатации и управления автоперевозками, работают следующие отделы (службы):

• диспетчерская (отдел эксплуатации) — контроль выхода машин на линию, выписка путевых листов;

• группа учета и анализа перевозок (группа обработки путевых листов) — учет работы водителей, выполнения работ по заказчикам, пробегов и моточасов, ТСМ;

• технический отдел — планирование работ по техническому обслуживанию машин, контроль за ремонтом, нормирование рас хода ТСМ;

• складское хозяйство — учет движения автошин, запчастей и агрегатов, выдача ТСМ;

• бухгалтерия — выписка счетов заказчикам, расчеты с клиентами, расчет заработной платы водителей и ремонтных рабочих, расчеты с подотчетными лицами (в том числе с водителями), учет и амортизация основных фондов.

Упрощенная схема документооборота (схема основных информационных потоков), основанная на использовании абстрактной системы автоматизации управления и учета транспортных средств, представлена на рис. 1.6.

Рис. 1.6. Схема информационных потоков при управлении автотранспортом

В зависимости от вида выполненных работ, расчеты с заказчиками (клиентами) напрямую зависят от рода перевозимого груза, тары, расстояния и даже от конкретного клиента или объекта. На АТП могут использовать различные расценки на выполняемые услуги, при этом ПО должно быть построено по модульному принципу и легко настраиваться на любой алгоритм расчета стоимости выполняемых работ. Выписка счетов клиентам, ведение реестров по ним, отслеживание оплат, взаиморасчеты с заказчиками — все это АИС АТП должна выполнять автономно или формировать соответствующие данные для передачи в универсальную бухгалтерскую программу.

Обязательным условием является наличие в АИС АТП базы нормативно-справочной информации. К основным справочникам системы относятся: гаражные номера, марки топлива, виды расчетов, тарифный справочник, виды грузов, клиенты и другие. Тарифный справочник содержит информацию о различных тарифах, которые хранятся по датам, что дает возможность правильно учитывать отстающие путевые листы.

После прохождения ПС определенного пробега (выработки агрегатом определенного количества моточасов) по условиям правильной эксплуатации необходимо проведение плановых работ — техническое обслуживание, капитальный ремонт, замена агрегата. Технический отдел (отдел эксплуатации, техническая служба) обычно составляет специальные графики проведения таких работ и следит за их выполнением. Функции составления графиков и контроля проведения работ также могут быть возложены на АИС АТП.

Одно из главных требований к ПО АИС АТП — расчеты и передача данных о заработной плате водителей, износе транспортных средств и т. п. в автоматизированные бухгалтерские системы..

Разумеется, такой подход легче реализовать фирмам-разработчикам, собственных бухгалтерских систем (1C, Гектор, Инфин и др.). Основным недостатком существующего специализированного ПО можно назвать стремление к автоматизации отдельных служб, а не всего аппарата управления АТП.

Представляет интерес ПО, разработанное в научно-техническом центре «Гектор», ориентированное на современные 32-разрядные сетевые Windows-приложения. Эта система обеспечивает гибкую настройку алгоритмов расчета, расхода любых ресурсов за счет возможности ввода формул самим пользователем. Генератор отчетов позволит легко формировать любые необходимые бумажные документы (путевые листы по различным формам, реестры по ним и т. д.). За счет подобной гибкости и универсальности могут быть преодолены многие недостатки существующего ПО АИС АТП.