2. Концептуальная модель обработки данных в аис-бу

Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ представлена на рисунке 1. Она реализует процедуру бухгалтерского учета, под которой понимается строгая последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных с целью формирования финансовой отчетности и управленческих сводок.

Процедура бухгалтерского учета, как известно, предполагает выделение бухгалтерских действий, выполняемых единовременно в момент создания предприятия и текущих бухгалтерских действий, осуществляемых в каждом отчетном периоде. Аналогичное происходит при внедрении и функционировании компьютерной системы бухгалтерского учета с поправкой на то, что часто система внедряется на действующем предприятии. Здесь также выделяют два этапа — подготовительный и текущий.

Подготовительный этап связан с вводом системы автоматизации учета в эксплуатацию. Работы, выполняемые на этом этапе, носят единовременный, разовый характер. Наряду со специальными подготовительными работами, относящимися к области компьютеризации, такими как установка системы, настройка отдельных параметров, организация справочников и других, выполняются работы, составляющие процедуру бухгалтерского учета — ввод начальных остатков счетов на основе инвентаризационных описей имущества и обязательств, составление вступительного баланса на момент ввода системы в эксплуатацию. Среди специальных подготовительных работ выделяют организацию справочников и, прежде всего, справочников бухгалтерских счетов, субсчетов, аналитических счетов. Построение справочников счетов, субсчетов — компьютерного плана счетов, реализованная в программном средстве модель аналитического учета, организация связи синтетических и аналитических счетов влияют на технологию обработки учетных данных.

При функционировании системы автоматизации учета процесс обработки информации сводится к циклически повторяемой в каждый отчетный период последовательности действий. Здесь выделяются три основные этапа, соответствующие трем стадиям учетного процесса:

- документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной базы учета;

- обобщение учетных данных и формирование текущих учетных регистров и внутренних отчетов;

- завершение отчетного периода и формирование регламентированной внешней отчетности: бухгалтерской, налоговой, отчетности во внебюджетные фонды и др.

Совершившиеся факты производственно-хозяйственной и финансовой деятельности находят отражение в первичных документах, которые подтверждают их законность и достоверность. Бухгалтерские действия по обработке данных документов включают стоимостную оценку фактов, идентификацию их по времени, классификацию в номенклатуре плана счетов конкретного экономического субъекта. Естественно, в системах компьютерного учета первичные бухгалтерские действия автоматизированы (за исключением идентификации фактов по времени) и зависят от реализуемой в системе технологии первой стадии учетных работ. В результате этих действий формируются и регистрируются входящие данные АИС БУ — бухгалтерские записи, относящиеся к каждому отдельному факту хозяйственно – производственной и финансовой деятельности предприятия. В дальнейшем факты хозяйственно-производственной и финансовой деятельности предприятия, оказывающие влияние на финансовое положение предприятия, будем хозяйственными операциями.

Рис. 15. Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ

Рис. 16.Структура простой проводки

В системе компьютерного учета бухгалтерская запись может быть представлена в виде простой или расширенной проводки. [12,c.106]

Простая проводка (рис. 16) включает проводку и дату.

Однако чаще в состав бухгалтерской записи наряду с основными реквизитами проводки входят классификационные и идентификационные характеристики, подчеркивающие индивидуальность хозяйственной операции. Такую запись называют «расширенной проводкой». Структура бухгалтерской записи — расширенной проводки дана на рисунке 17.

Рис. 17. Структура расширенной проводки

Хозяйственная операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Совокупность проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в учете, в компьютерных системах получила название «бухгалтерская операция». Бухгалтерская операция с одной проводкой это лишь частный случай общего определения.

Бухгалтерская операция отличается от бухгалтерской записи тем, что в компьютерных системах она часто имеет структурированное представление

Как правило, бухгалтерская операция представляется двумя уровнями: заголовок операции и одна или несколько расширенных проводок.

В информационной базе учета данные обо всех хозяйственных операциях предприятия с момента начала эксплуатации хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях. Информация в этом массиве может храниться как в виде простых и расширенных проводок, так и в виде бухгалтерских операций, в хронологическом порядке. Этим компьютерная технология учета отличается от ручной технологии. Компьютерный журнал регистрации хозяйственных операций рассматривается как выходной документ, который позволяет просмотреть данные о хозяйственных операциях, зарегистрированных в массиве. При этом данные о хозяйственных операциях могут быть представлены за любой временной интервал, а также фрагментарно в заданном срезе.

В компьютерных системах основным регистром, служащим для группировки и обобщения учетной информации в систематическом разрезе, является бухгалтерский счет. Информационная база включает массив остатков и оборотов счетов, субсчетов, объектов аналитического учета, который актуализируется либо в тематическом режиме, по мере регистрации бухгалтерских записей о совершившихся хозяйственных операциях, либо по запросу пользователя. Информационная база учета, хранящая информацию о хозяйственных операциях и об остатках и оборотах на счетах, является основным источником формирования любых аналитических регистров, а также синтетических регистров — журналов-ордеров и ведомостей по счетам, главной книги, оборотной ведомости. При этом учетные регистры, называемые в компьютерном учете стандартными отчетами, могут быть получены в произвольной последовательности, неоднократно в отчетном периоде в любой момент времени, могут отображать фрагментарную информацию по заданным учетным объектам. Данный этап лишь условно может соответствовать бухгалтерской процедуре. Главная книга, так как и технология обобщения данных, и технология формирования и форма представления учетных регистров имеют значительные отличия.

Описанные работы относятся к этапу обобщения и формирования текущих бухгалтерских регистров — стандартных отчетов.

В конце отчетного периода выполняется окончательный расчет итогов по всем счетам: рассчитываются итоговые обороты и конечное сальдо. Затем реализуются процедуры закрытия месяца и отчетного периода, которые регламентируются действующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом зависят от учетной политики предприятия. Степень автоматизации данных процедур в компьютерных системах очень различается. Однако любая технология при выполнении процедур завершения месяца и отчетного периода предусматривает создание необходимых бухгалтерских записей, регистрируемых в информационной базе учета. Только после этих процедур выполняется окончательный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам, а затем формируется заключительный баланс, другие формы бухгалтерской отчетности, регламентированные отчеты для налоговых и статистических органов, а также отчеты во внебюджетные фонды. В контрольных целях до и после составления баланса компьютерная система обеспечивает получение оборотной ведомости, а некоторые из систем и шахматной ведомости. После составления баланса в случаях обнаружения ошибок системы компьютерного учета позволяют использовать интерактивную технологию работы с отчетами, когда непосредственно из баланса можно выйти на оборотную ведомость, а из нее, последовательно пройдя ряд отчетов, выйти на бухгалтерские записи и вновь вернуться, к балансу, обновив его показатели.

Данные работы относятся к третьему этапу — завершению отчетного периода и формированию регламентированной внешней бухгалтерской и налоговой отчетности, а также отчетности во внебюджетные фонды и др. Они соответствуют бухгалтерской процедуре оборотная ведомость и заключительный баланс.

При переходе к новому отчетному периоду конечные остатки на счетах автоматически переносятся в новый период и становятся начальными остатками нового отчетного периода.

Таким образом, концептуальная модель обработки учетной информации полностью реализует бухгалтерскую процедуру на технологическом уровне, соответствующем современной компьютерной базе.