Назначение и классификация документов.

Несмотря на развитие безбумажной технологии, обусловленной использованием персональных компьютеров, первичные документы не теряют своего значения и остаются основными носителями информации. Документирование хозяйственных операций является важным элементом метода бухгалтерского учета:

• документы отражают динамику собственности;

• на основании документов производятся записи в бухгалтерских регистрах;

• при проведении налоговых проверок документы имеют значение письменных свидетельств, подтверждающих факт совершения хозяйственных операций, либо определяющих право на их совершение;

• документы служат средством проверки правильности и достоверности отражения совершаемых операций;

• подписи должностных и материально-ответственных лиц обеспечивают доказательную силу документов.

Каждый документ, в зависимости от своего назначения, заключает в себе конкретную информацию и исполняет определенные функции. Одни документы содержат большие объемы данных, другие — предоставляют пользователям редкие и даже уникальные сведения, третьи — используются исключительно Для проверки уже существующей информации. Каждый реквизит документа обладает, с одной стороны, свойствами уникальности, а с другой — повторяемости в разных документах. Оба эти свойства в разной степени одновременно присущи каждому реквизиту и играют важную роль при определении информационной значимости реквизита. Содержащаяся в документах информация бывает повторяющейся, поэтому, с точки зрения принятия решения, одни документы бывают информационно более важными и значимыми, чем другие.

Если один и тот же реквизит используется практически в каждом документе, то это говорит о высокой степени его необходимости для решения задач управления, но данные, содержащиеся в нем, являются менее уникальными. Если реквизит используется редко, например только в одном документе, то содержащуюся в нем информацию можно получить только из этого документа, исключая другие. Документ, использующий такой реквизит, обладает высокой информационной ценностью. Частота применения реквизита в документах может служить показателем его важности в предметной области по отношению к другим реквизитам.

Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными или первичными учетными документами.

Классификация документов

По своему назначению документы предприятия подразделяются на:

• распорядительные, предписывающие право совершить определенные действия или ряд действий;

• оправдательные, подтверждающие факт совершения определенных действий;

• комбинированные, выполняющие функции как распорядительного, так и оправдательного документа;

• документы бухгалтерского оформления, предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизирующие или поясняющие факт отражения в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий.

Первичные бухгалтерские документы непосредственно отражают факт совершения хозяйственной операции, сводные содержат обобщенные данные о ряде совершенных операций, разовые документы составляются отдельно по каждой совершаемой операции, накопительные — отражают несколько операций за определенный период. Внутренние документы составляются внутри предприятия, внешние — вне его. В отдельную группу документов выделяются учетные регистры, т.е. документация аналитического и синтетического учета — ведомости, бухгалтерские книги, журналы-ордера.

К организационным документам относятся:

• устав — основной документ, регламентирующий деятельность предприятия;

• положение — внутренний нормативный документ, определяющий порядок работы предприятия, его внутреннюю организацию, компетенцию, обязанности структурного подразделения.

Распорядительные документы — это:

• приказы, предназначаемые для обеспечения решения конкретных задач;

• указания, издаваемые по вопросам информационно-методического и оперативного характера, связанным с организацией исполнения приказов;

• инструкции и другие нормативные документы;

• протоколы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятия решений.

К документам оперативной информации относятся: акты, справки, докладные записки, письма, объяснительные записки.

Документами, содержащими коммерческие сведения, являются: учредительные документы; документы, предоставляющие право заниматься предпринимательской деятельностью; документы о платежеспособности предприятия, документы об уплате налогов и обязательных платежей и другие.

Создаваемые на предприятии проекты управленческих документов согласовываются с авторами текстов документов и руководителями заинтересованных структурных подразделений, т.е. проходят процедуру внутреннего и внешнего согласования. Внутренне согласование документов предполагает следующие последовательности и виды согласования:

• с руководителями структурных подразделений, специалисты которых занимались разработкой проекта документа; а с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов (главными и старшими специалистами предприятия);

• с юридической службой предприятия;

• с финансовым подразделением предприятия или главным бухгалтером.

Завершается процесс согласования визой, содержащей личную подпись визирующего и дату визирования.

Внешнее согласование проекта документа производится с подчиненными организациями, общественными организациями, органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль, с вышестоящими органами и другими организациями.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные, утвержденные соответствующими нормативными документами реквизиты.