16. Проектирование документации

Документы являются основным носителем инф. в АИС, включают логически связанные реквизиты и обладают юридической силой. Документы м.б. первичными и производными, результативными.

По способу заполнения: вручную или при помощи технич. средств.

Документ существует от момента его создания до сдачи в архив или уничтожения. Жиз.цикл – его движение (документооборот).

В зависимости от содержащейся в них инф. документы различают: нормативные, плановые, учётные, расчётные, аналитические и тд.

Док-ция, используемая на предприятиях м.б. унифицированная или специфическая.

Перв. док-ты в осн. формируются двумя путями: либо традиционными ручными способами, либо непосредственно на ПЭВМ. Следует спроектировать документ по существу, т.е. включить в него все реквизиты, которые необходимы для целей управления и определяют правовую сторону хоз. операций.

Проектирование форм документов вручную сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В типовой форме: заголовочная, содержательная, оформляющая части.

Программа по созданию первичных документов представляет необх.набор перв.док., доступ с справочникам, возможность создания нов. справочников, позволяет автоматически заносить реквизиты организации в любой из формируемых в ней документов.

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователями. ЭД подразумевает не заполнение бумажных форм и их последующую обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определённой базе данных.

На российском рынке предлагается широкий выбор программ для автоматизации документооборота: «DocsVision», «FossDoc», «1С-Документооборот».

К совершенствованию документооборота приводит использование вычислительных сетей (клиент-банк), использование эл.почты, эл.подписи.

Результатом решения эк.задач является вывод обобщенных данных на бумагу, дисплей, машин.носители.

Построение результативных документов должно выполняться в следующей последовательности:

1. определение полного реквизитного состава

2. классификация реквизитов-признаков.

3. выбор формы документа

4. размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчинённости

5. подсчёт длины строки в табличной зоне с учётом пробелов.