10. Технология использования текстовых и табличных редакторов.

Исторически автоматизация офиса началась с рутинной секретарской работы и лишь позднее заинтересовала инженерно-технических работников и менеджеров в их дальнейшей информатизации.

В настоящее время известны следующие продукты, обеспечивающие технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, электронная почта, аудиопочта, табличный процессор, электронный календарь, компьютерные конференции, телеконференции, хранение изображений, видеотекст, а также специализированные программы контроля исполнительской дисциплины: ведения документов, проверки исполнения приказов и т.д.

К офисным технологиям относится использование и некомпьютерных средств: аудио- и видеоконференций, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Целью информационных технологий управления является информатизация персонала, в обязанности которого входит принятие решений.

Результатами решения задач управления является формирование регулярных и специальных отчетов для оценки прошлого, настоящего и вероятного будущего фирмы.

Технология использования текстовых редакторов

Программа Microsoft Word представляет собой мощный текстовый процессор, используемый для создания и редактирования документов, вставки и удаления текста и графических изображений. С его помощью могут быть созданы печатные документы широкого спектра назначения: отчеты, методические материалы, бланки, серийные письма и т.д. Программа является составной частью пакета сервисных программ.

Краткое описание простейших действий с текстом в редакторе Word: вход редактор Word, создание нового документа, ввод в него текста; внесение в текст изменения путем удаления, замены, перемещения символов или фрагментов текста;форматирование текста путем смены шрифтов, цветов, размеров символов; сохранениесозданного текста; выход из редактора Word.

Технология использования табличного редактора

В любой сфере деятельности найдется множество задач, исходные и результатные данные которых должны быть представлены в табличном виде.

Табличные процессоры (электронные таблицы или ЭТ) относятся к той категории пакетов прикладных программ (ППП), которые совершили настоящую революцию в использовании персональных компьютеров (ПК) в сфере бизнеса, освободив человека от выполнения многочисленных рутинных операций при обработке документов табличного вида и положив начало новой концепции "электронного" офиса.

Первым табличным редактором, получившим широкое распространение, стал Lotus 1-2-3.

Стандарты для табличных редакторов:

- Структура таблицы (пересечения строк и столбцов создают ячейки, куда заносятся данные);

- Стандартный набор математических и бухгалтерских функций (Обычно для бухгалтерии и применялись табличные редакторы);

- Возможности сортировки данных;

- Наличие средств визуального отображения данных (диаграмм).

Microsoft Excel – средство для работы с электронными таблицами, намного

превышающее по своим возможностям существующие редакторы таблиц, первая версия данного продукта была разработана фирмой Microsoft в 1985 году. Microsoft Excel – это простое и удобное средство, позволяющее проанализировать данные, является на сегодняшний день самым популярным табличным редактором в мире.

Кроме стандартных возможностей его отличает следующие возможности, он выводит на поверхность центральные функции электронных таблиц и делает их более доступными для всех пользователей.