Организация документооборота.

Документооборот представляет собой последовательность этапов движения документов, начиная от момента их создания или получения и заканчивая моментом завершения их исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Формы используемых первичных учетных документов и регистров, систему обработки информации и приемы организации документооборота утверждает руководитель предприятия.

График документооборота составляется в виде схемы, перечня работ или схемы информационных потоков, отражающих движение документов в рамках структурных подразделений предприятия с указанием их исполнителей, взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждого предприятия график разрабатывается с учетом его особенностей, что способствует рациональному распределению обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, своевременности составления отчетности. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

В табл. 1 приведен перечень документов, участвующих в документообороте конкретного предприятия.

Таблица 1 Документы предприятия

На рис. 9 приведена схема информационных потоков предприятия.

Рис. 9. Схема информационных потоков предприятия

Документооборот может быть спроектирован не только применительно к предприятию в целом, но и к отдельным участкам работы. Так, на участке, связанном, к примеру, с процессом реализации продукции, документооборотом охватываются следующие работы:

• заключение договора между фирмой-поставщиком и фирмой-покупателем на приобретение продукции;

• формирование в бухгалтерии фирмы-поставщика документа «Счет», выставляемого покупателю продукции;

• оплата фирмой-покупателем счета за продукцию посредством перевода денежных средств на расчетный счет банка фирмы-поставщика. Формирование в банке выписки, где отражается уплаченная фирмой-покупателем сумма;

• заполнение в бухгалтерии фирмы-поставщика доверенности на отгрузку продукции в двух экземплярах. Один экземпляр документа передается на хранение в производственный отдел бухгалтерии;

• формирование в бухгалтерии на основании выписки и доверенности документов — «Накладной на отгрузку товаров» в количестве четырех экземпляров и «Счета-фактуры» в двух экземплярах;

• передача «Накладной» и «Счета-фактуры» на склад для их визирования кладовщиком;

• передача по одному экземпляру «Накладной» и «Счета-фактуры» в производственный отдел бухгалтерии и в отдел сбыта. Один экземпляр документов служит пропуском для экспедитора груза фирмы-покупателя на выезд с территории фирмы-поставщика.

Обработка документов, поступающих в организацию

Поступающие в организацию документы, в том числе и созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, после чего доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения. При наличии на предприятии централизованной экспедиционной службы учет документов организуется лучше, повышается производительность труда работников службы канцелярии, общего отдела, службы документационного обеспечения. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником.

Конверты с документами, в том числе и заказными, вскрываются, проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов, на каждом полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются и передаются по назначению. При поступлении машиночитаемых документов в экспедиции обрабатывается сопроводительная документация, а сами машинные носители без вскрытия упаковки передаются на вычислительный центр. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Обработка документов, отправляемых из организации

Отправляемые организацией документы, в том числе и созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Предназначенные к отправке документы принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления. Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям к сохранности носителей и записанной на них информации. Такие документы снабжаются сопроводительным письмом, копия которого подшивается в дело на общих основаниях.