3.1. Документация и технология ее формирования

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, имеющие юридиче­скую силу. Входная документация содержит первичную, не об­работанную информацию, отражающую состояние объекта управления. Входные документы заполняется вручную либо при помощи техниче­ских средств. Выходная документация включает сводные и сгруппированные данные, полученные в результате автоматизированной обработки.

Документы можно классифицировать по ряду признаков, например:

• по сфере деятельности — плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

• по отношению к объекту управления — входящие (первичные), исходящие (сводные), промежуточные, архивные;

• по содержанию хозяйственных операций — материальные, денежные, расчетные;

• по назначению — распорядительные, исполнительные, комбинированные;

• по объему отражаемых операций — единичные и сводные;

• по способу использования — разовые и накопительные;

• по числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;

• по способу заполнения — вручную или при помощи средств автоматизации учета.

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации потребовало унификации и стандартизации всей документации. Унификация документации была проведена в государственном масштабе в 1970-х годах.

Под документом понимается информационное сообщение на есте­ственном языке зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу. В состав унифицированной системы документации (УСД) входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банков­ская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому доку­менту присвоен код в соответствии с общегосударственным клас­сификатором управленческой документации (ОКУД).

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения, приспо­собление к автоматизированной обработке, минимизация показа­телей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.

Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматри­вающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содер­жательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит следующие характеристики доку­мента и учитываемого объекта:

• наименование учитываемого объекта (предприятия, организа­ции, работающего);

• характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

• наименование документа;

• зона для проставления кодов постоянных для документа рек­визитов-признаков.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основа­ния и их названия, которые обычно размещены в левой части таб­лицы. Документы, как правило, являются многострочными. Все производные строки и графы документа имеют подсказки.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц отвечающих за правильность его составления, а также дату за­полнения документа.

На предварительной стадии проектирования автоматизирован­ной обработки изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявля­ются унифицированные документы, а также выясняется возмож­ность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработ­ка форм новых первичных документов, т. е. замена действующих документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке.

Современ­ный уровень развития технологии автоматизированной обработ­ки информации предусматривает два способа ввода данных в машину.

Первый способ обеспечивает перенос информации с докумен­та на машинные носители. Этот способ, как правило, применялся при централизованной об­работке информации на вычислительном центре.

Второй способ предусматривает применение ПЭВМ, не тре­бующей наличия специальных устройств подготовки данных. Ввод информации здесь осуществляется непосредственно поль­зователем путем набора данных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается прямая запись информации на машинные носи­тели. Ввод информации с первичных документов и запись ее на машинные носители выполняются по унифицированным схемам (макетам). Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на машинном носителе.

Проектирование макета имеет свои особенности при ис­пользовании персональных компьютеров. При этом составлен­ный макет отражается на экране дисплея ПЭВМ. Возможны два варианта создания макета ввода информации с использованием дисплея. Первый вариант предусматривает проектирование и отражение на экране дисплея точной копии первичного доку­мента. Первый вариант используется, как правило, в том случае, если при обработке задачи используется один вид первичного документа. В большинстве случаев при решении экономиче­ских задач используются несколько первичных документов. В этом случае проектируется унифицированный макет, позво­ляющий осуществить ввод с различных документов, имею­щих одинаковый состав реквизитов.

Возможность проектирования форм первичных документов, отраженных на экране дисплея ПЭВМ, позволяет реализовать идею создания безбумажной технологии, обеспечивающей формирование машиной первичных документов, которые могут по мере необходимости изготавливаться на печа­тающем устройстве машины. Машинный документ в этом случае выполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, так как подписывается составителем; авторизация документа устанавливается паролями, обеспечивающими ограниченный дос­туп к машине.

Важнейшей формой вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печа­тающих устройствах.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования. Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. Особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению. Сводки долж­ны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос. Машина должна изготовлять готовые для исполь­зования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. В соответствии с ма­шинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет по­лучить на ПЭВМ готовую выходную форму, имеющую юридиче­скую силу и пригодную для использования на любом уровне управления.